Administration Générale

• Suivi des documents administratifs au niveau des autorités administratives (règlement des factures d’eau, électricité, téléphone, internet, douanes, impôts, DST etc.)
• Accueil, accompagnement des hôtes de la FLM dans les formalités de passage et de sortie et suivi des demandes de visas ou autre documentation
• Réservation des tickets et des hôtels pour les voyages du personnel de la FLM et les visiteurs
• Formalités avec douanes, transitaires, transporteurs pour libérer les équipements et matériaux importés arrivant au port où à l’aéroport
• Préparer les contrats avec prestataires pour signature et vérification avec l’avocat en étroite coordination avec les Responsables RH et RAF (location, services etc.)
• Superviser la préparation des achats selon les procédures de la FLM
• S’assurer du respect de la loi haïtienne, le code de conduite de la FLM, et les règlements intérieurs de la FLM dans toutes les activités de la FLM
• Supervision et coordination de deux (2) cadres affectés respectivement aux achats et à la logistique.
Gestion, Réparation et Maintenance des Équipements

• Veiller à la codification, la régularité de l’entretien et réparation de l’équipement informatique, les réseaux téléphone et internet, et d’autres équipements dans les bureaux et résidences de la FLM
• Veiller au bon fonctionnement des installations d’eau, d’électricité, de téléphone, de l’internet et l’approvisionnement en gaz
• Responsable de la maintenance et la mise à jour régulière de l’inventaire de la FLM au niveau central et sur le terrain
• Superviser la bonne gestion des magasins.

Logistique

• S’assurer de la couverture des besoins en véhicule des opérations de la FLM et de la bonne gestion du parc de véhicules y compris la répartition efficace des véhicules
• Suivre l’utilisation et la bonne gestion de la consommation en carburant et régulariser l’utilisation privée des véhicules en accord avec les procédures de la FLM
• Responsable de la bonne gestion des véhicules de location y compris la gestion des contrats de location et les négociations selon les procédures de la FLM.








Classement – Archives

• L’administrateur est chargé de maintenir et tenir à jour le classement des dossiers de la FLM et selon ce classement surtout les dossiers concernant chaque catégorie de biens acquis en exonération.

• L’administrateur est chargé de la maintenance des archives selon les procédures de la FLM et la loi Haïtienne.

• Toute autre tache requise par le Représentant en rapport avec l’objet du présent contrat.

• Formation supérieure en administration et finances

• Expérience de minimum 4 ans dans une fonction administrative dans le secteur humanitaire et des ONGs.

• Maîtrise des procédures et processus administratifs et fiscaux nationaux relatifs aux ONG

• Maitrise de l’Anglais et du Français parlés et écrits

• Forte sens d’organisation, précision, intégrité, et excellentes capacités relationnelles et de communication

• Bonne maitrise des logiciels courants et appropriés

• Capacité de travailler sous pression et de façon autonome

Curriculum vitae actualisé
Lettre de présentation et motivation
Copies des diplômes certifiés
Références et contacts des précédents employeurs
Pièce d’identité
Adresse et numéro de téléphone
Certificat de bonne vie et mœurs délivré par la DCPJ