- Garder les archives de tous les documents administratifs et assurer leur acheminement à PaP
- Organiser le transport pour tous les gestionnaire de projet chaque semaine en coordonnant avec les chauffeurs et en partageant un plan de sorties avec le staff chaque lundi
- Assurer la bonne gestion des véhicules en vérifiant le remplissage des logsheets chaque semaine, en les envoyant chaque semaine au bureau central et en communiquant tous les besoins avec le département de Transport
- Gérer la petite caisse en assurant la documentation de toutes les sorties et les entrées d’argent. L’Assistant Administratif assurera le bon remplissage de toutes les demandes de décaissement pour la petite caisse et gardera un registre de toutes les transactions réalisées. Il/Elle préparera également les reçus pour ces transactions. Ce registre sera envoyé au bureau central une fois que 75% des fonds sont épuisés.
- Recevoir toute la correspondance entre les partenaires et le bureau de Ouanaminthe, la partager avec le Directeur du Bureau et garder les archives de cette correspondance.
- Maintenir la documentation en ce qui concerne les accords de partenariat et d’autres contrats pertinents (fournisseurs, location des bâtiments)
- Gérer l’inventaire des actifs au bureau en remplissant les demandes de sortie et en vérifiaient la condition des actifs régulièrement
- Documenter la réception des chèques et acheminer les vouchers signés au bureau central
- Réaliser toute autre tâche administrative selon les besoins
Responsabilités de Supervision:
L’Assistant Administratif supervisera les postes d’appui au bureau, c'est-à-dire la femme de ménage et le gardien. Il supervisera également les deux chauffeurs qui travaillent au bureau de Ouanaminthe.
Qualifications Requises
- Détenir un diplôme de secrétariat bilingue
- Avoir un minimum de trois ans d’expérience dans un poste similaire
- Connaissance des logiciels Word, Excel, (Power Point, un plus)
- Lire, Ecrire, Parler correctement le Français
- Connaissance de l’Anglais
- Etre capable de prendre des initiatives, avoir de bonnes capacités organisationnelles et fonctionner avec une supervision minime.
Conditions particulières
originaires du Cap Haitien ou de Ouanaminthe
Dossier de candidature doit avoir ...
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copie diplômes,) avec la mention du poste P-AA-0613
