Sous la supervision du gestionnaire de bureau, l’assistante administrative est responsable d’assurer le bon fonctionnement au jour le jour du bureau, à savoir la réception, la gestion des clés et téléphones, la gestion de la petite caisse, la gestion de stock des fournitures de bureau, la gestion de la petite caisse, veiller au remplissage correcte du timesheet , tenue de la fiche des congés, et l’appui au programme (saisie des données de suivi, photocopie, reliure…).
L’assistante administrative supervise l’agent d’entretien.

1.Réception
Donner les instructions précises (conformes au manuel de sécurité) aux gardiens quant à l’entrée des visiteurs dans l’enceinte du bureau et veiller à ce que ces instructions soient respectées
Assurer un accueil chaleureux des visiteurs, et s’assurer que le membre du personnel qu’il souhaite voir les attend et est prêt à les recevoir.
Assurer l’enregistrement des visiteurs à leur arrivée et leur départ du bureau

2.Tenue de la petite caisse
Suivre rigoureusement les instructions pour la tenue correcte de la petite caisse
Justifier toutes les dépenses de la petite caisse par pièces justificatives
Reporter temps les dépenses de la petite caisse avant le renflouement
3.Gestion des clés et du téléphone
-Clés
Veiller à ce que le système d’enregistrement des clés soit maintenu et suivi
Identifier les clés à remplacer et assurer leur remplacement
-Téléphone
Tenir à jour la liste des téléphones disponibles
Tenir à jour le répertoire de téléphone de MTI-Haiti (Port-au-Prince et Les Cayes)
Faire les appels demandés par les superviseurs (gestionnaire de bureau, directeur de pays)

4.Gestion de stock des fournitures de bureau
Veiller au maintien d’un stock minimum des fournitures de bureau
Evaluer les besoins de chaque membre de staff avant de procéder aux achats
Veiller au ravitaillement régulier de chaque membre de staff en fourniture de bureau tout en évitant le gaspillage

5.Remplissage correct de la feuille de présence
Mettre en place à temps les fiches à remplir pour la feuille de présence
Veiller à ce que ces fiches soient remplies telles que indiquées (le matin à l’arrivée, et au départ le soir)
Transmettre les fiches bien remplies aux finances

6.Tenue à jour de la fiche de gestion de congés du personnel
Veiller à la mise à jour de l’état des congés du staff, afficher l’information, et le circuler aussi électroniquement tous les trois mois

7.Supervision de l’agent d’entretien
Veiller à ce que le bureau et les appartements soient en parfait état de propreté
Veiller à ce que les produits pour le café et pour l’entretien soient bien gérés (commande, utilisation et réapprovisionnement)
Quand c’est nécessaire, assurer que le café et autres soient servi de façon professionnelle lors des réunions
Organiser des réunions régulières avec l’agent d’entretien pour l’aider à améliorer dans ses taches

8.Appui au programme
Faire faire les photocopies approuvées par le superviseur
Coordonner la reliure des documents quand c’est nécessaire
Faire la saisie des données de suivi sur les logiciels indiqués

9.Exécuter toute autre tâche demandée par le superviseur
Profil du candidat
Education
Au moins deux années d’études universitaires dans le domaine de la gestion (administration, affaires, comptabilité…)
Au moins deux années d’expérience dans l’appui à la gestion de bureau (réceptionniste, secrétariat, classement, tenue de la petite caisse…) d’une organisation non-gouvernementale internationale

Compétences requises
•Compétence de base en comptabilité ou finance
•Excellente habilité à organiser, planifier, coordonner, et suivre
•Excellente habilité à rédiger en français, la connaissance de l’anglais sera un plus
• Excellente communication interpersonnelle
• Attentionné et souci pour le détail
• Habilité à maintenir la confidentialité de l ‘information
•Habilité à travailler sur plusieurs taches à la fois
•Habilité à travailler indépendamment avec le minimum de supervision
•Habilité à travailler en équipe
•Habilité à superviser du personnel
•Maitrise des logiciels Word, Excel, Epi info

Lettre de motivation, CV, et attentes salariales

Date limite de soumission de candidature: 20 juin