Objetivo general del cargo

Planear, coordinar, implementar y controlar la prestación de servicios administrativos, de acuerdo con las políticas, procedimientos y presupuesto emanados de la Vicepresidencia Administrativa, garantizando que los servicios solicitados se presten de acuerdo a lo que la organización requiere y contribuyendo a la racionalidad del gasto y a la satisfacción del personal.

Responsabilidades/Actividades

• Implementar planes de trabajo, teniendo en cuenta los lineamientos de la Gerencia de Servicios Administrativos y la Vicepresidencia Administrativa, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos y políticas organizacionales y asegurar un adecuado manejo de recursos.
• Identificar y presentar proyectos de mejoramiento de los servicios administrativos para optimizar las operaciones, el uso de recursos y la calidad en la prestación de los mismos.
• Elaborar análisis y apoyar la negociación y seguimiento de los contratos de servicios administrativos (aseo, transporte de personal, alimentación de empleados, mantenimiento general de edificios y zonas verdes, construcciones y edificaciones, archivo, mensajería, mantenimiento de vehículos de uso administrativo, telefonía fija y celular, viajes, dotación, administración de bienes muebles, servicios de recepción y atención telefónica, etc.) de Argos para optimizar los recursos asignados y los procesos relacionados.
• Realizar la interventoría a los contratos de servicios administrativos para asegurar su adecuada ejecución.
• Negociar los contratos de servicios administrativos que se requieran a nivel regional.
• Coordinar con cada uno de los proveedores de servicios los informes estadísticos e indicadores mensuales de cada uno de los servicios
• Establecer los acuerdos de Niveles de servicio en cada contrato, para determinar el alcance del servicio, los tiempos de respuesta y costos requeridos por el cliente interno y tomar las acciones necesarias
• Administrar áreas y recursos comunes (oficinas, zonas comunes, aseo, jardinería, flota vehicular, etc.) de las plantas y/o sedes administrativas para asignar puestos de trabajo, mantener edificios y zonas comunes en óptimas condiciones.
• Administrar bienes inmuebles (no productivos) y bienes muebles de la planta y/o sedes administrativas tales como equipo de oficina, muebles y enseres, para responder a los requerimientos de adecuación de espacios, adquisición de muebles y conservación de los mismos.
• Identificar necesidades de servicio que no estén atendidas y sean responsabilidad del área.
• Identificar, analizar, evaluar los riesgos de las Plantas y / o sedes Administrativas, para mitigar los riesgos.
• Presentar informes de gestión para facilitar la toma de decisiones
• Elaborar y controlar el presupuesto de servicios administrativos para garantizar la adecuada utilización de los recursos de la organización.
• Comunicar a todo el personal de planta y corporativo, las estrategias y objetivos del Plan Nacional de Servicios Administrativos, para dar a conocer los servicios que ofrece, los planes de mejoramiento y el alcance de los mismos.
• Documentar, estandarizar e implementar los diferentes procedimientos de Servicios Administrativos para garantizar la continuidad de los procesos.

Formación: Profesional de carreras administrativas y afines

Conocimientos técnicos: Control Presupuestal
Sistemas de gestión y seguridad
Administración de personal
Habilidades de negociación y organización
Nivel medio de Ingles
Experiencia: Mínimo 3 años en cargos administrativos o afines con personal a cargo