Le DCM-M est responsable de la gestion, de l'organisation, coaching et mentorat de la Section du Monitoring. Il/elle est responsable des suivis des ressources de l’agence (titre II et autres) dans les centres de distribution, en veillant à ce que les pertes soient diminuées et que les distributions de vivres dans les centres sont dirigées vers les bénéficiaires visés des programmes. Il/elle doit s'assurer que les rations approuvées ; préparées et ensuite sont réparties à temps aux bénéficiaires. Le DCM-M travaille en étroite collaboration avec le CM, le DCM-O, le CCO et les gestionnaires des centres de distribution pour s'assurer que tous les nécessaires de soutien et d’assistance dans la gestion des produits vers les centres de distribution sont mises en place sur toute la chaine de contrôle.

RESPONSABILITES SPÉFICIFIQUES

Veiller à ce que les listes d’allocation périodique pour les centres bénéficiaires des programmes de CRS sont préparées à temps et que les bons de livraison sont imprimés avec exactitude selon les listes d'allocation et les soumettent au CM ou son délégué pour signature.

• Préparer et mener un atelier de travail annuel de gestion des ressources de base pour le personnel du Monitoring du MRD-CRS et tous les comités de gestion des centres bénéficiaires des programme de CRS.

• Planifier des exercices pilotes du système de suivi des bénéficiaires à l'aide d'Ipod (dispositifs pour d’éventuelle saisie de données dans le DFAP au cas où CRS Haïti serait intéressé à présenter une demande).

• Veiller à ce qu'un plan de surveillance trimestriel soit préparé par le CCO et utiliser le pour approbation des planifications hebdomadaires des activités de terrain du Monitoring.

• S’assurer régulièrement le suivi de la qualité de gestion des vivres titre II dans des centres bénéficiaires et aussi bien de la qualité de la formation et l'assistance données aux responsables des centres.

• Grâce à la supervision, l'encadrement et le mentorat de la section du Monitoring, veiller à ce que les denrées alimentaires sont remises aux vrais bénéficiaires dans des conditions saines et selon les rations approuvées.

• Par le biais des rapports de visites d'inspection et de suivi, s'assurer que Monitoring surveille les denrées alimentaires titre II dès leur réception dans les entrepôts de CRS jusqu'à ce que leur consommation destinés par les bénéficiaires des programmes et prendre tous les mesures nécessaires pour atténuer les pertes.

• Recevoir les responsables de centres bénéficiaires des programmes et leur fournir toutes les informations nécessaires permettant l’amélioration de leurs capacités de gérer. Analyser et approuver les rapports de visites des agents de terrain du Monitoring présentés par le CCO et s'assurer qu'ils sont enregistrés sur la base de données.

• S’assurer que les lettres découlant des rapports de visites dans les centres bénéficiaires sont préparées correctement et dans un laps de temps raisonnable par l'AA, veiller qu'elles soient visées par les programmes, qu’elles soient signées par le CM ou son délégué. Ensuite les transmettre aux centres concernés dans un délai raisonnable.

• S’assurer du suivi des actions sollicitées et des recommandations produites lors des visites des agents de terrain du Monitoring.

• S’assurer que toutes les recommandations d’audit sont fermées et demeurent fermées.

• Collaborer avec le DCM-O, pour s'assurer que toutes les informations relatives à la gestion des centres bénéficiaires sont régulièrement enregistrées sur foodlog afin de maintenir nos données à jour sur la gestion des ressources titre II et faciliter une présentation en temps opportun des rapports soit pour le CRS ou l'USAID.

• Assurer un suivi mensuel de l’AWP du MRD pour la section du Monitoring et discuter le résultat avec le staff concerné et partager le avec le DCM-O et le CM.

• Effectuer une évaluation trimestrielle des activités du Monitoring selon les objectifs fixés dans le plan de surveillance lié à l’AWP et les plans de plans de performance individuels du staff du Monitoring, puis établir un calendrier d'activités pour surmonter les difficultés rencontrées..

• Assurer la supervision continue, coaching et le mentorat du personnel supervisé ; préparer les plans annuels de performance et mener des séances de coaching réguliers et des évaluations annuelles en conformité avec le système de gestion de performance du CRS.

• S'assurer que les avances d’activités sont liquidées dans le délai réclamé par l’agence.

• Veiller à ce que tous les moyens nécessaires sont mis à la disposition du Monitoring pour mener bien le travail tant au bureau que sur le terrain.

• Personne de contact entre les programme managers et MRD.




Autres responsabilités

• Apprendre à utiliser les documents de référence de gestion alimentaire pertinents ( Reg11, Commodity Manual and GACAP) afin de contribuer dans les discussions managériales au sujet de l'identification des problème et leur résolution.

• Collaborer avec les auditeurs internes de CRS au cours du processus de vérification et répondre aux recommandations ;

• Faciliter et assurer la participation de l’équipe du Monitoring dans les séances de travail d'évaluation.

• Diplôme universitaire en gestion, économie, comptabilité ou technologie de l'Information :
• Trois ans d'expérience minimum dans la gestion des vivres titre II ;
• Compétences efficaces de langue (lecture et écriture) en français, le créole et le français ;
• Bonne connaissance en informatique (Microsoft Word, Excel, Outlook et Access),
• Haute capacité analytique, de planification et d'organisation ;
• Habiletés de résolution des conflits efficace ;
• Compétences de communication interpersonnelle efficace ;
• Capacité de travailler sur plusieurs dossiers en même temps

Chaque employé de CRS travaillant dans des situations d’urgence doit utiliser les compétences suivantes pour bien assumer ses responsabilités afin de realiser les résultas escomptés .

• Communiquer stratégiquement étant sous pression
• Gérer le stress et les situations complexes
• Promovoir activement le bien etre et la sécurité
• Gérer et implémente des programmes d’urgences de haute qualité.

Responsabilités de supervision



Commodity Compliance Officer, et l’équipe du Monitoring





Relations de travail clé



CM; Deputy Commodity Manager-Operations; WHLM, CCO, AA

CV, lettre de motivation, copies diplômes.