Le Warehouse Manager est un poste de leader au sein de MRD, il travaille en étroite collaboration avec le « Database Officer », et le « Commodity Compliance Officer » à PAP ; le « Reporting Commodity Officer » ; le « Shipping Coordinator » et le « Commodity Logistic Officer a Port-au-Prince». Il assure l’efficacité, la comptabilité, et l’impact des activités de Réception, Stockage et de Livraison des vivres et de tous les matériels de Programme sous la gestion de la section MRD, spécialement en ce qui a trait au programme PL-480/Titre II, ainsi que la mise en application du « 22 Code of Federal Régulations » (CFR) 221, et le « Commodity Accountability Manual » de CRS. Il tient les livres physiques et électroniques du magasin et participe à la préparation de ces rapports : « Commodity Status Report », « Recipient Status Report » les rapports de perte, etc…

ADMINISTRATION
• Superviser le (s) Warehouse(s) Officer (WO).
• Développer les plans de performance annuels et les évaluations de ses supervisés.
• Les accompagner pour l’amélioration de leur performance.
• Evaluer et satisfaire les besoins en formation du Personnel du Magasin/logistique

OPERATIONS D’EXPEDITION
• Maintenir le food pipeline de PAP à jour et correct pour les besoins de commande : Call Forwards, transferts, prêts.
• Appuyer, collaborer et coordonner avec le « Shipping Coordinator » pour tout ce qui concerne l’arrivée des vivres aux dépôts de PAP.
• Saisir dans les bases de données les réceptions de vivres/matériels de Programmes, après vérification.
• Travailler conjointement avec le « Database Officer » pour l’entrée et la mise à jour des données sur les vivres en l’aidant à obtenir les informations nécessaires.
• Prendre les mesures visant à réduire les pertes maritimes, préparer les rapports sur l’arrivée des vivres, la soumission de réclamations en cas de perte.

OPERATIONS DE RECEPTION
• S’assurer que le WO planifie efficacement les transferts maritimes, les transferts internes et les récupérations des vivres des centres.
• S’assurer de la bonne réception des vivres par le WO, c’est-à-dire la disponibilité de tous les documents d’expéditions pertinents, le remplissage des formes destinées à cet effet avec des informations fiables et précises et la présence de toutes les parties prenantes à l’opération.
• S’assurer que les irrégularités constatées par le WO lors de la réception des vivres sont bien documentées et traitées par ce dernier, les informations transmises aux responsables concernées et les responsabilités déterminées.
• S’assurer que le WO applique un système de réception des vivres bien rodé de manière à empêcher toute perte, vol sur la cour du CRS, en coordination avec le superviseur des agents de sécurité.
• S’assurer que le WO veille à ce que les représentants de l’Agence de Surestarie (Surveyor) remplissent efficacement leur part du contrat, et rapporter toute dérogation au MRM afin que les mesures nécessaires soient prises en temps opportun.
• S’assurer qu’au niveau du dépôt, toutes les transactions concernant la réception des vivres sont saisies de manière régulière et sans erreur sur la base de données Foodlog.
• S’assurer de la présence suffisante du personnel de manutention pour mener efficacement les opérations.

OPERATIONS D’EMMAGASINAGE
• Veiller à l’efficacité du travail des travailleurs journaliers engagés.
• S’assurer que le WO emmagasine les vivres dans des dépôts où un environnement sain, éclairé, ventilé, sec, à l’abri des rongeurs et des oiseaux est maintenu en tout temps.
• S’assurer que le WO emmagasine les vivres par types de commodités et par PL et que le principe FIFO est respecté. Veiller à la documentation des cas où ce principe ne peut pas être respecté.
• S’assurer que le WO met les vivres constatés avariés à l’écart et les conserve dans de bonnes conditions jusqu’à leur vente, don ou destruction.
• S’assurer que le WO tient à jour les cartes de stock, les ledger du magasin, prépare et soumet le rapport journalier des dépôts tant pour les vivres sains que pour les vivres avariés, et met à jour le disposal ledger sur Foodlog.
• S’assurer que le WO Coordonne les opérations de récupération des avaries au niveau des centres avec l’équipe du Monitoring.
• Coordonner les prêts et transferts des vivres entre le CRS Cayes, CRS –PAP et entre autres PVOs.
• S’assurer que le WO supervise les opérations de mise en disposition et/ ou la vente de vivres avariés et produit la documentation concernant tout aspect de gestion de ces avariés.
• S’assurer que les dépôts sont inspectés régulièrement par le personnel du magasin et accompagner les Moniteurs dans les vérifications mensuelles sur l’état des dépôts (interne et externe) et l’inventaire physique
• S’assurer que le WO veille à l’entretien et la propreté du dépôt. Assure la fumigation des dépôts régulièrement. Révise, vérifie et prépare pour paiement les factures de la compagnie de fumigation.
• S’assurer que le WO tient un compte séparé pour toute autre marchandise stockée au dépôt.

OPERATIONS DE DISTRIBUTION / LIVRAISON
• S’assurer de la planification, avec le Monitoring, du plan de livraison trimestriel et exécuter après approbation du MRM.
• Produire un rapport des balances de stocks aux magasins (Weekly Activity Report). Produire le Rapport Hebdomadaire sur le Statut des Livraisons pour les livraisons effectuées par les Cayes.
• Coordonner avec le « Database Officer » la préparation du Commodity Status Report (CSR) du magasin de PAP pour soumission à temps à PAP.
• Collaborer avec le RCO à préparer les certificats phytosanitaires devant accompagner les Rapports de Perte Maritime et Interne du magasin de PAP pour soumission à temps à PAP. Ces rapports sont produits mensuellement, mais soumis à USAID sur une base trimestrielle.
• Coordonner le transport privé des vivres tout en s’assurant que les camions des transporteurs privés répondent aux exigences requises pour le transport des vivres et du débarquement des conteneurs. Réviser, vérifier et préparer pour paiement les factures de ces derniers.
• Visiter périodiquement les centres lors de la livraison pour contrôler la qualité de travail des chauffeurs. En fournir un rapport à son superviseur
• Prélever des échantillons de vivres douteux et coordonner avec le MRM leur envoi pour analyse au laboratoire.
• Développer le plan de manutention/utilisation des camions de livraison.

• Licence en comptabilité/gestion ;
• Avoir de solides connaissances en gestion de stock et avoir 1 à 3 ans d’expérience dans la gestion des vivres Titre 2
• Ecrire et parler correctement le Français et Anglais
• Connaître les logiciels Microsoft Word, Excel, Access et Powerpoint
• Etre disponible pour travailler sous pression et en cas d’urgence, être disponible à travailler à des heures irrégulières

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copies diplomes) avec la mention du poste MRD-WM-1211