• Produire sur une base mensuelle les drafts des CSR ET RSR des magasins tenant compte de la balance de clôture du mois, des sorties, des dispatchs, l’inventaire physique des dépôts et les rapports de perte sont établis pour soumission au superviseur.

• S’assurer que les pertes sont bien documentées dans les rapports de perte, sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle qui seront transités par le DBO pour les Managers-MRD.

• Gérer les rapports de perte incluant ceux d’enregistrement et les pertes maritimes, soumission de loss claims report, préparation de rapport de perte sous une base mensuelle, trimestrielle, et annuelle pour être analysé par le DBO.

• Servir de back up au WHLM en liaison avec le shipping coordinator des arrivés, du dédouanement, des agents de SGS, et tous les rapports y relatifs.

• Produire mensuellement un ajout du stock avec les données collectées du magasin et du monitoring tels que la balance de stock, planification de livraison, réception de vivres en attente et autres réception.

• S’assurer que tous les documents d’expédition (PLs/BLs, Surveys, etc) et les rapports du magasin sont reçus en entier, vérifier et entrer sur Foodlog pour précision. Concilier les rapports d’inspection et calculer les pertes maritimes.

• Immédiatement que les documentations d’expédition, les lettres de transport et les rapports du magasin, veiller s’assurer que toute la documentation est correcte sur Foodlog, aussi bien que les documents de support des rapports pour soumission au DBO.

• Particulièrement gérer toutes les pertes, débutant par l’obtention de la documentation appropriée de la part des autorités judiciaires, du monitoring, du magasin, des inspecteurs et soumettre sous une base mensuelle, trimestrielle, annuelle au DBO.

• Assurer régulièrement l’entretien et la mise à jour du système de classement pour l’unité du MRD qui permet la tenue des dossiers, des documents précis pour les donateurs et notre communication interne. Maintenir les copies de document des rapports (CSR, RSR, Monitoring Package), aussi bien dans un fichier électronique disponible et facile à consulter au besoin.






• Compiler sur une base journalière les documentations des rapports et assurer leur soumission à temps.

• S’assurer que les rapports du magasin sont saisis sur Foodlog à temps pour la soumission des rapports au moment opportun. Contrevérifier l’originalité des documents, leur disponibilité, la fiabilité des informations traitant la gestion des ressources. Vérifier, partager un rapport trimestriel des numéros de bon de livraison non dispatchés sur Foodlog. Aussi bien un rapport mensuel des rapports des centres manquant sur le système.

• Suivre toutes les transactions des ressources de façon à identifier toutes les irrégularités, et travailler sur les actions correctives avec les autres parties concernées

• Participer dans les validations des données de réception et de livraison, les rapports d’alerte et de supervision.

AUTRES TACHES

• Back up le MRD en l’absence de l’assistante administrative et pour les préparations d’audit.
• Accomplir toutes autres taches utiles et sur demande du superviseur pour l’amélioration du MRD et tout l’ensemble du CRS.

• Diplôme universitaire en sciences informatique, sciences comptable ou statistiques. ou tout autre connexe.
• Trois années d'expérience minimum de travail.
• Deux années d’expérience au moins dans la gestion de vivres.
• Excellente communication et compétences en rédaction : français et anglais
• Forte capacité analytique.
• Vaste expérience créer et éditer des documents et des feuilles de calcul dans les programmes contemporain (Microsoft Word, Excel et Access, Outlook).
• Capacité de travailler bien seul ou en équipe et dans un environnement dynamique stimulant de rapidité.

Curriculum Vitae, lettre de motivation, copie (s) diplome(s).