Le/la Procurement Associate est chargé (e) de fournir un soutien administratif et organisationnel à l’Unité d’Achats pour les projets de MSH en Haïti. Il / elle travaille en étroite collaboration avec le/la Responsable des Achats pour fournir des fonctions administratives à l'appui de la mise en œuvre opportune et efficace de la portée technique du projet de travail et à s'assurer que les projets et les activités reçoivent l'assistance requise tel que décrit ci-dessous.

1. Enregistrer et assurer le monitoring des Purchase Request.
2. Assurer un meilleur classement des dossiers procurement régulièrement clôturés
3. Fournir un soutien administratif lié au procurement (réception Purchase Request, impression des Purchase Request et documents y relatifs, assurer une première analyse (contrôle check list) et conseiller utilement l’émetteur du Purchase Request)
4. Assurer l’EPLS CHECK
5. Suivre les exonérations
6. Vérifier les documents d’achats avant envoi vers les Finances pour paiement
7. Assurer la relation Achats/Finances sur les dossiers de paiement
8. Créer des classeurs nécessaires
9. Tenir un bon classement des Purchase Request et documents connexes
10. Etablir un classement cohérent des différents dossiers d’activités du service
11. Rapporter mensuellement sur les Purchase Request
12. Assurer la préparation matérielle des réunions de l’Unité Operations, rédiger les Procès-verbaux et en assurant la distribution.
13. Avec l'aide et la supervision du Senior Procurement Officer, développer un système de classement pour les rapports de projet
14. Fournir le soutien pour la rédaction des correspondances de l’Unité Achats.
15. S'acquitter d'autres tâches de secrétariat technique de l’Unité et de bureau au besoin.
16. Assumer divers intérim au sein de l’Unité selon le besoin

1. Diplôme universitaire préféré
2. Une expérience significative de l’Administration liée a la logistique et les tâches
de secrétariat.
3. Solides compétences organisationnelles et l'attention aux détails.
4. Les compétences en informatique, notamment maîtrise de Microsoft Office (Word,
Excel et Outlook).
5. Créativité, flexibilité, un jugement sain, et sa capacité à prendre des initiatives et
mener à bien le travail de façon indépendante.
6. Bonnes aptitudes de communication.
7. Excellentes compétences interpersonnelles et aptitude démontrée à interagir de
façon professionnelle avec le personnel culturellement diversifié et des
consultants.
8. Maîtrise des langues suivantes: français, anglais, créole.

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