Le poste de Manager Administration et Ressources Humaines est une position clé basée à Port-au-Prince qui comprend des voyages dans les bureaux régionaux selon requis. Ce poste fournit la gestion de l’administration au bureau de Port-au-Prince ainsi que la gestion globale des ressources humaines pour le programme national. Le Manager Administration et Ressources Humaines assurera le bon fonctionnement du bureau de Port-au-Prince et l’administration au sous-bureau de St. Marc y compris la préparation et le suivi des correspondances, contrats de bail, réparations et maintenance ainsi que la garantie que les standards et pratiques des ressources humaines seront maintenues selon le Code du Travail Haïtien, Mercy Corps et le manuel des procédures des employés tout en mettant l’emphase sur l’autonomisation, la qualité, l’atteinte des objectifs, le recrutement et le développement d’une main d’œuvre dévouée et qualifiée.

Administration et Opération du bureau:
 Gestion des contrats de bail pour toutes les propriétés louées de Mercy Corps (bureau, résidence des expatriés), garantir que les contrats de bail et les listes d’inventaire respectent le standard requis; changements ou extensions aux contrats de bail correctement documentés et signés, paiements ponctuels aux propriétaires et recouvrement de tous les dépôts de garantie et règlement final avec les propriétaires à l’expiration des contrats.
 Servir de point de contact pour toutes les questions de propriétés y compris la liaison avec les propriétaires et les compagnies de service publique (en relation avec le point ci-dessus).
 Assister le Manager Logistique avec la gestion des actifs: localisation de tous les actifs de Mercy Corps du bureau et aux résidences ainsi que des actifs et inventaire.
 Responsable de l’entretien et la maintenance de tous les équipements de bureau tel que la pompe à eau, le chauffe-eau, le four, les climatiseurs et la photocopieuse. Assurer que les équipements soient en bonnes conditions d’utilisation à tout moment et que les interruptions dues à un mauvais fonctionnement ou une panne soit maintenu au minimum.
 Responsable de la supervision de l’approvisionnement en matériel de première nécessité tel que fournitures de bureau, matériel de nettoyage, papier hygiénique, eau à boire, café, the etc.
 Responsable de garantir que le chambre des visiteurs de PAP soit équipé en matériel de première nécessité (papier toilette, eau à boire, etc.) et en matériel de base (draps, serviettes, etc.) pour les visiteurs.
 Responsable du portfolio de communications téléphoniques: maintien des niveaux pré et post payes de crédits des téléphones tel qu’indiqué par le Directeur National et assurer le paiement des factures.
 Suivre les procédures et les lignes directrices d’achats et des finances pour tout approvisionnement et paiements: Purchase Request, Request for Quotation, Purchase Order, Bid Analysis et Payment Request. Assurer l’achèvement des toutes les formes requises dans un délai raisonnable afin de planifier les besoins en coordination avec le département des achats et le Manager Logistique.
 Assurer le classement adéquat et ordonné de tous les dossiers administratifs de manière logique.
 Assurer la conformité avec le gouvernement et les exigences légales en rapport à l’enregistrement des ONGs et faciliter tous processus y relatif.
 Assister le Directeur National et le Manager Logistique dans la liaison avec le gouvernement pour tout ce qui relate aux mentions ci-dessus.
 Assister le Directeur National selon les besoins dans la liaison avec l’avocat
 Responsable de tous les visas, permis de travail, permis de séjour et autres documentations légales requises pour les expatriés.
 Responsable de la réception adéquate et de l’accommodation des visiteurs et nouveaux arrivés: récupération et déposer a l’aéroport, appartement des visiteurs et réservations d’hôtel, recharge des téléphones de visiteurs, constant companion, briefing en sécurité, etc.
 Coordonner les services de traduction: traiter les demandes de traductions de l’équipe à travers des contrats de service avec les traducteurs qualifiés.
 Préparer les lignes directrices pour les fonctions processus administratives: réception, horaire de nettoyage, photocopie, DHL, voyage, traduction, etc.
 Superviser l’Officier Administrative au sous-bureau de St. Marc et l’Assistante Administrative, la Réceptionniste, les Ménagers du bureau de PAP.

