L’ « Office Assistant » est le support administratif du projet et des employés du projet. Elle/Il veille à ce que les procédures administratives, spécialement financières, soient respectées. Elle est responsable de la petite caisse et du suivi auprès de la section finance du Program Support. Elle/Il assure la gestion des stocks de fournitures de bureau du projet et le suivi des achats avec le service de Procurment. Elle/Il est en charge de la planification logistique et la supervision des conducteurs. Elle/Il est aussi en charge de toutes les tâches administratives propres au projet : correspondance interne et externe, dossier des employés, préparation logistique des réunions et des déplacements.

L’Office Assistant sera le responsable de :

R1.-Cl.- Administration et Finance.
1. Etre responsable de la planification et de la gestion de la petite caisse, selon les besoins du projet, assurer la clarification, faire le suivi nécessaire auprès de la finance.
2. Assister le « Grant manager » dans la prévision du CASH CALL
3. Assurer l’orientation des nouveaux employés pour tous règlements administratifs : faire le suivi pour l’obtention de l’assurance, des badges, etc.
4. S’assurer que les formulaires sont prêts pour toute démarche administrative : demande d’achat, demande de chèque, demande de per diem, etc.
5. Contrôler les stocks de matériel de bureau.
6. Envoyer les rapports d’utilisations des photocopieuses au Program Support.
7. Faire tout suivi nécessaire auprès de Program Support au besoin

R2.-Cl.- Gestion de stock
1. Mettre en place un système de suivi des entrées et sorties du matériel, et soumettre un rapport mensuel à la Directrice du Programme
2. Superviser le mode d’utilisation de matériel
3. Coordonner avec chaque membre du staff la distribution des matériels sur le terrain.
4. S’assurer de la planification des déplacements des véhicules.

R3.-l.- Projet
1. Tenir à jour le dossier des employés : planification de congés, courrier administratif, per diem, etc.
2. Assurer les préparatifs nécessaires pour la tenue des réunions, des ateliers de formation, des déplacements des employés, contractuels, et consultants (réservation : repas, hôtel, etc.)
3. Assister aux réunions de planification d’activités, et au staff meeting
4. Prendre les minutes des staffs meeting
5. Assurer la correspondance interne et externe du projet sur demande
6. Assurer le classement des documents du projet (hard files)
7. Mettre à jour le « Share Driver »et la Bibliothèque du projet
8. Superviser les chauffeurs et contrôler les « log books » et autres documents d’usage
9. Recevoir les appels téléphoniques et prendre les rendez-vous nécessaires.
10. S’assurer que les visiteurs soient reçus avec courtoisie.


Exécuter toutes autres taches à la demande du superviseur du poste

• Diplôme de secrétariat de Direction
• 3 ans d’expérience
• Connaissance approfondie en informatique (Word, Exel, Quatro-Pro, et Powerpoint.)
• Maîtrise parfaite de l’englais du français et du créole
• Faire preuve de leadership, d’autonomie et de discrétion.
• Capacité à faire respecter les règlements de la Mission et les procédures administratives.
• Être prêt à travailler sous pression
• Expérience dans le maintien des archives
• Capacité d’assurer le suivi des dossiers
• Avoir le sens de responsabilité et de l’initiative
• Expérience dans la gestion des ressources humaines, souhaitable
• Experience dans la planification et organisation des réunions et événements importants

Possibilité de voyage dans les villes de province et sur le terrain

Travailler sous pression

CV, lettre de motivation, copies de diplômes et certificat d’emploi.

Les personnes qui ne répondent pas à ces critères ne seront pas sélectionnées pour le poste. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.