L’Assistant (e) Chargé (e) d’audit – Archives travaillera sous la supervision immédiate du Chef d’équipe chargée de la préparation de l’Audit Institutionnel et en étroitement collaboration avec le Personnel des Finances du bureau central. Il/elle aura comme principale tâche d’assurer le suivi de la rétractabilité de la documentation de support étayant les opérations effectuées, de la mise en place d’un système d’archivage approprié devant faciliter la bonne organisation et consultation rapide des dossiers administratives tant que comptables d’un projet donné à l’autre de manière à faire ressortir la fiabilité des informations issues des rapports financiers à la date de clôture pour l’année 2010. Ceci sous-entend que le titulaire de ce poste doit avoir une nette compréhension des opérations liées à la codification budgétaire, comptable et l’estampillement de leur documentation de support, de la méthodologie utilisée pour la passation/ l’enregistrement des écritures de journal sur la base de données du logiciel comptable (Peachtree et/ou Accpac Simply) de traitement utilisé à cet effet, savoir comment identifier les problèmes de rapportage d’informations, proposer et assurer de l’exécution des pistes de solutions versus l’application des politiques et procédures établies par l’organisation.

Tâches administratives :
1) Assurer suivi de la collection et la rétractabilité historique, le regroupement, la codification budgétaire, comptable et l’estampillement de la documentation de support étayant les opérations effectuées par l’organisation ou celle du partenaire dans le cadre de l’exécution un projet donné à l’autre. Ceux-ci incluent le rapportage des informations en provenance de son bureau central, de ses bureaux régionaux de coordination et organisations partenaires.

Responsabilités Financières :
2) Assurer la coordination avec les différentes personnes impliquées dans l’accomplissement des taches telles que susmentionnées au bullet no 1) de manière à s’assurer que les transactions financières sont, adéquatement documentés et systématiquement référencés, conformément à la méthodologie utilisée pour l’étiquetage, le classement et repérage des pièces comptables d’un projet donné à l’autre et cela dépendamment de la base de données du logiciel (Peachtree et/ou Accpac Simply) sur laquelle la comptabilisation des opérations précitées ont été effectuées.


Back up office responsabilités :

3) S’assurer que les pièces comptables de ces opérations sont bien estampillées, référencées et présentent des informations suffisantes pour permettre la préparation des rapports financiers selon les besoins des auditeurs, délégués du siège, représentants accrédités de toute autre entité autorisée à cet effet, à travers l’utilisation de sceaux à entête de la Diakonie Katastrophenhilfe Haiti d’abréviation DKH- Finance PAP comprenant les mentions suivantes :
3.1 Daté payeur ;
3.2 L’inscription manuscrite du nom du bailleur, du numéro de référence pour la codification du
projet, budgétaire et comptable de la documentation de support, des extensions de pièces à l’appui des opérations effectuées par l’organisation ou les organisations partenaires dans le cadre de l’exécution d’un projet donné à l’autre.

• Diplômé d’une école en secrétariat ou archives, d’un établissement professionnel ou centre universitaire reconnus d’utilité publique dans les domaines d’équivalence suivants : Administration, sciences comptables ou de la gestion ;
• Avoir au minimum un (1) an d’expériences professionnelles confirmées dans le domaine de l’archivage (étiquetage et du classement) de la documentation et comptabilisation des opérations effectuées dans le cadre de la saine gestion financière de projets exécutés dans le secteur des ONGs ;
• Avoir une bonne capacité de communication orale et écrite du créole, français, de l’anglais constitue un atout de plus ;
• Avoir une connaissance pratique de l’utilisation des logiciels courants (Word et Excel) ;
• Savoir entretenir de bonnes relations interpersonnelles ;
• Être capable de définir les priorités, de respecter les délais, de bien organiser ses dossiers ;
• Être pourvu de discrétion et de confidentialité professionnelle ;
• Être animé d’un esprit d’équipe et d’initiative, d’un sens de responsabilité, de dynamisme ;
• Capacité de travailler sous pression et un minimum de supervision;
• Savoir faire preuve de flexibilité et de disponibilité à travailler au-delà des heures de bureau quand c’est nécessaire.

Curriculum Vitae, Lettre de motivation, copies diplomes.

***Indiquer le nom du poste pour lequel vous appliqué dans le sujet