Scope of Work
Administrative Assistant
ACDI/VOCA – Haiti
USAID Emergency Food Security Program
PURPOSE
ACDI/VOCA is currently seeking two (2) Administrative Assistant for the EFSP Cost Extension (September 1st, 2013 – January 31, 2014) in Haiti. This purpose of the program is to reduce vulnerability to food insecurity within the population of the Southeast region of Haiti. These positions will be based in the program office in Jacmel.
The Emergency Food Security Program is an emergency response to the 2013 drought-effects in the communes of Côtes de Fer, Bainet, La Vallée, and Belle Anse. The period of implementation is mid-September 2013 to January 31, 2014 in order to respond to the emergency to date. Cash For Work activities will be implemented in four communes of the Southeast Department: Côtes de Fer, Bainet, La Vallée, and Belle Anse. The program will target able-bodied persons, ensuring that at least 40 percent of persons selected are women. The Cash For Work activities will serve to provide immediate cash and act as an income safety net for the worst drought-affected rural households. The Cash For Work activities will strengthen food purchasing power for targeted emergency-affected households at risk of experiencing acute hunger due to loss of income or crops. Cash For Work activities will be identified and prioritized with strong participation by local authorities, community groups, and leaders. ACDI/VOCA Cash For Work activities will be implemented only on public lands.
Background
For over 50 years and in 146 countries, ACDI/VOCA has empowered people in developing and transitional nations to succeed in the global economy. Based in Washington, D.C., ACDI/VOCA is a nonprofit international development organization that delivers technical and management assistance in agribusiness, financial services, enterprise development, community development, and food security in order to promote broad-based economic growth and vibrant civil society. ACDI/VOCA currently has approximately 90 projects in 40 countries.
RÉSUMÉ DU POSTE
L’Assistante Administrative assure le support administratif du projet CFW. Elle veille à ce que les procédures administratives soient respectées. Elle est responsable de la petite caisse et du suivi auprès de la section finance. Elle assure la gestion des stocks de fournitures de bureau du projet et le suivi des achats avec Procurement. Elle est en charge de toutes les tâches administratives propres au projet : correspondance interne et externe, dossier des employés, préparation logistique des réunions et des déplacements, per diem, etc. Il/elle est supervisé par l’ Office Manager.
Fonctions
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
R1 - Administration
- Responsable de la petite caisse : planification et gestion selon les besoins du projet, assurer la clarification auprès de la Section Finance.
- Assurer l’orientation des nouveaux employés pour tous règlements administratifs, obtention de l’assurance, des badges.
- S’assurer que les formulaires sont prêts pour toute démarche administrative: demande de chèque, demande de per diem, demande de congé
- Assurer la gestion des timesheets, congés et des évaluations de performance de staff.
- Etablir et tenir un système d’archivage pour les rapports et autres documents,
- Rédiger les correspondances sur demande de son superviseur
- Coordonner et préparer les réunions,
- Préparer les requêtes de paiement des fournisseurs, les rapports de voyage des employés et transmettre à la Section Finances.
- Recevoir et gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants).
- S’assurer de la supervision du travail de gardiennage (supervision et coordination du travail des gardiens)
- Assister aux au staff meeting et prendre les minutes
R2 - Gestion de stock
- Mettre en place un système de suivi des entrées et sorties de matériels
- Superviser le mode d’utilisation des matériels
- Coordonner avec chaque membre du staff la distribution des matériels sur le terrain.
- Contrôler les stocks de matériel du programme, recevoir, entreposer et distribuer les fournitures de bureau
R3- Accomplir toutes autres tâches relatives à ses fonctions sur demande de son superviseur et/ou le Chief of Party
Qualifications Requises
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES
- Diplôme de secrétariat d’une école reconnue.
- Minimum trois (3) ans d’expérience en gestion de bureau dans une organisation de développement.
- Connaissance approfondie en informatique (Word, Exel, Power Point, etc.)
- Expérience dans la gestion des ressources humaines, souhaitable
- Maîtrise parfaite du français et du créole, connaissance de l’anglais souhaitée.
- Avoir de bonnes relations interpersonnelles, et cultiver l’esprit d’équipe
- Capable de prendre des décisions dans des situations difficiles et de résoudre des problèmes.
- Capable de travailler sous pressions
- Capacité de communication avec des couches socio-économiques variées.
