Assurer une bonne gestion de la réception et du secrétariat du bureau en projetant une bonne image de l’organisation à l’entrée de la réception.

- Recevoir, orienter, et fournir aux visiteurs les informations demandées.
- Répondre, vérifier et transférer les appels téléphoniques.
- Recevoir, enregistrer et distribuer les courriers reçus.
- Préparer sur demande des correspondances en français et anglais (messages électroniques, lettres aux correspondants externes, etc.)
- Planifier (réservation d’hôtel Haïti/Saint-Domingue, voyage, formation.
- Préparation agenda du Directeur Régional.
- Rédaction des comptes rendus des réunions.
- Tenir à jour les annexes au plan de sécurité.
- Tenir à jour les cahiers des courriers entrants sortants du bureau.
- Remplir les accusés de réceptions et envoi de document.
- Effectuation Scan/copies de la comptabilité et de la direction.
- Effectuation des copies de la direction du bureau.
- Classements des dossiers sur demande pour le bureau.
- Tenir à jour la messagerie.
- Capacité de gérer une petite caisse.
- Préparer des tableaux Excel sur demande.
- Appuyer les processus administratifs (ex : demande de visa, permis de conduire…)
- Exécuter toutes autres tâches qui seront demandées dans le cadre du poste de Secretaire-Receptionniste.

- Diplôme fin d’étude secondaire
- Diplôme d’étude en secrétariat bilingues
- Au moins 3 ans d’expérience dans le domaine en question (ONG souhaitable)
- Excellente connaissance en informatique (Windows, Word, Excel)
- Très bonne connaissance parlée et écrite du français
- Connaissance parlée et écrite de L’anglais (obligatoire), l’espagnol (atout considérable)
- Très bonne capacité d’organisation et de gestion, d’archivage et classement
- Bonne capacité a travaillé sous pression avec éthique professionnelle et sens de responsabilité.
- Bonne aptitude interpersonnelle de communication

Le local est partagé entre deux organisations (AAA et GIZ), le poste de Secretaire-Receptionniste pour les 2 organisations, sera assurée par une seule personne (50=50).

Les candidates intéresées, sont priés d'acheminer leurs dossiers complets acompagnés d'une lettre de motivation pour le poste avec mention Poste Secrétariat-Réceptionniste.