A partir d’août 2011, Handicap International met également en œuvre le RRM (Mécanisme de Réponse Rapide) en partenariat avec UNICEF dans les départements de l’Ouest (hors zone métropolitaine), du Sud-est et des Nippes, pour 25 000 bénéficiaires directs. Ce projet s’inscrit en appui aux initiatives de l’Etat Haïtien de préparation et de réponse aux urgences, notamment climatique (cyclone, inondations, etc.)
Le programme répond à un double objectifs de :
1 : Renforcement de la préparation aux urgences, qui se traduit par un soutien aux acteurs locaux et au plan de contingence de la DPC. Une veille humanitaire est également assurée par la réalisation d’évaluations rapides, sectorielles et/ou multisectorielles dans les zones vulnérables ou affectées par une catastrophe naturelle ou une épidémie.
Type d’activités : Mise en place de stocks de contingence. Identification et positionnement des ressources et freins logistiques pour répondre en cas d’urgence humanitaire. Identification et cartographie l’ensemble des partenaires locaux. Elaboration d’une méthode d’analyse des vulnérabilités aigües et définition des seuils d’intervention avec les différents partenaires notamment les clusters nationaux. Mise en place d’évaluations post-intervention. Conduite d’évaluations multisectorielles, de missions, de veille humanitaire sur les lieux de crise en moins de 72h.
2 : Une capacité de réponse multisectorielle d’urgence à destination des populations les plus vulnérables et atteintes par une catastrophe naturelle ou une épidémie, à travers la mise en place d’interventions rapides dans les secteurs-clefs de l’eau, l’hygiène et l’assainissement, la santé, la nutrition, l’éducation et la protection.
Types d’activités : Recensement des populations vulnérables selon leur degré de vulnérabilité. Apport d’eau d’urgence et assainissement. Réponse aux épidémies déclarées d’origine hydrique (type choléra). Sensibilisation et promotion de l’hygiène. Coordination avec les acteurs locaux et les autres partenaires WASH. Réhabilitation de salles de classes. Distribution de kits élèves, kits enseignants, kits didactiques et/ kits récréatifs. Donations d’items NFI de première nécessité aux Centres/Postes de santé et Structures d’accueil/protection. Sur les lieux de déplacement des populations, mise en place de sensibilisation par des groupes de discussion sur les problématiques de protection des plus vulnérables. Adaptation des réponses apportées pour les plus vulnérables.
Fonctions
II/ DESCRIPTION DU POSTE
D’une manière générale, l’Adjoint au Chef de Projet (CdP) RRM sera amené à seconder ce dernier, dans l’ensemble de ses tâches, internes et externes. Il apportera également un soutien technique aux équipes terrain.
I. RELATIONS HIERARCHIQUES :
- L’Adjoint au CdP RRM travaille sous la responsabilité et la supervision directe du Chef de projet RRM
- Il a sous sa responsabilité hiérarchique directe le Responsable de Bases de données et cartographie.
II. RELATIONS FONCTIONNELLES :
- En interne, l’Adjoint au CdP RRM entretient des liens fonctionnels avec :
1. Les Responsables de Volets techniques (logistique, WASH et Vulnérabilités) expatriés et leurs assistants ;
2. Les équipes multisectorielles de terrain (en particulier, avec les chefs d’équipes)
- Il travaille en étroite collaboration avec tous les autres services de la Mission, particulièrement :
1. L’ensemble des équipes du projet RRM ;
2. Les services logistiques et administratifs des bases de Petit Goâve et Port-au-Prince ;
- En externe, il est régulièrement en lien avec :
1. Les acteurs locaux (autorités locales et acteurs de la société civile) ;
2. Les partenaires du projet RRM (internationaux et nationaux) ;
III. LOCALISATION DU POSTE :
Le projet s’étend sur les Départements de l’Ouest (hors Région métropolitaine), du Sud-Est et des Nippes. La base d’affectation de l’Adjoint CdP RRM sera à déterminer avec la mise en place du projet mais il est à prévoir un partage du temps entre les bases de Port-au-Prince, de Petit goâve, ainsi que de nombreux déplacements de plusieurs jours sur les terrains d’intervention des trois départements de référence.
