Entrepreneurs du Monde (EdM) est une ONG française représentée dans 13 pays. EdM est présent en Haiti depuis 2008. Après la phase d’urgence, la décision a été prise par le conseil d’administration d’inscrire son activité dans une perspective de développement. La mission EdM-Haiti représente presque 55% des ses activités dans le monde (cf. rapport financier 2012).

Le séisme de 2010 a eu pour EDM-Haiti pour conséquence le triplement de son budget annuel, la diversification de ses activités et une augmentation significative du nombre d’employés (EDM : 9 expatriés/31 nationaux, IdM : 1 expatrié/89 nationaux soit un total de 10 expatriés/120 nationaux en mars 2013).
Par ailleurs, les relations avec ses bailleurs et la structuration de ses financements changent. Ainsi presque 2/3 de son financement proviennent des dits bailleurs ou de subventions, ses partenaires institutionnels sont de plus en plus exigeants sur les normes et standards en matière de gestion des financements alloués (CE, USAID, UN).
Compte tenu de ces changements importants dans les modalités d’intervention de l’organisation, il est apparu nécessaire de réorganiser et de structurer l’activité pour répondre aux exigences de qualité dans notre intervention auprès des bénéficiaires, tout en préservant la philosophie EdM.
Ainsi, un projet a été lancé par la Direction de mise en place d’un guide des procédures.

EdM-Haiti œuvre dans les domaines de la micro finance et de l’entreprenariat sociale. Cet objet est décliné autour de 5 principaux programmes que sont :
- Habitat ;
- Recyclage ;
- FIL (soutien aux moyennes entreprises);
- Osez l’Entreprise (soutien aux TPE) ;
- IDM.
Le volet programmes est prépondérant puisqu’il est le garant de la permanence de l’activité. Par contre, ces derniers s’appuient sur l’Administration générale pour fonctionner au quotidien. Elle est également la garante d’une bonne et saine gestion tant en interne, vis-à-vis de la Direction et du Conseil d’Administration, que vis-à-vis des partenaires extérieurs.

Les principales activités de l’Administration Générale sont les suivantes: Gestion financière et comptable, ressources humaines, secrétariat et logistique. Ce service comporte 14 salariés.

Le Chargé de mission "Appui Administratif"contribue à:
- fournir un appui pour l’élaboration et la mise en œuvre du guide des procédures conforme aux standards et normes dans le secteur et cohérent avec la philosophie EdM;
- la formation du personnel sur les procédures ;
- la mise en place de système de contrôle pour leur respect des procédures
- renforcer les capacités de l’organisation en matière de gestion des procédures achats et des marchés.

Descriptif détaillé de la mission :


Appui pour l’élaboration et la mise en œuvre du guide des procédures.

Elaboration du guide des procédures : à partir du diagnostic qui a été fait de l’existent et du plan d’action qui a été défini pour la mise en place d’un guide des procédures, il s’agira de :

- Assister aux restitutions faites par les « rédacteurs », formaliser les échanges et de tenir à jour le chronogramme ;
- Coordonner les travaux des différents rédacteurs en centralisant l’information et en la compilant dans le guide des procédures ;
- Effectuer la veille du respect du chronogramme ;
- Proposer des mesures d’adaptation et des outils permettant une efficience des actions menées ;
- Finaliser la mise en forme du guide des procédures.

Accompagner la mise en place du guide des procédures : il s’agira de :

- Assurer le passage entre la phase rédactionnelle et la mise en œuvre du guide en informant les équipes de l’état d’avancement du projet ;
- Assurer l’organisation matérielle des séances de présentation ;
- Réfléchir aux outils pertinents de formation ;
- Organiser matériellement les sessions de formation ;
- Centraliser le retour du personnel formé ;
- Inter agir sur le contenu du guide sous la forme de proposition à présenter aux rédacteurs/relecteurs ;
- Assurer le lancement final et la mise à disposition des documents.


Renforcement des capacités en matière de gestion des procédures achats et des marchés

Appui transversal : à partir du guide des procédures en matière d’achats et de marchés, il s’agira de :

- Proposer à l’Administration générale l’organisation de la fonction achat ;
- Créer les outils de suivi, les centraliser et les alimenter ;
- Elaborer des documents types pour les marchés publics ;
- Travailler avec les responsables à la formulation de leurs besoins d’achat et les centraliser.

En collaboration avec le service logistique, il s’agira de:

- L’accompagner dans la mise en œuvre des procédures achat ;
- Apporter un appui technique et rédactionnel ;
- Etre moteur dans la mise en œuvre des principes de transparence et de mise en concurrence.

A l’issue de la mission d’appui, le stagiaire devra être en mesure d’effectuer une évaluation de la mise en œuvre des procédures et proposer des actions correctives.

Produit final attendu / Délivrables :
- Guide des procédures finalisé. Ce dernier est déjà en cours d’élaboration, il doit être complété et compilé en fonction du plan d’action déjà établi ;
- Formation du personnel assurée ;
- Section achat mise en place.

Connaissance des règles en matière de passation des marchés, procédures d’achat et des normes en matière de logistique ;
- Maitrise rédactionnelle (compte rendu, présentation, …) et des outils informatiques ;
- Parfaite maitrise du français (lu, écrit et parlé) et de l’anglais ;
- Capacité à animer des réunions et à planifier.

Savoirs être :

Compte tenu du contexte dans lequel s’inscrit la mission, à savoir un changement important dans l’organisation et de la nature même de la mission, accompagner cette démarche, le stagiaire devra impérativement être en capacité de :
- Comprendre les enjeux et les acteurs ;
- Ecouter les besoins, les synthétiser et les faire remonter à l’Administration Générale;
- Faire preuve de patience et de diplomatie mais également de conviction ;
- Motiver et impulser la dynamique.

lettre de motivation et CV

Date souhaitée de commencement:dès que possible