L’objectif du poste est d’assurer un environnement physique adéquat pour le staff de CRS/Jérémie. L’Office Manager a la responsabilité d’assurer la gestion des biens meubles et immeubles de l’Institution. Il travaille en étroite collaboration avec le HoO de Jérémie et s’assure que les activités menées au sein de l’Administration soient en conformité avec les politiques et procédures en vigueur.
Assurer la gestion de la flotte des véhicules de CRS/Jérémie conformément aux politiques et procédures de gestion et d’utilisation des véhicules en vigueur. Gérer toute documentation en rapport avec la gestion des véhicules, leur entretien et réparation en garage externe de même que leurs papiers légaux.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES :

A.- Gestion administrative

Assurer la gestion physique du bâtiment et le bon fonctionnement de ses équipements

1. S’assurer que les locaux, la cour, le parking et toute la propriété soient propres et prendre les mesures appropriées.
2. Identifier toute détérioration physique du bâtiment et s’assurer de leur maintenance et/ou leur réparation.
3. S’assurer que le système d’éclairage du bureau est fonctionnel : changer les lampes défectueuses au besoin.
4. Entretien des matériels /équipements du bureau: Génératrice, inverters, extincteurs, distributeurs d’eau, peintures internes et externes, sanitaires, meubles, toitures, réfrigérateurs etc.)
5. Superviser tous les travaux réalisés par les ouvriers contractuels ou externes: électricien, plombier, maçon, menuisier et s’assurer qu’ils sont effectués suivant les spécifications données et assurer le suivi de paiement auprès de l’Assistante a l’Administration.

6. Faire le suivi périodique de l’entretien des équipements et s’assurer que toutes les informations nécessaires ont été portées sur les fiches d’entretien des appareils électriques et assurer leur classement chez le COM.
7. Faire la demande de carburant pour le fonctionnement du Bureau et des véhicules.

8. Gérer les extincteurs du Bureau de Jérémie. Veiller à leur entretien et à leur remplacement au besoin.

9. Assurer la supervision et participer à la formation des agents de sécurité.

10. Suivre le mouvement des biens : Transfert, Mise au rancart, prêt, vous assurer de leur classement et Participer annuellement dans le processus d’inventaire.

11. Superviser et faire le review de la petite caisse pour l’approbation du HoO.

B.- Gestion des véhicules

1. Coordonner avec le Fleet Management des Cayes pour mettre à jour les documents et les plaques d’immatriculation des véhicules de CRS/Jérémie.

2. Tenir un dossier pour les véhicules, Assurer leur vérification, le soin et la propreté des véhicules etc., et assurer que les informations sont classées.

3. Préparer les bons de carburant pour l’approbation du HoO et préparer mensuellement le rapport de consommation à acheminer au Bureau des Cayes.


4. En cas d’accident, s'assurer que l’employé dresse un rapport d’accident et que le suivi nécessaire est fait auprès de l’OAVCT immédiatement après l’accident.

5. Coordonner l’entretien et la réparation des véhicules avec le Fleet Management des Cayes

6. Renouveler au besoin le board des véhicules. S’assurer que les équipements sont disponibles et fonctionnels et Coordonner leur entretien et/ou leur réparation.

7. Accomplir toutes autres tâches en rapport avec vos aptitudes, connaissances et selon les besoins désignés par votre superviseur.

QUALIFICATIONS:

• Licence en Gestion
• Avoir au moins trois (3) ans d’expériences dans un poste similaire
• Avoir une bonne connaissance en informatique : Word, Excel
• Bonne capacité d’organisation /Faire preuve d’initiative
• Avoir une bonne aptitude en communication orale et écrite
• Bonne connaissance du français et de l’anglais.
• Capacité de travailler sous pression
• Petites connaissances techniques (un plus)

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copies diplômes,) avec le titre du poste