Entrepreneurs du Monde, Organisation spécialisée dans la mise en œuvre de programmes de microfinance à forte vocation sociale, pour les familles les plus vulnérables 11 pays d’action – 4 M€ de budget, recherche, pour le compte d’ID Microfinance, institution de microfinance basée à Port-au-Prince, des candidats pour les postes suivants :

1. Un Directeur Administratif et Financier (Lieu de travail : Bureau Central - Bourdon

Le Directeur Administratif et Financier supervise les activités comptables, financières et administratives de l’institution: il participe à l’établissement du budget et des prévisions financières, et veille au suivi budgétaire et financier.

Placé sous l’autorité du Directeur Adjoint, il est son interlocuteur pour les questions administratives et financières. Il est le garant de l’intégrité et de l’exhaustivité de l’information nécessaire à la bonne gestion de l’institution. Il assure la fonction administrative et garantit la gestion optimale des ressources humaines et matérielles de l’institution. Il supervise la fonction logistique et à ce titre doit s’assurer de la protection des actifs.

Ses tâches, non exhaustives, concernent les domaines suivants :

1 - COMPTABILITE GENERALE

? Superviser l’équipe comptable dans l’exécution de ses missions ;
? Contrôler les calculs et les écritures mensuelles de provisions pour créances douteuses, d’amortissements, et de charges à répartir ;
? Contrôler et signer le rapprochement bancaire mensuel ;
? Superviser la production des états financiers mensuels : contrôler la balance comptable et les justifications de soldes du bilan, valider le bilan et le compte de résultat ;
? S’assurer de l’édition des états financiers en temps utile ;
? Superviser la clôture annuelle des comptes : s’assurer que la justification de tous les soldes est produite par le superviseur comptable, rédiger la note explicative détaillée jointe aux comptes ;
? En relation avec le cabinet mandaté, supervise la certification annuelle des comptes de l’institution : planification, suivi et supervision de l’audit externe annuel ;
? S’assurer du strict respect des procédures comptables de l’institution et des réglementations locales ;
? en s’appuyant sur le superviseur comptable, s’assurer que les procédures comptables sont à jour.

2 - ADMINISTRATION DE L’EPARGNE ET DES CREDITS

Superviser les directeurs d’agence et les agents administratifs pour :

? Assurer le strict respect des procédures en place : rapprochements quotidiens des opérations par l’agent administratif, remises en banque régulières ;
? Assurer le suivi et la régularisation hebdomadaire des fiches de remboursement ;
? Assurer l’enregistrement quotidien des opérations de crédit et d’épargne dans le logiciel Loan Performer.

3 - SYSTEME D’INFORMATION ET DE GESTION

Superviser le service SIG, les directeurs d’agence et les agents administratifs pour :

? Superviser la production des reportings hebdomadaires d’indicateurs des Contrôles des Journées d’Opérations (CJO) et des reportings mensuels dans le respect des délais impartis ;
? Veiller à la fiabilité, l’intégrité et la ponctualité des informations saisies et produites ;
? Veiller à l’utilisation optimale des équipements et autres supports de l’information ;
? En concertation avec le Directeur Adjoint, proposer et mettre en œuvre toute mesure, toute évolution du système d’information et de gestion propre à améliorer sa performance.

4 - GESTION FINANCIERE

? Participer activement à la planification stratégique avec la Direction: projections financières d’activité, calcul de viabilité de l’institution ;
? Elaborer, de concert avec la Direction, le budget annuel de fonctionnement de l’institution et les prévisions financières annuelles d’activité ;
? Effectuer le suivi budgétaire et le contrôle des dépenses : connaître à tout moment les ressources financières disponibles ;
? Valider le calcul des indicateurs financiers de performance ; faire l’analyse et les commentaires de la performance financière de l’institution de concert avec la Direction ;
? Préparer des analyses ponctuelles : rentabilité des agences, de la tarification des produits financiers ;
? Gérer la trésorerie d’ID Microfinance pour assurer une liquidité suffisante sur l’ensemble de ses comptes d’opérations et de fonctionnement.

5 - GESTION DES COMPTES BANCAIRES

? Gérer les soldes bancaires : suivi de tous les comptes, préparation avec la Direction des demandes d’envoi de fonds ;
? Maintenir à jour la liste des signataires sur les comptes bancaires de l’institution
? Gérer la relation avec les banques ;
? s’assurer que les commandes de chéquier sont faites en temps utile.

6 - CONTROLE INTERNE

? Assurer des audits ponctuels des clôtures du jour de la comptabilité : s’assurer de leur exhaustivité et de leur contrôle quotidien par l’agent comptable ;
? Assurer la couverture adéquate des risques suivants : créances douteuses, inflation, taux de change.

7 - RELATION AVEC LES BAILLEURS DE FONDS, INVESTISSEURS , AUTORITES ET PARTIES PRENANTES

? Préparer le rapport financier mensuel à envoyer chaque mois au siège d’Entrepreneurs du Monde ;
? Préparer des demandes de financement, de concert avec la Direction, en cohérence avec les budgets et prévisions financières d’activité ;
? Rédiger les rapports financiers à la fréquence demandée par les bailleurs et investisseurs.

8 - GESTION ADMINISTRATIVE

? Superviser les services du secrétariat, de la logistique et de l’informatique ;
? Valider chaque mois le calcul de la rémunération de tous les employés bénéficiant d’un mécanisme de primes variables ;
? Valider l’état des salaires mensuel de l’ensemble du personnel et le notifier à la Direction pour approbation ;
? Assurer la gestion des ressources humaines : recrutement formation, suivi des évaluation et des sanctions ;
? Assurer la gestion des congés de l’ensemble du personnel ;
? Gérer les relations avec les organismes sociaux et fiscaux ;
? Assurer la gestion des baux : paiement des loyers, respect des contrats ;
? S’assurer, avec le service logistique, du maintien en ordre des équipements de l’institution (mobilier, installations électriques, véhicules …) ;
? Assurer avec le service logistique, la gestion la plus efficace des services généraux (eau, électricité, téléphone) et des fournisseurs.




10 - INDICATEURS D’EVALUATION

? fiabilité, régularité et disponibilité des informations ;
? communication avec la Direction de l’institution ;
? réactivité par rapport aux demandes de la Direction, des bailleurs et de toutes parties prenantes de l’Institution ;
? respect des échéances pour la production des états financiers ;
? capacité à animer et superviser les équipes qui lui sont confiées ;
? Engagement et sens du résultat, discrétion.

Référence : DAF-IDM