Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Haïti et la supervision directe du Responsable de l’Assistant FAOR/Administration et de l’Assistant Administratif/Finance, l’Office Assistant aura pour taches de

• Réceptionner, vérifier/contrôler et traiter les documents comptables liés aux LPO, aux contrats et aux LoA.
• Préparation des vouchers en rapport à ces dossiers.
• Préparer les fichiers d’Excel Upload.
• Informer les bénéficiaires par écrit des paiements effectués au nom de leurs entreprises et obtenir la confirmation de réception des fonds décaissés en leur faveur. Classer l’ensemble de la correspondance, i.e l’avis de compte crédité et l’accusé de réception des fournisseurs selon le schéma déjà établi par les Finances.
• S’assurer que les pièces justificatives des avances de fonds autorisés (dépenses à justifier\ achat de carburant \renouvellement d’assurance) sont transmises aux Finances dans les délais et que les services ont été rendus.
• Suivre les paiements liés directement au budget régulier de la Représentation (paiement de l’électricité, de l’eau, du loyer, du propane, du carburant en stock, des services liés au courrier, de l’entretien de la génératrice et des climatiseurs, des lignes téléphoniques).
• Tenir à jour les tableaux relatifs aux paiements des bons de commande, des LoA et des contrats dans le but de suivre l’évolution des paiements et les classer mensuellement. Réclamer auprès des différentes unités les factures et documentation qui tarderaient à parvenir aux Finances suivant les données des tableaux.
• Collecter au début de chaque mois les états de comptes des différents fournisseurs. Vérifier leur exactitude en dressant un parallèle entre les données comptables de la FAO et les relevés du fournisseur. En cas de disparité, contacter/rencontrer, sans délai, le fournisseur afin de concilier les comptes.
• Prendre les initiatives nécessaires pour la bonne marche des activités.
• Exécuter toute autre tache demandée par la hiérarchie.

• Titulaire d’un diplôme en administration, gestion des affaires, comptabilité ou équivalent
• Expérience de travail d’au moins trois (3) ans, avec une responsabilité croissante dans l’administration des projets et/ou programme
• Expérience dans une agence de l’ONU est souhaitable, connaissance de l’environnement.

Projet OSRO/HAI/201/SPA
Grade SB-2

lettre de motivation, CV, avec références et copie des diplômes