SAVE THE CHILDREN HAITI RECHERCHE UN
WASH ADMIN/LOG ASSISTANT
POSITION BASEE A PORT-AU-PRINCE FIELD OFFICE
DUREE : SIX (6) MOIS

RESUME DU POSTE:

WASH Administrative and Logistic Assistant est responsable de la coordination administrative et logistique du secteur avec les autres secteurs principalement l’Administration.

RESPONSABILITES ET TACHES SPECIFIQUES:

• Faire la coordination des réunions et des formations du personnel, mais aussi les réunions avec les partenaires.
• Maintenir le calendrier des réunions, et le calendrier de voyage pour le personnel et les partenaires de WASH, fournir des informations d'ordonnancement pour le personnel les afficher sur le babillard du secteur ou les acheminer par voie électronique.
• Préparer les comptes rendus de réunions, la correspondance et les rapports.
• Servir de contact principal pour toutes communications relatives à des réunions de programme ou de secteur, les formations : préparation des invitations, confirmations, listes de participants, matériel de formation, réservations de chambres, restauration, et autres services connexes, tel que requis.
• Elaborer des plans d’approvisionnement, de distribution et d'achats locaux lorsque cela est nécessaire.
• Maintenir des contacts étroits avec le service achat / logistique pour s'assurer que les fournitures WASH et autres matériels sont réellement livrés à l'entrepôt et en temps opportun.
• Soutien et suivi de toutes les demandes de service auprès de l'Administration et des Finances.
Aider l'Administration dans la distribution des fournitures de bureau; aider à tenir des registres sur les stocks et la planification des commandes mensuelles de fournitures de bureau et assurer la gestion du matériel en stock.
• Contact et suivi avec l'Administration tel que requis pour résoudre les problèmes avec les ordinateurs, téléphones, logiciels, imprimantes réseau, scanners, email, site, et d'autres matériels.
• Assurer la correspondance interne et externe au besoin.
• Répondre et transférer des appels téléphoniques entrants vers le secteur WASH, prendre les messages et gérer les demandes de routine
• Mise à jour et maintenance du calendrier en ligne du bureau du secteur WASH afin d'inclure les déplacements sur le terrain, les réunions, les formations et les événements spéciaux.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCES:
• Diplôme de Secrétariat ou d’Administration d’une école reconnue.
• Expérience de 2 à 3 ans de préférence dans une ONG.
• Compétences informatiques (Microsoft Office : Word, Excel, Powerpoint).
• Capacité de travailler en équipe
• Capacité de travailler sous pression
• Connaissance des logiciels : Word, Excel, Power point
• Capacité de parler et d’écrire aisément le français le créole et l’anglais.

CV, lettre de motivation et copie des diplômes/attestations