L'Assistant (e) Administratif (ve) aide à la mise en œuvre des activités du projet en fournissant un soutien administratif à l'Unité. Il/ elle fournit toute l'assistance administrative: fait les travaux de secrétariat et aide à maintenir de manière efficace les opérations de l'unité: copie / archivage des documents, gestion des rapports et des ressources, planification et coordination de réunion, rédaction des minutes. L'Assistant (e) Administratif (ve) veille à ce que les activités de l'Unité soient menées conformément aux politiques et procédures de MSH et en conformité avec règlements de l'USAID. Il/ elle connait, adhère et veille au respect des normes de l’institution et des bailleurs en matière d'intégrité.

 Support administratif et clérical nécessaire à la planification, l’exécution et la documentation des activités de l’Unité en vue d’atteindre les objectifs du Projet.
 Suivi des décisions prises et des actions arrêtées, ainsi que les requêtes présentées par les partenaires et le personnel de terrain.
 Programmation, préparation et coordination des déplacements des membres de l’équipe, et liaison avec l’Administration et les autres entités du Projet (Logistique, Finance, Secrétariat de la Direction Technique et du Chef de Mission, lorsque nécessaire).
 Préparation et documentation des séances de travail de l’Unité et autres rencontres techniques, participation aux réunions et élaboration des comptes-rendus.
 Traduction de documents de l’Anglais au Français et vice-versa, et éventuellement assurer leur distribution au Staff et aux partenaires.
 Préparation du calendrier et de l’agenda des réunions de l’Unité, et des rencontres avec les partenaires du projet.
 Participation et assistance dans la préparation des présentations de l’Unité.
 Gestion régulière des dossiers et des archives de l’Unité, et suivi des éventuelles correspondances reçues avec élaboration des ébauches de réponses pour le Chef de l’Unité.
 Monitoring continu des demandes faites au staff de l’Unité et de leurs réponses.
 Réception des appels provenant des partenaires et prise de dispositions appropriées.
 Maintien de façon journalière d’un système de rappel et de suivi des activités en cours ou pendantes, des appels à faire, des requêtes faites en provenance du terrain en particulier.
 Coordination de soumission opportune des feuilles de temps.
 Personne- ressource et appui administratif aux activités techniques à mener sur le terrain, sur demande.
 Liaison avec les autres unités administratives pour le suivi des recommandations ou engagements pris envers les partenaires et les directions départementales.
 Participation à l’élaboration des plans techniques et à leur mise à exécution.
 Participation aux tâches d’assistance administrative en cas de surcharge ou en absence de l’assistante - administrative de la Direction Technique.
 Maintien à jour du tableau de bord des engagements pris par l’Unité de SMNI et PF lors des visites de terrain.
 Déblocage de certaines interventions si possible et Informer le Chef de l’Unité sur tout obstacle enregistré.
 Liaison avec les responsables des autres volets techniques pour le suivi des recommandations ou engagements pris envers les partenaires et les directions départementales.
 Participation sur demande aux visites de terrain pour évaluation ou assistance à apporter aux partenaires.
 Suivi de la réception effective par les partenaires privés et publics des requêtes de matériels et équipements
 Maintien à jour de la base de données de formation, orientation et / ou recyclage de SDSH et assistance à la mise à jour du Trainet au besoin avec le responsable de formation du Projet et l’Assistante de la Direction Technique.

Baccalauréat et / ou une expérience équivalente en Assistance Administrative.
3 ans d'expérience dans un poste administratif.
Bonne connaissance pratique de Microsoft Office: Word, Excel, Access Power Point, Outlook et recherches sur Internet.
Excellentes compétences interpersonnelles et capacité de communication orale et écrite, en français, créole et anglais.
Capacité à travailler de façon autonome, a prendre des initiatives, prioriser les tâches et respecter les délais.
Aptitude avérée à faire preuve de discrétion, de confidentialité, de tact, de bon jugement et à maintenir un haut niveau de professionnalisme.

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