Sous la supervision générale du Représentant de la FAO, du Coordonnateur senior du programme d’Urgence et de Réhabilitation, celle directe du chef de l’administration et des finances du programme d’urgence et en étroite collaboration avec les différents chefs de projets et autres collègues du bureau au niveau local, l’Adjoint Administratif accomplira les tâches suivantes :

• Travailler en étroite collaboration avec la Section Administration et Finances de la Représentation de la FAO en Haïti ;
• Assurer la bonne exécution des procédures administratives en ligne avec les règles et le manuel de la FAO ;
• Assurer l’appui administratif au chef de l’administration et des finances du programme d’urgence ainsi qu’au Coordonnateur senior du programme d’Urgence en Haïti, le bon fonctionnement du bureau des Urgences y inclus tous les aspects financiers, administratifs, des ressources humaines, préparation des contrats, et tout autres activités pour le bon fonctionnement de l’unité administrative des urgences (ERCU) en Haïti ;
• Définir en détail les besoins de matériel et en organiser l’achat, l’inventaire et le contrôle;
• Assurer l’enregistrement et la gestion administrative des biens achetés sous les projets ;
• Maintenir les inventaires, et les transmettre régulièrement aux bureaux centraux de Rome sous la supervision du chef de l’administration et des finances du programme d’urgence ;
• Revoir périodiquement l’état financier des projets courants de la FAO en Haiti, et alerter le Budget Holder / Operations and Programme Officer sur des situations de dépassement de dépenses;
• En coordination avec le FAOR et le ERCU, assurer la mise à jour des procédures en ligne avec les communications administratives prévenantes du siège ;
• Préparer et mettre à jour l’états des comptes pour les paiements locaux et engagements à envoyer au siège
• Préparer et soumettre les rapports financiers et finaux sur tous les projets FAO dans le pays, et aviser des actions a prendre en ligne avec les clauses contractuelles des accords;
• Sous la supervision du chef de l’administration et finances du programme d’urgence, assurer l’appui administratif concernant les transactions à enregistrer sur le FAS;
• Préparer les FBA, FPA et révision budgétaires en coordination avec les chefs de projet et le siege ;
• Assister l’équipe dans la préparation des rapports financiers non-standard (procédures IFAD et FAFA et autres bailleurs);
• Garantir le contrôle ponctuel des avances de caisse et des petites caisses, incluant leur approvisionnement;
• Assurer les actions à prendre en cas de voyages des missions, incluant les Security Clearances, visas, vols et hôtels;
• Faire un bon suivi du circuit des documents et s’assurer que les fournisseurs sont payés a temps dans un délai raisonnable ;
• Prendre toutes initiatives pour le bon déroulement du travail, et performer toutes le autres tâches demandées par ses supérieurs;

1. Diplôme universitaire ou supérieur dans un domaine lié a la gestion des affaires ou a l’administration publique;
2. Excellente connaissance de la langue française ; bonne connaissance de l’anglais ;
3. Excellente connaissance des logiciels Microsoft ;
4. La connaissance des procédures des Nations Unies est un plus;

Un minimum de 3 ans d’expérience professionnelle en gestion administrative, comptabilité, gestion du budget y compris une expérience en supervision et une connaissance de base de la gestion du personnel.

Durée: Six (6) mois avec possibilité d’extension.

Type de Contrat : NPP (National Project Personnel- personnel de projet national)

Affectation : Port-au-Prince

lettre de motivation, CV avec références et copie du diplôme