Il peut également être amené à se déplacer sur l’ensemble du territoire haïtien si cela lui est demandé et est nécessaire au projet.
IV/ PRINCIPALES RESPONSABILITES :
L’adjoint CdP RRM assume les responsabilités suivantes :
1. Participe à la planification, gestion et suivi des activités du projet ;
2. Systématise le recueil d’informations contextuelles sur l’ensemble des départements de référence (informations politico – sécuritaires et humanitaires) ;
3. Est force de propositions concernant la stratégie du projet selon l’identification des besoins dans les zones d’interventions ;
4. Assure un travail conjoint (intégration) des différents volets du projet durant tous les processus de diagnostic, conception et intervention ;
5. Est garant de l’application et du respect des règles de conduite et procédures HI (éthiques, sécuritaires, administratives et logistiques) par les équipes RRM.
V. DESCRIPTION DES TACHES :
1) Gestion opérationnelle du projet
Sous la supervision directe du CdP RRM, l’adjoint :
a) Général
Contribue à la conception des outils de mise en œuvre et de suivi d’activités et veille à leur bonne maîtrise et utilisation par les équipes RRM (pour cela, dispense des formations spécifiques aux équipes à début de projet ainsi que des séances de recyclage) ;
Contribue à la préparation et à l’animation des ateliers thématiques et groupes de travail pour la préparation des activités du projet ;
Centralise les planifications de chaque volet opérationnel (hebdomadaire, mensuelle et à fin de projet) et les transmets une fois traité, au CDP RRM ;
Supervise au quotidien, la bonne réalisation des activités sur le terrain et remonte tout problème constaté, selon les procédures et schémas de communication en vigueur (en faisant preuve d’initiatives concernant les solutions à apporter) ;
Est force de proposition concernant les réorientations ou nouvelles propositions d’activités, sur base des besoins constatés sur les zones d’intervention et en lien avec les équipes ;
Appuie la mise en œuvre du projet et s’assure de la capacité d’action des équipes RRM ;
Est force de proposition pour mettre en place de nouvelles opérations ; le cas échéant, appui la mise en place des évaluations pour développer de nouvelles actions et assurer le travail de propositions de projets.
b) Volet Veille et analyse du contexte humanitaire
Contribue à la mise en place d’un système de veille humanitaire dans les secteurs clés du projet (WASH, Education, Santé, Nutrition, Protection) basé notamment sur un important réseau de points focaux dans les Départements de référence HI ;
Au quotidien, centralise et traite l’ensemble des informations sectorielles transmises via les différents canaux d’information nationaux (de contacts et d’informations hebdomadaires auprès des ONG locales et internationales, autorités locales…). Sur base de prises de contacts doivent être téléphoniques et physiques ;
Evalue et analyse les problématiques humanitaires d’urgence liées aux risques climatiques (catastrophes naturelles) et épidémiques dans les départements cibles du projet et les diffuse sur une base hebdomadaire à l’ensemble des Référents techniques et assistants du projet ;
Identifie les besoins prioritaires (urgence aigüe) selon les secteurs de compétence et alerte le CdP RRM et les différents Responsables techniques RRM (WASH, Vulnérabilité, Logistique) ;
En lien étroit avec le CdP RRM, relaie aux partenaires locaux les informations clés pouvant les intéresser ;
c) Volet Renforcement des capacités des partenaires locaux
A début de projet, appui la mise en place du diagnostic communautaire et de compétence, réalisé auprès des acteurs locaux dans l’optique d’un partenariat à venir ;
Contribue au traitement des informations suite au diagnostic et à la définition/ création des modules de formation à mettre en œuvre, sur la durée du projet ;
Appui les partenaires dans l’utilisation des outils HI/ RRM de reporting suite aux interventions mises en œuvre de façon semi opérationnelle, par les partenaires locaux.
