C’est une position essentiellement technique sans responsabilité de supervision. Le (la) Secrétaire /Réceptionniste rehausse l’image de l’Institution à l’extérieur. Il (elle) joue un rôle important dans le fonctionnement du bureau en matière de communication, d’accueil des visiteurs et de support administratif.
Fonctions
Une présence permanente est requise à la Réception. Il (elle) doit :
1. Accueillir les visiteurs et les guider avec courtoisie
2. Placer, recevoir les appels téléphoniques et les diriger vers les personnes respectives : prendre et transmettre les messages.
3. Recevoir les courriers, les dépouiller et les acheminer aux destinataires.
4. Expédier les courriers externes.
5. Effectuer divers travaux de secrétariat tels que : traduction de documents, de rédaction de rapports pour l’Administration
6. Assurer le suivi pour le paiement régulier des factures récurrentes (courrier, billets...)
7. Assurer la logistique pour les déplacements internes des employés et des visiteurs (achat de billets d’avion, réservation d’hôtel, de véhicule…)
8. Etre responsable de la planification logistique des réunions internes (réservation de salle, collation etc.)
9. Préparer le compte-rendu des réunions au besoin.
10. Participer dans la préparation des évènements de l’organisation.
11. Seconder l’Assistante Administrative dans la gestion de la petite caisse.
12. Mettre à jour la liste téléphonique
13. Exécuter toutes autres tâches demandées par le superviseur.
Qualifications Requises
• Diplôme d’une école reconnue en Secrétariat, Administration ou dans une discipline connexe .
• Maitrise des outils informatiques, spécialement le Microsoft Word et Excel.
• Excellente capacité de rédaction et de communication en Français et en Anglais, l’espagnol un atout.
• Au moins trois (3) années d’expérience dans un poste similaire de préférence dans une ONG.
• Faire preuve d’amabilité et de courtoisie.
• Aptitude à bien servir les clients.
• Capacité de travailler en équipe
• Capacité de coordonner diverses activités
• Capacité à établir et à maintenir les bonnes relations de travail.
• Etre méthodique et très ordonné
Dossier de candidature doit avoir ...
Veuillez envoyer votre dossier de candidature contenant une lettre de motivation, un Cv et une copie des diplômes et attestations de travail dans une enveloppe fermée aux bureaux de Plan-Haïti.
Autres remarques
Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre, et nos procédures de recrutement reflètent ces valeurs.
Seuls les candidats dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.
