Scope of Work
Bookkeeper
ACDI/VOCA – Haiti
USAID Emergency Food Security Program


PURPOSE
ACDI/VOCA is currently seeking a Bookkeepper for the EFSP Cost Extension (September 1st, 2013 – January 31, 2014) in Haiti. This purpose of the program is to reduce vulnerability to food insecurity within the population of the Southeast region of Haiti. This position will be based in the program office in Jacmel.

The Emergency Food Security Program is an emergency response to the 2013 drought-effects in the communes of Côtes de Fer, Bainet, La Vallée, and Belle Anse. The period of implementation is mid-September 2013 to January 31, 2014 in order to respond to the emergency to date. Cash For Work activities will be implemented in four communes of the Southeast Department: Côtes de Fer, Bainet, La Vallée, and Belle Anse. The program will target able-bodied persons, ensuring that at least 40 percent of persons selected are women. The Cash For Work activities will serve to provide immediate cash and act as an income safety net for the worst drought-affected rural households. The Cash For Work activities will strengthen food purchasing power for targeted emergency-affected households at risk of experiencing acute hunger due to loss of income or crops. Cash For Work activities will be identified and prioritized with strong participation by local authorities, community groups, and leaders. ACDI/VOCA Cash For Work activities will be implemented only on public lands.

Background
For over 50 years and in 146 countries, ACDI/VOCA has empowered people in developing and transitional nations to succeed in the global economy. Based in Washington, D.C., ACDI/VOCA is a nonprofit international development organization that delivers technical and management assistance in agribusiness, financial services, enterprise development, community development, and food security in order to promote broad-based economic growth and vibrant civil society. ACDI/VOCA currently has approximately 90 projects in 40 countries.

RÉSUMÉ DU POSTE
Le Bookkeeper veille à ce que les procédures comptables du bailleur et de ACDI/VOCA soient respectées. Il est responsable de la vérification de toutes les pièces ayant rapport avec la gestion financière du programme. Il assure un suivi régulier entre les fonds sortis et les rapports de paiement des banques. Il analyse le mouvement du cash-flow du programme et produit des recommandations à son superviseur et le coordonnateur du programme. Il produit des rapports financiers réclamés par le siège tout en respectant les délais de soumission. Il/elle est supervisé par le Chef Comptable.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

R1- Gestion des livres comptables
- Maintenir et actualiser quotidiennement les livres comptables du projet, y compris le registre bancaire et de cash, ainsi que tout registre général des comptes.
- Planification, centralisation et coordination des opérations financières.
- Contrôle des charges conformément à la charte des comptes.
- Vérification de l’exactitude des factures des fournisseurs.
- Gestion des paiements aux fournisseurs de manière correcte et opportune.
- Vérification que tout décaissement de fonds est supporté par des documents justificatifs
- Participer à la préparation du payroll du staff de projet
- Assurer que tous les paiements sont autorisés et en règle avec les règlements du Gouvernement Américain (USG) et l’A-133
- Réconciliation des comptes bancaires.

R2 Suivi / Rapport / Relations avec le siège, les banques et les auditeurs
- Vérification des payrolls CFW soumis par le CFW Manager et vérification des rapports de payroll fournis par l’institution qui réalise les paiements : vérification signature des bénéficiaires, vérification comptable
- Réaliser la réconciliation du cash avec le Manager de la finance à la fin de chaque mois pour fermer les livres du mois.
- Analyse et contrôle des coûts et cash-flow quotidiens.
- Participer à la production de rapports financiers mensuels
- Extraction des rapports financiers du système, à l’usage de l’administration
- Collaborer avec des auditeurs internes ou externes pour faciliter les audits financiers planifiés.

R-3 Accomplir toutes autres tâches relatives à ses fonctions sur demande de son superviseur et/ou le Chief of Party

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES
- Diplôme en comptabilité d’une école reconnue.
- Minimum de trois ans (3) d’expérience dans le domaine de la comptabilité et de la gestion financière dans une organisation non gouvernementale est fortement recommandée.
- Connaissance approfondie en informatique (Quickbooks et MS Office)
- Expérience comptable dans des projets financés par USAID.
- Maîtrise parfaite du français et du créole, connaissance de l’anglais souhaitée.
- Avoir de bonnes relations interpersonnelles, et cultiver l’esprit d’équipe
- Bonnes présentation et communication interpersonnelles.
- Capable de travailler sous pression
- Faire preuve de motivation et d’engagement.

lettre de motivation et CV