d) Soutien aux équipes terrain
Soutien aux équipes terrain dans la rédaction des rapports d’évaluation / d’intervention ;
Peut être amené à participer aux missions d’évaluation / monitoring sur le terrain dans une logique de remplacement ou d’appui/ conseil ;
Soutien aux Référents techniques, pour les correspondances externes et les réponses aux demandes d’assistance ou de partages d’informations (rédaction réponses, les faire signer, transmission aux destinateurs) ;
e) Volet Monitoring/ évaluation des interventions
S’assure de l’adéquation entre la réponse humanitaire RRM et les résultats/recommandations des évaluations ;
Supervise la saisie et le traitement des données opérationnelles par le Responsable de Base De Données (BDD) et contribue à leur analyse ;
Contribue au monitoring de l’état d’avancement des activités pour chaque activité en lien avec les budgets, cadres logiques et plans de travail, et en lien étroit avec chaque Responsable technique de volet ;
2) Gestion des ressources humaines :
Sous la supervision directe du CdP RRM, l’adjoint :
Est impliqué (à la demande), dans les processus de recrutement des équipes du projet ;
Est garant du respect des procédures en vigueur au sein d’HI pour ce qui concerne l’identification des personnels journaliers en collaboration avec les équipes, sur base de critères de sélection définis à début de projet ;
Contribue à la bonne intégration des nouveaux arrivants au sein de l’équipe RRM, en appuyant leur formation concernant les procédures en vigueur et les activités en cours, et en assurant le briefing général ;
Appuie et supervise le travail du Responsable de Bases de Données (placé sous sa responsabilité hiérarchique directe), remonte au CdP RRM les difficultés rencontrées par ce dernier, et est force de propositions pour la résolution des problèmes ;
Assure le management et l’encadrement quotidien du Responsable de base de données (réunion de suivi, accompagnement personnalisé, recadrage, évaluation, etc.) ;
Réalise l’évaluation des membres de l’équipe placés sous sa responsabilité directe, selon les formats et les échéances en vigueur chez HI ;
Apporte un appui au CdP RRM sur l’organisation et l’identification des besoins en formation du personnel ;
3) Représentation et coordination externe
Externe :
En lien étroite avec le CdP RRM ou par délégation de la part de ce dernier, l’adjoint CdP RRM:
Assure une représentation et un lien opérationnel avec les différents partenaires du projet (UNICEF, autres partenaires RRM, DPC, …) ;
Représente HI auprès de la communauté humanitaire et des acteurs locaux (Clusters, autorités locales…)
S’assure de la cohérence du discours RRM auprès des partenaires (rappel du mandat, exemple positionnement en urgence et vulnérabilité aiguë ; rappel des principes d’action exemple ; rappel des limites de capacités, exemple responsabilisation des autres acteurs – ONGs, bailleurs, autorités) ;
Mène des actions de plaidoyer auprès des différents partenaires humanitaires pour mettre en place une réponse complémentaire dans la réponse apportée par HI ;
Interne :
Participe aux différentes réunions de coordination du projet (selon périodicité définie à début de projet) ;
Assure un rôle de médiateur et de facilitateur, pour garantir une cohérence entre les différents volets opérationnels du projet (WASH, Vulnérabilité, Logistique) ;
Joue un rôle de facilitateur entre les équipes RRM et les autres Départements des bases HI de PG et PAP (administration, Chef de projet, autres pôles projet), et assure une remontée ou une redescente des informations, selon les besoins ;
4) Reporting et gestion de l’information
Sous la supervision directe du CdP RRM, l’adjoint :
-Externe :
Appui la diffusion des différents rapports au sein de la communauté internationale (comme défini dans le projet) ;
Participe à la préparation et à l’écriture des rapports bailleurs dans le respect des échéances.
