Finn Church Aid (FCA) est une des plus grandes ONG finlandaises, œuvrant dans le domaine de l’aide humanitaire et de développement. Elle apporte son aide en termes de coopération au développement, de l’aide d’urgence, et de soutien inter-églises au nom de l'Eglise évangélique luthérienne finlandaise.

Dans le cadre de ses activités en HAITI, Finn Church Aid ouvre une procédure de sélection de un administrateur/administratrice logisticien à employer à temps plein pour une durée initiale de 1 année avec 3 mois de période d’essai sous la direction du Directeur Administratif et Financier de FCA en HAITI. Le lieu de travail sera Port au Prince, avec la possibilité des déplacements occasionnels dans la région de Léogane.

Responsabilités :
I. Administration :
• Responsable du respect et de la bonne utilisation de ces procédures administratives de la FCA
• Gestion de la petite caisse et des achats, y inclus les payements des impôts locaux.
• Gestion des rapports mensuels, trimestriels et annuels pour les autorités locaux.
• Supervision de l’acquisition, l’allocation et le bon fonctionnement de tout l’équipement du bureau et des résidences de FCA.
• Gestion du personnel en général et gestion technique du personnel d’appui exemple chauffeur, assistant administrateur/log. :
1. Responsable du recrutement du personnel local
2. S’assurer que tout le personnel a un contrat de travail et une description des taches et qu’il les comprend
3. S’assurer de la revue des performances de tout le staff
4. Gestion des conges du personnel
5. Gestion des dossiers du personnel

• Suis l’évolution de la situation sécuritaire, conseille la haute direction de FCA en matière de sécurité et Supervise la mise en place des mesures de sécurité du personnel et des bureaux FCA;
• Gestion administrative des ressources humaines.
• Responsabilité sur la trésorerie (petite caisses) sous supervision
• Soutien technique pour les partenaires locaux dans le développement de leurs procédures internes, et de leurs plans budgétaires.
• Soutien à l’élaboration des procédures internes pour un bon fonctionnement du bureau et des programmes.
• S’assurer que tous les engagements de FCA sont couverts par un contrat valide (location, services, personnel, etc.)
• Appuyer les contacts avec les autres ONGs et agences étatiques
• Responsable des classements administratifs et archives
• Appuyer le bureau FCA en toutes démarches administratives
• Maintenir les listes de contacts et assurer l’induction et l’orientation de nouveaux staffs et visiteurs
• S’assurer du respect de la loi haïtienne dans toutes les activités de la FCA
• Remplacer le chef comptable en cas d’absence ;

II. Logistiques :

• Responsable du respect et à la bonne utilisation de ces procédures logistiques de la FCA;
• Achats - veille au respect des procédures administratives concernant les réquisitions, demandes d'achats et livraisons;
• Faciliter l’importation des biens FCA (documentation, autorisations, exonération, etc)
• Réceptionner les biens achetés et les distribues de manière professionnelle
• Gestion du magasinier
• Donne un appui important aux achats des projets pour les bureaux de Port au Prince et des projets et s'en charge des demandes d'achats du Bureau;
• Tenir à jour la liste des fournisseurs et des prix de produits et services (transports) disponibles à Port au Prince;
• Suivre l'évolution de toutes les demandes d'achats placés sur Port au Prince, fait le suivi jusqu'à la complétion;
• Veille à ce que le département de Finances reçoit les documents appropriés pour chaque achat à effectuer;
• Mettre à jour le tableau de suivi des achats qu'il/elle transmet à la gestion FCA;
• S'assure que les archives d'achats sont tenues à jour.


Biens / Inventaires:

• Il/Elle s'assure que tout nouveau bien entrant au bureau soit convenablement codifié;
• Contrôler les entrées et sorties de biens ou autre équipements;
• Être responsable de la réalisation et la mise à jour de l’inventaire physique du bureau à Port au Prince et sous bureau à Léogane ;

Véhicule (6 à 10 Voitures) :

• S’assurer de la couverture de besoins en véhicules des opérations FCA en Haïti et de la bonne gestion du parc de Véhicules y compris la répartition efficace des véhicules ;
• Suivre la consommation des véhicules en carburant en vue de détecter des problèmes éventuels quand nécessaire
• Responsable de la bonne gestion des véhicules de location, y compris la gestion des contrats de location et négociation des termes et conditions favorable a FCA
• Assurer la maintenance basique du matériel informatique et de communication ;

• Il/elle rapporte des incidents de sécurité à la Direction du Bureau à PauP;
• Analyser l’utilisation des véhicules à titre privé et s’assurer que les staffs paient.


III. Rapportage

• Il/Elle prépare les rapports mensuel, les analyse et transmets au Directeur Administratif et Financier, accompagné de ses commentaires.
• Le rapport comprend: consommation de carburant et synthèse des entretiens (parc de véhicules et génératrice), synthèse des achats complétés et en souffrance, inventaire à jour, remarques sécuritaires et d'autre information relevant.

- Formation supérieure en administration, comptabilité, finance ou logistique.
- Expérience de minimum 4 ans dans une fonction administrative et logistique.
- Expérience dans le secteur humanitaire et des ONG indispensable.
- Connaissance du code du travail et d’autres lois relatives au fonctionnement des ONG en Haïti
- Maitrise des processus administratifs et fiscaux nationaux relatives aux ONGs.
- Fort sens d’organisation, précision, excellentes capacités relationnelles et de communication.
- Bonne maîtrise des logiciels courants.
- Maîtrise du Français et de l’Anglais indispensable.
- Flexibilité à exécuter des taches supplémentaires selon besoins.
- Capacités de travail sous pression et de façon autonome.

Le dossier de présentation de chaque candidature doit inclure les copies de :
- Curriculum Vitae actualisé
- Lettre de présentation et de motivation pour le travail
- Références et contacts téléphoniques des précédents employeurs (toutes les référencés seront vérifiés)
- Pièce d’identité
- Adresse et numéro de téléphone