L’Assistant Inventoriste travaillera sous la supervision immédiate du Chef d’équipe chargée de la préparation de l’Audit Institutionnel et en étroitement collaboration avec le Personnel des Finances du bureau central. Il/elle aura comme principale tâche d’assurer le suivi de la rétractabilité de la documentation de support relative à l’acquisition des biens et matériels de projets, de la mise en place d’un système de contrôle efficience et efficace pour la fiabilité des informations issues des rapports d’inventaires à la date de clôture pour l’année 2010. Ceci sous-entend que le titulaire de ce poste doit avoir une nette compréhension des opérations liées à l’actualisation et la tenue adéquate des registres et rapports d’inventaires, savoir comment identifier les problèmes de rapportage d’informations, proposer et assurer de l’exécution des pistes de solutions versus l’application des politiques et procédures établies par l’organisation.

1) Assurer le suivi de l’actualisation des registres et rapports d’inventaire des biens acquis dans le cadre des projets exécutés par l’organisation. Ceux-ci incluent le rapportage des informations en provenance du bureau central, des bureaux régionaux de coordination, de tous les dépôts et toutes les salles d’entreposage préposées à cet effet ;
2) Assurer la coordination avec les différentes personnes impliquées dans le système de contrôle des biens au niveau des bureaux régionaux de coordination des projets pour la collection des informations financières et la mise à jour des données liées aux inventaires ;
3) Maintenir de façons séparées les registres et/ou rapport d’inventaires de tous les biens acquis et les regrouper suivant les barèmes de coûts
4) Identifier et rapporter les dommages causées aux biens, ceux misent à rencart et transférés ou en donation à d’autres organisations partenaires, toute autre disposition qui en aurait été fait (rejet, revente, etc.) ;
5) Assurer le suivi de l’actualisation adéquate des transferts provisoires et/ou définitifs des biens entre les personnes rattachées à un personnel de projets ou d’un département à l’autre ;
6) Fournir une estimation sur l’évaluation des coûts des biens reçus en donation, soit en tenant de la valeur marchande ou des prix obtenus suite à la consultation des dossiers d’achat ;
7) Assigner, le cas échéant, un prix estimatif aux biens surannés (anciens) pour lesquels il est difficile de retracer les coûts d’acquisition ou la référence de l’archivage des dossiers d’achat.

Rapport d’inventaire :

1) Fournir un rapport d’inventaire sommaire auquel devrait être celui présenté par projet à sa date de clôture pour l’année 2010 et les soumettre à l’équipe de chargés d’audit institutionnel, en réserver copies conformes à l’attention du Responsable de l’Administration et des Finances, de la Direction de DKH;
2) Réaliser des « Spot check » pour vérifier l’existence des biens et leur corroboration avec ceux figurant dans les rapports d’inventaires ;
3) Réconcilier les relevés de décompte physique avec les rapports d’inventaires pour leur actualisation ;
4) Investiguer et rapporter toute différence ou variation relevée entre les relevés de décompte physique et rapports d’inventaires, en identifier les causes pour la prise de décisions de mesures correctives immédiates.
5) Effectuer toute autre tâche ou activités demandées par son superviseur, exigée par la nature de ses fonctions ou destinées à favoriser la productivité et pleine réussite du mandat de l’équipe chargée de la préparation de l’Audit institutionnel.

• Niveau d’études universitaires en sciences comptables ou de la gestion ;
• Avoir un minimum d’un (1) an d’expériences professionnelles confirmées dans la gestion de stock de matériels ou d’inventaire de biens
• Avoir une bonne capacité de communication orale et écrite du créole, français, de l’anglais serait un atout ;
• Avoir une connaissance pratique de l’utilisation des logiciels courants (Word et Excel) ;
• Savoir entretenir de bonnes relations interpersonnelles ;
• Être capable de définir les priorités, de respecter les délais, de bien organiser ses dossiers ;
• Être pourvu de discrétion et de confidentialité professionnelle ;
• Être animé d’un esprit d’équipe et d’initiative, d’un sens de responsabilité, de dynamisme ;
• Capacité de travailler sous pression et un minimum de supervision;
• Savoir faire preuve de flexibilité et de disponibilité à travailler au-delà des heures de bureau si nécessaire ;

Être apte et disponible à voyager en province si nécessaire.

Curriculum Vitae, Lettre de motivation, copies diplomes.

***Indiquer le nom du poste pour lequel vous appliqué dans le sujet