L’Office Manager sera responsable de toute l’administration du bureau. Elle/il sera le lien entre le personnel des achats, de la logistique, et des finances. Elle/il s’assurera que chaque bureau ait le nécessaire pour fonctionner. Elle dirigera les tâches administratives quotidiennes ainsi que celles du bureau et coordonnera avec le personnel.

Les tâches comprennent:

1- Gestion Administrative
• La supervision de la Réceptionniste, des Chauffeurs, et le Personnel de Maintenance et de Mécanique , pour garantir le fonctionnement efficace du bureau .
• Coordonner tous les besoins de transport du bureau et communiquer l’horaire aux chauffeurs.
• Par l’intermédiaire du personnel de maintenance, s’assurer que toutes les installations du bureau soient en bon état de marche.
• L’établissement et le maintien des systèmes d’achats et de logistique selon les normes de la CHF et du donateur.
• Entreprendre toutes les activités de logistique nécessaires.
• Gérer l’inventaire d’équipements, de provisions et de stock.
• Gérer le processus d’achat pour tous les besoins du bureau.
• Gérer et enregistrer l’usage et l’entretien du parc automobile.
• Gérer les contrats et paiements de loyer du bureau.
• Produire des rapports mensuels et trimestriels pour le Directeur Administratif et Financier.

2- Gestion du Personnel
• Mise en place de la Structure Actuelle des Ressources Humaines
• Participer au processus de Recrutement et de licenciement du Personnel
• Gestion Physique des Dossiers du Personnel (Régulier et Consultant)
a) Constitution du dossier de tous les employés de la CHF INTERNATIONAL.
b) Documentations, Classements et mise à jour de tous les dossiers des Employés
• Assurer le suivi de toutes les correspondances.
• Mise à jour du Manuel de Gestion du Personnel
• Assurer le Respect des Règlements Internes contenus dans le Manuel
• Elaboration de la forme d’évaluation du Personnel, mise à jour et suivi
• Gestion de la planification des congés annuels.
• Elaboration du Payroll à chaque quinzaine en tenant compte de tout mouvement et de toutes les variations du Personnel.
• Support technique à tous les employés.
• Informer et Orienter tous les employés en cas de besoin.

Les fonctions mentionnées au-dessus ne font pas partie de toutes vos fonctions au CHF International . La CHF réserve le droit de changer et de mettre à jour les descriptions de poste à n’importe quel moment.

• Le candidat doit écrire et parler couramment le français et l’Anglais.
• Diplôme en Gestion Administrative.
• Bonnes Connaissance en Comptabilité.
• Bonnes connaissances des outils informatiques.
• Capacité justifiée à gérer efficacement le temps et à travailler sous pression .
• Expérience étendue dans la logistique, y compris la gestion et l’achat d’inventaire , et la gestion de véhicules.
• Expérience antérieure de travail avec et de gestion de logistique pour les contrats de l’USAID un plus.
• Capacité à bien travailler sous pression et en réponse aux besoins.
• De solides compétences interpersonnelles dans la négociation et le travail avec les experts étrangers , managers et les employés gouvernementaux et non gouvernementaux, le personnel local.

Sous pression

Lettre de couverture, CV, copie diplomes et certificats