Termes de Référence pour l’embauche d’un Consultant devant rédiger un manuel et de procédures administratives, financières et comptables constituant le cadre règlementaire des opérations du projet.
Contexte
La République d’Haïti a reçu par le biais du Ministère de l’Agriculture des Ressources Naturelles et du Développement Rural un don de la Banque Interaméricaine de Développement pour renforcer l’efficacité des Services Publics Agricoles, à travers le Projet de Transfert de Technologies aux Agriculteurs, suivant l’accord de don 2562- GR- HA. Une partie de ces fonds sera utilisée pour financer le recrutement d’un Consultant en vue de la préparation d’un manuel de procédures administratives, financières et comptables.

Objectif de la consultation.
L’objectif poursuivi à travers cette consultation est de procéder à un diagnostic de la gestion financière des projets RESEPAG et Transfert de Technologies aux Agriculteurs financés respectivement par la BM et de la BID et de définir un plan d’actions visant à améliorer cette gestion financière dans le cadre des deux projets et de produire un manuel de procédures administratives, financières et comptable.
Mandat du Consultant.

Le consultant ainsi embauché se doit de :

• Prendre connaissance et analyser les documents de projets, les manuels d’opérations et les rapports de supervision produits dans le cadre des financements Banque Mondiale et BID ;

• Prendre connaissance et analyser les rapports d’audit, les rapports de supervision et les commentaires pertinents des spécialistes de la BM et de la BID afin d’avoir l’information la plus complète possible ;

• Procéder à un diagnostic du projet en matière de procédures et politiques administratives, comptables et financières couvrant les opérations de celui-ci avec les entités nationales.

• Compléter le manuel d’opérations déjà existant par un manuel de procédures administratives et financières, en explicitant le processus, les délais et échéances du plan de passation de marché, le budget annuel, le contrôle budgétaire, la tenue de la comptabilité, les demandes de décaissement et les rapports de gestion financière. Ce manuel explicitera également les relations en termes de gestion financière entre l’unité de gestion des projets et l’opérateur chargé de gérer la relation avec les communautés locales.

• Produire des recommandations pertinentes quant à la gestion de la comptabilité incluant la charte des comptes, la trésorerie, les réquisitions, les achats, la réception et l’utilisation des biens.

• Proposer un mode de Gestion intégrée des ressources de tous types, compatibles avec les normes qui prévalent en la matière, un système d’autorisation adapté, de supervision et d’évaluation des extrants, (gestion des biens : automobile, matériels, carburants, fourniture etc..) sécurisation des actifs contre le vol, incendie, catastrophe.



• Prendre en compte les évolutions actuelles des systèmes d’information du ministère (cloud computing) et proposer des solutions pour une intégration satisfaisante des systèmes d’information comptable du projet au système ministériel.

Profil du Consultant
Le Consultant recherché devra :
♥ Posséder une expérience d’au moins 5 ans dans la gestion de projet sur financements externes ou avoir déjà réalisé des travaux similaires au cours des trois dernières années.
♥ Avoir un diplôme d’expertise comptable (CPA ou équivalent)
♥ Avoir une excellente connaissance du français
♥ Avoir une bonne connaissance des outils informatiques et des tableurs courants ou des logiciels comptables les plus courants.
♥ Avoir une bonne connaissance des normes et procédures de bailleurs tels l’IDA et la BID.
♥ Avoir une bonne connaissance des finances publiques haïtiennes (loi sur le budget et la comptabilité publique et nomenclature budgétaire).

Durée d’exécution
La consultation s’étalera sur une période de trente (30) jours ouvrables (6 semaines). La version provisoire des livrables sera présentée au plus tard quatre semaines avant la fin de la mission. Le Client aura une semaine pour produire ses commentaires. La version finale devra être présentée au plus tard une semaine après l’envoi de la version provisoire et intégrera les commentaires reçus.
Déroulement de la consultation
Sous la supervision du Coordonnateur du projet de Transfert de Technologie aux Agriculteur (PTTA) le/la Consultant (e) travaillera en étroite collaboration, respectivement, avec le Spécialiste en Gestion Financière et du Spécialiste en Passation de Marchés des projets RESEPAG et PTTA
Livrables attendus
Les livrables attendus du Consultant sont les suivants :
• Produire un manuel de procédures administratives, financières et comptable pour le RESEPAG et le PTTA

• Produire un plan d’action concernant à la gestion de la comptabilité, production de rapports financiers, de la trésorerie, du contrôle interne etc..
Localisation de la consultation
La consultation sera effectuée à Port-au-Prince, au bureau du RESEPAG et du PTTA où les différents responsables du projet lui fourniront les informations nécessaires et utiles à l’accomplissement de ses tâches. En cas de besoin, et en coordination avec le coordonateur du MARNDR, le consultant effectuera une visite de terrain afin de rencontrer des responsables départementaux de l’agriculture, les membres d’une table de concertation départementale et des associations de producteurs et ONGs.
Documents de référence
Le Consultant aura la possibilité de consulter, au besoin, tous les documents disponibles au niveau des projets RESEPAG et Transfert de Technologies qui lui seraient nécessaires dans l’accomplissement de sa mission tels que le Manuel d’Opérations, les rapports d’audit et les rapports de supervision de la Banque.