-Interne :
Assure un reporting (écrit et oral) régulier de ses activités auprès du CdP RRM ;
Contribue à la rédaction des SITREP mensuels opérationnels et des rapports hebdomadaires des Référents de pôle ;
Rédige le rapport hebdomadaire lié à ses activités dans le respect des échéances ;
Rédige les comptes rendu des réunions (bailleurs, autorités locales, ONG…) auxquelles il assiste en tant que représentant de l’organisation ;
Réalise un travail conjoint avec le CdP RRM de mise à jour à des outils de suivi qualitatif et quantitatif du projet (CAAM…) ;
S’assure du respect du reporting opérationnel par les différents Référents techniques/ Responsables de volets du projet (rédaction et envoi dans les temps impartis) ;
Met régulièrement à jour – en lien avec les équipes terrain – l’archivage papier et informatique de l’ensemble de la documentation opérationnelle (rapports ; listes de bénéficiaires ; etc.)
5) Gestion administrative, financière et logistique
Sous la supervision directe du CdP RRM et en bonne coordination avec les services Administratifs et Logistiques mission :
Veille à maîtriser, respecter et faire respecter l’ensemble des procédures HI (logistiques, administratives) et des processus de travail et coordination mises en place sur la mission auprès des équipes ;
Au quotidien, participe au suivi administratif opérationnel du projet: application des outils de suivi proposés par le CdP RRM afin de garantir un suivi quantitatif et qualitatif des projets de manière ;
Participe mensuellement aux réunions de suivi budgétaire du projet ;
Est en charge de la compilation du planning des déplacements hebdomadaires (selon les formats existants) pour l’ensemble des équipes du projet et de sa transmission chaque vendredi au Référent du Volet logistique.
6) Sécurité des équipes et Code de conduite
Est garant de la bonne compréhension et l’application par les équipes RRM, des procédures et règles de sécurité en vigueur chez Handicap International ;
Est particulièrement vigilant quant à la connaissance et au respect par les équipes du règlement intérieur, notamment sur les aspects déontologiques et éthiques relatifs au respect et à la protection des bénéficiaires ;
Remonte immédiatement au CdP RRM tout manquement aux règles HI, constaté ou soupçonné au sein des équipes ;
Remonte immédiatement au CdP RRM tout incident sécuritaire impliquant les équipes HI ou pouvant avoir une incidence sur les activités en cours ;
Liste non-exhaustive, pouvant amener a la réalisation de tâches et missions diverses sur demande expresse de vos supérieurs et responsables hiérarchiques.
Qualifications Requises
VI. NIVEAU DE COMPETENCES :
- Compétences techniques requises (diplômes, certificats, expériences, langues parlées, informatique…)
1. Diplôme Supérieur en Sciences Sociales, Relations Internationales, Environnement et Développement, Gestion de projet reconnu par l’Etat Haïtien ;
2. Expériences antérieures significatives de travail à un poste équivalent ;
3. Expérience significative de management d’équipe ;
4. Connaissance en matière de développement et d’action humanitaire ;
5. Expérience dans les secteurs sociaux ou médicaux serait un plus ;
6. Très bonne capacité d’expression et de rédaction (Français et créole, l’anglais serait un plus) ;
7. Compétences informatiques : Word, Excel, connaissance des bases de données serait un plus ;
8. Autonomie, capacité d’organisation et grande rigueur dans le travail ;
- Compétences humaines requises (travail seul ou en équipe, capacité à gérer une équipe, charge de travail, travail en contexte isolé…)
1. Autonomie, capacité d’organisation et grande rigueur dans le travail ;
2. Grande flexibilité et adaptabilité (beaucoup de déplacement et conditions de vie spartiate lors des interventions dans les zones reculées) ;
3. Capacité à travailler en équipe ;
4. Bon charisme et relationnel.
Conditions particulières
Handicap International est pour l'égalité des chances. De ce fait, nous encourageons les femmes et les personnes en situation d'handicap à postuler.
Conditions de travail
CONDITIONS GENERALES DU POSTE :
- Début: Septembre 2011
- Type de contrat : CDD
- Horaires : base horaire de 48h par semaine mais il est demandé à l’employé d’être flexible
- Prime de transport, 2 jours de congés par mois, assurance santé
- Localisation : Répartition du temps entre PAP, Petit Goâve et les Départements de référence
- Déplacement géographique : Départements de l’Ouest, du Sud-est et des Nippes
