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Placé sous l’autorité du Directeur du Crédit, le Directeur de l’Agence assure le fonctionnement de son agence et coordonne au mieux ses activités micro-crédit et d’accompagnement social aux populations vulnérables.

Ses tâches, non exhaustives, concernent les domaines suivants :

L’ADMINISTRATION







- En tant que responsable hiérarchique des agents de crédit, du travailleur social, de l’animateur social, du psychologue (éventuellement) et de l’agent administratif, gérer l’équipe affectée à son agence, notamment au niveau :



o du discours et de l’attitude adéquats des équipes vis-à-vis des bénéficiaires de crédit



o du respect des horaires, du matériel et procédures de travail



o de la motivation des agents et du suivi de leurs performances (réunions hebdomadaires, contrats d’objectif, analyse de portefeuille)



o de l’appui à la Direction pour l’évaluation des employés de son agence, notamment au niveau de la négociation des rétributions ou commissions, et de leur paiement



o du recrutement, avec l’appui de responsable hiérarchique, de nouveaux agents pour l’agence dont il a la charge



o de l’initiation et du maintien des relations professionnelles, courtoises et coopératives entre l’encadrement et le personnel



o du règlement en première instance des conflits et différends entre les employés de son agence



o de l’appui à l’agent administratif pour la production régulière des rapports, la gestion conforme de la base de crédit et de l’ensemble des processus de crédits et d’épargne

Ses critères d’évaluation sont les suivants :



o performance qualitative (taux de remboursement, taux de fidélité, portefeuille à risque… ) et quantitative (nombre de crédits, encours en valeur, …) de chaque agent de crédit qu’il supervise



o performance qualitative (taux de remboursement, taux d’arriérés, portefeuille à risque… ) et quantitative (nombre de crédits, encours en valeur, …) de l’agence dont il a charge (viabilité financière, autonomie opérationnelle, …)



o personnalité, intégrité et respect des procédures par les agents dont il a la charge



o Adhésion à l’approche sociale de la microfinance mise en œuvre par l’institution



o précision et sérieux dans les rapports remis sa hiérarchie



o esprit d’ouverture, de coopération et disponibilité



o sens du dialogue



o capacité à assumer ses décisions, les bonnes comme les mauvaises

L’EXPLOITATION

- coordonner l’activité de l’agence, notamment en ce qui concerne :
o les inscriptions et formations des partenaires
o la coordination des tâches et présences aux différents postes
o l’approvisionnement en matériels de bureau nécessaires pour la conduite des activités
o la bonne tenue et l’intégrité des locaux

- s’assurer de la bonne application de la politique de crédit par les agents de crédit, notamment en ce qui concerne :
o la sélection, la vérification et l’évaluation des demandes de crédit
o l’octroi des crédits (animation et direction du comité de crédit)
o le suivi des crédits sains
o le suivi des crédits en retard (crédits sains en retard, en souffrance ou irrécouvrables)
o la mise en œuvre adéquate des méthodologies par les agents de crédit (notamment par des visites terrain)
o la mise en œuvre d’une politique d’appui social conforme aux directives de sa hiérarchie
o la bonne coordination des activités sociales et financières et la bonne coopération des équipes dédiées à chaque activité

- mettre en œuvre la procédure de contentieux (notamment par une gestion active et sérieuse de la relation avec les agents de suivi) :
o préparer es dossiers remis au service juridique extérieur (après signature par le responsable de programme)
o suivre et accompagner les huissiers sur le terrain (en recourant également au soutien de l’agent de crédit)
o suivre des dossiers auprès de l’avocat, jusqu’à fin du contentieux

- informer sa hiérarchie sur l’activité régulière (octrois, rapports de suivi, rapport de contentieux, …), mais également de tout événement ou problème et de toute information qui pourrait être utile au coordinateur
- s’assurer de l’édition régulière des états analytiques (reportings, impayés,..)
- Assurer les transmissions avec le Bureau Central (notes, états, reporting d’activité et comptables, supports,…)
- Superviser l’agent administratif dans ses tâches courantes notamment les jours d’octroi ou en cas de retard de planning
- Procéder au contrôle hebdomadaire des saisies, des régularisations et mises à jours des informations manquantes et des sauvegardes

Pour toutes les tâches qui l’exigent, le Directeur d’agence accompagnera les agents de crédit sur le terrain, ce qui est un élément fondamental de son poste.

Ses critères d’évaluation sont les suivants :
o performance qualitative (taux de remboursement, taux de fidélité, portefeuille à risque… ) et quantitative (nombre de crédits, encours en valeur, …) de chaque agent de crédit qu’il supervise
o performance qualitative (taux de remboursement, taux d’arriérés, portefeuille à risque… ) et quantitative (nombre de crédits, encours en valeur, …) de l’agence dont il a charge (viabilité financière, autonomie opérationnelle, …)
o personnalité, intégrité et respect des procédures par les agents dont il a la charge
o Adhésion à l’approche sociale de la microfinance mise en œuvre par l’institution
o précision et sérieux dans les rapports remis sa hiérarchie
o esprit d’ouverture, de coopération et disponibilité
o sens du dialogue
o capacité à assumer ses décisions, les bonnes comme les mauvaises

Référence : DA-IDM