TITRE DU POSTE: Assistant Administratif
NIVEAU (CLASSE): NPP
LIEU D’AFFECTATION: Représentation de la FAO en Haïti - Port au Prince
DUREE: 3 Mois

Sous la supervision générale du représentant de la FAO et la supervision directe du Coordonnateur du programme et de l’office administratif du bureau des urgences et de réhabilitation, le fonctionnaire est responsable de la planification et de l’exécution des activités administratives et financières du Bureau des urgences, notamment de la coordination et de la supervision du personnel administratif et de soutien selon les exigences et la structure du Bureau. En particulier, il doit:

? Donner un appui et des avis au Coordonnateur du programme d’urgence et de réhabilitation dans le domaine de la gestion et de l’administration de bureau;
? Avoir une vue d’ensemble du travail programme d’urgence et de réhabilitation et suivre de près toutes les activités afin de garantir qu’un soutien administratif soit donné en temps opportun dans les domaines tant généraux que spécialisés;
? Préparer des calendriers détaillés, remplir des fonctions administratives et de gestion du personnel, y compris le recrutement, l’orientation, la formation et la supervision du personnel de soutien;
? Informer le personnel du programme d’urgence et de réhabilitation, le personnel et les consultants de projet au sujet de questions administratives et intéressant le personnel; assurer la liaison avec les bureaux du gouvernement hôte, les bureaux régionaux, les bureaux sous-régionaux et les divisions techniques et administratives au Siège à cet égard;
? Tenir un compte d’avances de caisse et préparer des états de dépenses mensuels;
? Contribuer à la préparation des propositions budgétaires et des estimations financières; mettre en place et exercer des contrôles financiers efficaces; agir à titre d’agent certificateur assurant la pertinence des dépenses dans les limites du budget approuvé; assister l’équipe dans la préparation des rapports financiers non-standard (procédures IFAD et FAFA et autres bailleurs de fond) ;
? Définir en détail les besoins de matériel et en organiser l’achat, l’inventaire et le contrôle;
? Assurer l’appui administratif concernant les transactions à enregistrer sur le FAS ; préparer les FA, FPA et révision budgétaires en coordination avec les chefs de projet et le siège;
? Surveiller l’application des directives de sécurité (y compris la formation et l’achat d’un matériel de sécurité) pour assurer la conformité totale du Bureau avec les Normes minimales de sécurité opérationnelle.
? Fournir un soutien administratif et opérationnel aux projets;
? S’acquitter d’autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.

CONDITIONS MINIMALES A REMPLIR

Les candidats doivent remplir les conditions suivantes:

? Diplôme universitaire dans un domaine lié à la gestion des affaires ou à l’administration publique.
? Un minimum de trois ans d’expérience professionnelle en gestion, administration, comptabilité, gestion du budget ou du personnel, y compris une expérience en supervision et une connaissance de base de la gestion du personnel
?
Connaissance courante de la langue utilisée pour communiquer avec le pays (anglais, espagnol ou français). Connaissance de la langue officielle utilisée par le gouvernement et de la langue locale parlée le plus communément.

CRITERES DE SELECTION

Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants:


? Pertinence de la longueur et de l’étendue de l’expérience acquise dans le domaine de la gestion et de l’administration de bureau, y compris de l’expérience en supervision
? Pertinence des titres universitaires dans un domaine lié à l’administration des affaires ou à l’administration publique et bonnes connaissances informatiques dans les systèmes administratifs et les progiciels standard
? Expérience précédente auprès de l’Organisation des Nations Unies et connaissance des règlements de l’Organisation des Nations Unies
? Esprit d’analyse et aptitude à l’encadrement ; aptitude à appliquer les règlements dans le domaine d’intérêt
? Capacité de communiquer de manière claire et concise
? Approche axée sur la clientèle et les résultats
? Capacité de travailler dans une équipe et d’en tirer le meilleur parti possible.

Prière de noter que tous les candidats doivent posséder une bonne connaissance de l’informatique et des logiciels de traitement de textes et doivent pouvoir travailler avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.

- Environnement de travail : multiculturel et non fumeur.
-Esprit Initiative.
-Sens très élevé de l’esprit d’équipe.
-Capacité à gérer les problèmes courants et à trouver des solutions immédiates.

Les candidats intéressés sont invités à fournir :
• Une lettre de motivation ;
• Un curriculum vitae
• Une copie certifiée conforme des diplômes et attestations.

Prière de spécifier dans votre email le poste pour lequel vous appliquez