L'assistant Administratif est chargé de fournir un soutien administratif et organisationnel à l’Administration et aux Operations. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’Administration et des opérations pour fournir le support et l'assistance requise tel que décrit ci-dessous.
Fonctions
? Recevoir les appels provenant des sites et des partenaires puis les acheminer au département où à la personne appropriée et gérer la circulation des informations.
? Assurer la liaison entre l’Administration et les autres départements.
? S’assurer du suivi des fiches de livraisons et de leur classement
? Produire un rapport mensuel de ses activités à l’administration
? Effectuer toutes les réquisitions internes du dépôt et les acheminer au département concerné pour les suites nécessaires
? Faire un inventaire mensuel des besoins de la cafétéria du bureau
? Maintenir un registre de tous les plis expédiés/reçus et pour l’entretien de la génératrice du dépôt.
? Vérifier les timesheets des employés avant de les acheminer pour les suites administratives et financières.
? Assurer le classement des documents administratifs et techniques de manière à faciliter leur consultation.
? Accomplir d’autres tâches confiées par son supérieur hiérarchique.
? Enregistrer et assurer le monitoring des Purchase Request.
? Vérifier les documents d’achats avant envoi vers les Finances
pour paiement.
? Assurer la relation Operations/Finances sur les dossiers de
paiement.
? Créer des classeurs nécessaires.
? Tenir un bon classement des Purchase Request et documents
connexes
? Etablir un classement cohérent des différents dossiers
d’activités du service.
? Assurer la préparation matérielle des réunions de l’Unité
Operations, rédiger les comptes rendu et en assurant la
distribution.
? Fournir le soutien pour la rédaction des correspondances de
l’Unité Opération.
? S'acquitter d'autres tâches de secrétariat technique de l’Unité
et de bureau au besoin.
? Assumer divers intérim au sein de l’Unité selon le besoin.
? Accomplir d’autres tâches confiées par son supérieur hiérarchique.
Qualifications Requises
? Formation en Secrétariat, au moins 3 ans dans un poste similaire
? Compétences en informatique, notamment maîtrise de Microsoft
Office (Word, Excel, Power Point et Outlook).
? Bonne connaissance du Français et de l’Anglais
? Capacité à travailler sous pression et de façon indépendante
? Faire preuve d’initiative de Créativité, flexibilité
? Bonnes aptitudes de communication.
? Excellentes compétences interpersonnelles et aptitude démontrée à
interagir de façon professionnelle avec un personnel culturellement
diversifié.
