Assistant de Programme (contrat de 5 mois)
Superviseur : Conseiller Technique Sr. HIV

? Support administratif et clerical nécessaire à la planification, l’exécution et la documentation des activités de l’Unité en vue d’atteindre les objectifs du Projet.

? Suivi des décisions prises et des requêtes présentées par les partenaires et le personnel des directions sanitaires à la Direction technique et aux membres de l’Unité.

? Programmation, préparation et coordination des déplacements des membres de l’équipe et liaison avec l’Administration et les autres entités du Projet (Administration, Logistique, Finance) pour la cohésion, l’efficacité et le support nécessaires.

? Préparation et documentation des séances de travail de l’Unité et autres rencontres techniques. Préparation du calendrier et de l’agenda des réunions de l’Unité avec les partenaires et le personnel des directions sanitaires.

? Gestion de la correspondance, des dossiers et des archives de l’Unité et suivi des correspondances et élaboration d’ébauches de réponses.

? Monitoring continu des demandes faites au staff technique et de leurs réponses.

? Suivi méthodique (Monitoring) des activités en cours et des requêtes venant du niveau opérationnel.

? Réception des appels provenant des partenaires et prise de dispositions appropriées, en absence ou sur demande du Directeur de l’Unité.

? Participation aux réunions et élaboration des comptes-rendus.

? Assistance à l’Unité dans la préparation des présentations.

? Traduction de documents de l’Anglais au Français et vice-versa.

? Traductions d’articles relatifs au VIH/SIDA/TB et assurer leur distribution aux partenaires et au personnel des directions sanitaires pour leur information.

? Maintien de façon journalière d’un système de rappel et de suivi des activités en cours ou pendantes, des appels à faire, des requêtes faites etc.…

? Assistance à l’élaboration du rapport semestriel ou annuel de l’Unité

? Assistance au développement de SOW pour les STTA par les concernés.

? Suivi de réception des rapports à fournir par tous les STTA réalisés.

? Personne- ressource aux activités techniques à mener sur le terrain, sur demande.

? Participation à l’élaboration des plans techniques et à leur mise à exécution.

? Maintien à jour du tableau de bord relatif aux demandes de matériels et d’équipements de tous les partenaires.

? Etablissement et maintien en ordre d’un système de classement des documents de référence élaborés ou utilisés par l’Unité

? Suivi des requêtes de l’Unité à l’Administration pour l’acquisition des biens, matériels et services nécessaires au bon fonctionnement de l’Unité et la réalisation des activités planifiées

? Maintien a jour du tableau de bord relatifs aux demandes de materiels et d’ equipements de tous les partenaires.

? Maintien de la confidentialité des rapports et dossiers

Assistance à la Section des Contrats au besoin
• Classement des dossiers
• Préparation de Purchase Order
• Contract Monitoring
• Enregistrement des demandes de décaissement

Requis
• Diplôme en Secrétariat, formation en Administration, Gestion ou discipline connexe
• 5 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire
• Bonnes connaissances des procédures administratives de gestion de bureau, système de classement,
• Connaissance des procédures de l’USAID
• Savoir exploiter Microsoft Office, notamment Word, Excel, Power Point et Outlook.
• Capacité de rédaction et de communication en français, anglais et créole
• Être flexible et disposé à voyager sur le terrain
• Etre rigoureux, organisé, discipliné et pouvoir travaillé en équipe
• Avoir un esprit analytique et de synthèse et orienté vers l’atteinte des objectifs assignés
• Capacité d’adaptation et de travailler avec un minimum de supervision, dans un environnement pluridisciplinaire, multiculturel et assez exigeant
• Remplacer la réceptionniste et les autres Assistants de Programme au besoin