Chemonics International à la recherche d'un Office Manager pour le nouveau Improved Cooking Technology programme. Cette projet de 3 ans, financé par l'USAID, a pour but de réduire la consommation du bois et du charbon de bois ainsi que de jeter les fondements de solutions durables de cuisson visant à protéger et améliorer l’environnement.

L’Office Manager sera responsable de toute l’administration du bureau. Elle/il sera le lien entre le personnel des achats, de la logistique, et des finances. Elle/il s’assurera que le bureau ait le nécessaire pour fonctionner. Elle/il dirigera les tâches administratives quotidiennes ainsi que celles du bureau et coordonnera avec le personnel.

Les principales tâches à accomplir pour ce poste sont les suivantes :

1-Gestion Administrative
-Développer / maintenir des systèmes de bureau et de développer / mettre en œuvre des procédures d'accompagnement.
- Assurer le Respect des Règlements Internes contenus dans Le Manuel de Politique Générale et de Procédures. Mise à jour du Manuel.
- Développer / maintenir un système de classement pour les dossiers (personnel, administratifs, contractuels, techniques et programmatiques) à des fichiers électroniques et dossiers papier.
-Coordonner tous les besoins de transport du bureau et communiquer l’horaire aux chauffeurs.
-Gérer l’inventaire d’équipements, de provisions et de stock.
-Aider le personnel expatrié avec des renouvellements de visas et d'acquisition de visa de travail, au besoin.

2-Comptabilité
-Maintenir fonds de petite caisse dans le bureau, enregistrer toutes les transactions et les soldes de concilier au besoin avec le comptable du projet.
-Gérer le processus d’achat pour tous les besoins du bureau.

3-Gestion du Personnel
-Participer au processus de Recrutement du Personnel, y compris l'identification, la sélection, le recrutement, la formation et l'orientation du personnel.
-La supervision et évaluation de l’Assistante Administrative, des Chauffeurs, et des gardes, pour garantir le fonctionnement efficace du bureau.

4-Achats
-Recevoir et traiter toutes les demandes opérationnelles pour les biens ou services et est responsable jusqu'à la livraison des marchandises ou l'exécution des services (pro formas, analyse des coûts, de mémo de sélection, de l'ordre d'achat, et le rapport de réception).
-Gérer l’inventaire d’équipements, de provisions et de stock.

- Diplôme universitaire en Administration, Gestion ou un domaine connexe nécessaire.
- Minimum de trois ans d'expérience dans différents domaines de la gestion de bureau y compris le personnel, administratives, financières et la gestion des approvisionnements. Expérience de la prestation de soutien administratif et logistique à des ONG internationales préférées.
- De solides compétences interpersonnelles dans la négociation et le travail avec les experts étrangers, managers et les employés gouvernementaux et non gouvernementaux, le personnel local.
- Capacité justifiée à gérer efficacement le temps et à travailler sous pression.
- Les compétences avancées en des outils informatiques : Word, Excel, Outlook.
- Maitrise du français et du créole haïtien requis ; maitrise de l’anglais nettement préférable.