MANDAT GENERAL

Sous l’autorité de l’administrateur, le rôle principal consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat et de réceptionniste, de nature technique et plus particulièrement les fonctions les plus complexes de collaboration auprès d’une ou plusieurs personnes du service.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

• Accueillir les visiteurs à l’académie.
• Assurer la communication par voie téléphonique, par courrier électronique et par fax.
• Assurer la mise à jour et le classement des dossiers de l’Académie.
• Tenir à jour l’agenda électronique et organiser les réunions de travail.
• Dresser le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste.
• Saisir et mettre en page tout document administratif.
• Concevoir et réaliser des documents sous format Powerpoint destinés aussi bien au réseau internet qu’à la production de CD-ROM ou de diaporamas.
• Mettre en ligne la documentation appropriée.
• Transmettre de la documentation aux personnes concernées.
• Réaliser et tenir à jour diverses banques de données.
• Collaborer à la rédaction de diverses correspondances de service.
• Recevoir et distribuer le courrier.
• Élaborer, mettre en place et assurer le maintien du système de gestion documentaire de manière à faciliter l’accès et la consultation des documents de l’académie.
• Participer à la gestion budgétaire.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

A noter que la personne affectée à ce poste utilise un poste de travail informatisé en utilisant plusieurs logiciels bureautiques.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Nationalité haïtienne;
• Un diplôme en Secrétariat ou l’équivalent;
• Une expérience de plusieurs années (au moins 2 ans) au poste Secrétaire/Réceptionniste ;
• Capacité à communiquer efficacement oralement et par écrit;
• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais, l’espagnol un atout;
• Personne autonome appelée à travailler sans appui administratif;
• Très bonne maîtrise des logiciels de la Suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Power-Point et Infopath); Connaissance de Vitiger un atout.

QUALITES PERSONNELLES

• Faculté d’adaptation et flexibilité;
• Ponctualité et fiabilité;
• Tolérance au stress et aux situations inhabituelles ;
• Initiative, dynamisme et créativité;
• Discrétion et intégrité;
• Excellent jugement;
• Capacité à travailler en équipe;

DEBUT DU CONTRAT : 4 Février 2013

Le dossier de candidature doit démonter clairement que le/la candidat(e) satisfait à toutes les qualifications essentielles énoncées ci-dessus. LE DEFAUT DE SATISFAIRE A CETTE EXIGENCE POURRAIT ENTRAINER LE REJET DE LA CANDIDATURE.

1. La LETTRE DE MOTIVATION (maximum de deux (2) pages) doit démontrer clairement que le/la candidat(e) répond aux critères essentiels d’EXPERIENCE et de COMPETENCE en donnant un exemple concret pour chacun de ces critères.

2. Le curriculum vitae détaillé (maximum trois (3) pages) peut servir de source complémentaire pour valider l’expérience et les compétences décrites dans la lettre de présentation.

3. Fournir trois (3) références.

• Aucun accusé de réception ne sera envoyé. Nous ne communiquerons avec les candidats qu’une fois le processus de présélection terminé.

• -Une présélection sera effectuée pour déterminer si les candidats répondent aux exigences d’études et d’expériences du poste
-Une vérification des références fournies pourrait être effectuée.
-Les candidats pourront être appelés à passer un examen écrit.
-Seuls les candidats qui auront réussi l'examen écrit seront contactés pour une entrevue.

• Les communications relatives à ce processus se feront par courriel. Il incombe à chaque candidat de s’assurer que ses coordonnées soient exactes et à jour. Aussi les candidats sont priés d’indiquer une adresse courriel qui accepte les messages de sources inconnues (certains système rejettent automatiquement ces messages).

• Toutes les communications liées à ce processus, y compris les courriels, pourront servir à l’évaluation des qualifications.