Gestion des Ressources Humaines
 Implémenter des pratiques RH transparentes et appropriées, des standards/procédures et politiques conformément au manuel des employés de Mercy Corps Haiti. Cela devrait inclure le déploiement du manuel dans les bureaux régionaux, la formation du staff Admin./RH, la mise en place et la maintenance des fichiers électronique et des dossiers de personnel, la mise en place de bases de données de personnel et le suivi des demandes de congé.
 Gestion et garantie que toutes les ressources humaines soient en conformité avec les protocoles de ressources humaines, la tenue de dossiers (y compris PAFs, World Tracker, timesheet, fiches de données des employés, cartes d’identification, avertissements, évaluation de performances et autres fichiers RH) et gestion des informations nécessaires pour l’administration des bénéfices et compensation.
 Fournir des lignes directives et assistance technique à la fonction Ressource Humaines a tout le staff de Mercy Corps Haiti.
 Assurer le traitement mensuel des timesheets pour tout le staff y compris la collection, la révision et la compilation dans le payroll, la formation de nouveau staff sur les procédures des timesheets. Préparation du payroll mensuel en conjonction avec l’équipe de finance afin de garantir que le payroll soit effectué de manière ponctuelle dans tous les bureaux.
 Participer au recrutement, aux avertissements et aux rencontres de fins de contrats pour tout le staff national en coordination avec le Manager Logistique/Manager de Programme.
 Responsable de l’orientation de tout le staff national sur les systèmes de Mercy Corps Haiti, les politiques et procédures.
 Mener une révision des politiques et implémentation des lignes directrices basées sur les lois Haïtiennes.
 Maintenance annuelle de l’horaire des conges y compris la détermination des conges exacts à l’ avance des jours conges et en informer le staff.
 Permettre des systèmes de gestion et d’amélioration des performances; renforcer les capacités du staff national à travers des formations internes et externes. Cela comprend le développement individuel des compétences du staff afin de leur aider à atteindre leurs objectifs organisationnels particuliers.
 Assurer la décharge des employés licenciés, selon les politiques et procédures de Mercy Corps Haiti.
 Gérer tous les aspects légaux en relation aux ressources humaines en conformité avec le Code du Travail Haïtien et autres structures.

Autre:
Se comporter de manière professionnelle et personnelle de manière a etre un atout pour Mercy Corps et ne pas mettre en danger sa mission en Haiti.

Diplôme universitaire ou équivalent dans une branche pertinente. Master préférable.
Minimum 3 a 5 ans d’expérience dans une ONG dans la gestion réussie de programmes multisectoriels. Expérience de travail dans le développement international et dans l’administration, supervision et développement de staff, formation, communication inter/intra agence.
Cpacités démontrées de répondre aux deadlines.
Capacité de travailler de manière efficace au sein d’une équipe.
Bonnes capacités interpersonnelles, culturelles et diplomatiques.
Compétences démontrées avec Microsoft MS (Word, Excel, Power Point) requis.
Aisance en communication en Français, Créole, Anglais.

Les membres de l’équipe de Mercy Corps ont le devoir de supporter tous les efforts menant vers la responsabilisation, spécifiquement à nos bénéficiaires et aux standards internationaux guidant l’aide internationale et le travail de développement: participation, transparence, feedback et apprentissage, et des mécanismes de plaintes.

Lettre de motivation
Curriculum Vitae en format WORD

Proactif, créatif and capacité a résoudre les problèmes.
Consciencieux avec un excellent sens de jugement.
Excellente communication et techniques d’esprit d’équipe.
Capacité de prospérer dans un environnement au rythme rapide.
Preuve d'une grande compréhension de l'environnement culturel et social.
Volonté et Capacité de travailler efficacement avec un large éventail de personnes.