Development Innovations Group Haïti (DIG-Haiti) recherche un Office Manager expérimenté pour son bureau situé à Pétion-Ville. DIG-Haiti est une mise en œuvre du Programme de Renforcement des Capacités d'Aide et d'Urgence (ECAP), qui amène des professionnels qualifiés de la diaspora haïtienne spécialisé en planification urbaine, architecture et d’ingénierie, à travailler sur les priorités de la reconstruction nationale avec les ministères du gouvernement national et les municipalités locales.

Ressources Humaines
1.- Maintenir un système de classement pour les dossiers du personnel, y compris copies des contrats des consultants, contrats de travail, feuille de temps et feuille de présence
2.- Gérer le processus de recrutement ; consultants et employés
3.- Superviser le travail et toutes les tâches assignées au personnel sous sa supervision
4.- Traiter les demandes de paiement pour tous les employés d'entretien (maison et de bureau)

Achats
1.- S'assurer que les procédures appropriées soient suivies sur les documents préparés pour tous les achats
2.- Maintenir un dossier physique et un sauvegarde électronique de tous les dossiers d'approvisionnement
3.- Tenir un registre des frais de bureau récurrents et planifier un calendrier de paiement
4.- Etre en alerte pour tous les renouvellements de contrats pour les services de bureau tels que: loyer, assurance, entretien, etc. et préparer les demandes de paiement avant les dates d'échéance
5.- Etre un point de contact pour les fournisseurs de services et de biens
6.- Etre en coordination avec le comptable sur tous les paiements des services fournis aux maisons et au bureau et les enregistrer
7.- Préparer le budget d’opération, les demandes de prélèvement, et s’assurer de l’envoie des documents au bureau centrale ainsi que le rapport des dépenses mensuelles en coordination avec le Comptable

Bureau de Gestion
1.- Etre attentif aux opérations du bureau et conseiller le Directeur général sur tous les problèmes et / ou améliorations nécessaires à apporter
2- Elaborer toutes les correspondances et maintenir un système de classement adéquat
3.- Planifier et coordonner tous les évènements du bureau
4.- Gérer / superviser les contrats de service Internet et de maintenance du système informatique
5.- Aider le Directeur général en interprétation et traduction

• Au moins 5 ans d'expérience dans un poste supérieur en gestion de bureau / administration
• Flexibilité et capacité à travailler de concert en équipe
• Leadership et normes éthiques élevées
• Bonne connaissance du créole, français et anglais