Projet OSRO/HAI/203/EC
Titre du poste : Office Assistant pour la région de l’Artibonite
Introduction:
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Haïti, sous la supervision directe du fonctionnaire FAO en charge du projet OSRO/HAI/203/EC et de l’Assistant du Représentant chargé des opérations de la Représentation FAO à Port au Prince, en étroite collaboration avec le Directeur national du projet, les partenaires techniques et les responsables des structures décentralisées (Artibonite) du Ministère de l’Agriculture, des Ressources Naturelles et du Développement Rural (MARNDR), l’Office Assistant accomplira les tâches suivantes :

 S’Assurer que l’administration du bureau est à jour dans tous les aspects (gestion petite caisse, logistique, staff, inventaire , etc.)

 Prévenir à temps la coordonation du projet des ruptures éventuelles de stock et/ou de provisions ayant rapport au bon fonctionnement du bureau et des activités

 Assurer le classement de touts les documents, courriers, rapports et autres documents

 Assister le coordonnateur de projet dans la gestion, le repportage et le renouvellement de la petite caisse du bureau, le paiement des factures des fournisseurs et d’autre engagements financiers du bureau en accord avec les règlements de l’organisation et en toute transparence.

 Assister l’équipe du bureau du projet dans la préparation des propositions de budgets et/ou des budgets prévisionnels relatifs aux activités du bureau.

 Préparer les documents en relation avec le paiement des salaires chaque mois (Time sheet)

 Gérer le registre de présence quotidien du personnel du bureau

 Réceptionner, enregistrer l’itinéraire et le suivi de toute la correspondance, rapports et autres

 Prendre des notes pendant les réunions et assure la préparation des comptes rendus

 Supporter la préparation des Demandes d’Achat et les processus d’Achat localSupporter le recrutement de staff et consultants, préparation des documents à soumettre au service des ressources humaines et assure le suivi administratif des dossiers (certificats tests de sécurité, CV, badges,…)

 Assister dans la préparation des demandes d’ordre de mission et de clearence de la sécurité pour les voyages

 Faciliter la logistique pour les missions ou délégations relatives au projet (réservation d’ hôtels, etc…)

 Contribuer à la production des notes et rapports relatifs à l’administration du bureau

 S’assurer que le cadre de travail du bureau est constamment favorable (propreté, présence d’eau, etc.)

 Superviser le travail des ménagers/ménagères et gardien(s) affectés au bureau du projet

 Accomplir à la demande de la coordination du projet ou des autres instances de tutelle toute autre tâche nécessaire à la bonne marche du bureau et des activités du projet.

 Titulaire d’un diplôme en administration, gestion des affaires, comptabilité ou équivalent

 Expérience de travail d’au moins trois (3) ans, avec une responsabilité croissante dans l’administration des projets et/ou programmes, expérience dans une agence de l’ONU ou ONG Internationnale est souhaitable, connaissance de l’environnement de la FAO et ses procédures est préférable.

 Bonne capacité orale et écrite en français niveau C et en créole, connaissance de l’anglais niveau B

 Etre originaire ou avoir travaillé dans la zone d’intervention du projet

 Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel, email et/ou internet, avoir un minimum de 35 mots par minute en utilisant un logiciel de traitement de texte.

Lieu de travail : Gonaïves, Ennery et St-Michel de l’Atallage avec des voyages vers Port-au-Prince et ailleurs si besoin.
Durée : 6 mois (renouvellement dépendant de la performance et la confirmation de la disponibilité des fonds)

lettre de motivation, CV avec références et copie des diplômes