Le Groupe de la Banque mondiale s'est engagée à réaliser la diversité en termes de race, sexe, nationalité, culture, et contexte éducatif. Les personnes handicapées sont également encouragées à postuler.
Dans le cadre de l'Amérique latine et Caraïbes (LCR), LCCHT est l'Unité de gestion du pays (CMU) chargé de superviser le programme de la Banque mondiale en Haïti. L'Envoyé spécial pour Haïti (qui remplit en outre le rôle de Gestionnaire pour le pays) est basé à Port- au- Prince.
Le bureau d’Haïti est en transition à un bureau de taille moyenne avec environ 34 employés et un flux abondant de missions entrant. En mai 2011 il y avait une moyenne de plus de 20 membres de missions à Port au Prince. Le programme de prêt est composé d'environ 23 opérations représentant des engagements d'environ $ 363 millions. Dans les années à venir LCCHT soutiendra la fourniture et la mise en œuvre de grands projets de reconstruction liés à l'attribution exceptionnelle de l'IDA de $500 millions accordée à Haïti.
LCCHT est à la recherche d'une adjointe exécutive à fournir un soutien administratif de haute qualité à l'Envoyé spécial de LCCHT. L'adjoint exécutif relève directement de l'Envoyé spécial et assume la responsabilité globale de gérer la qualité, la rapidité et l'exhaustivité des fonctions administratives et de soutien au client, leurs liaisons connexes, et le respect des procédures et normes de la Banque dans le bureau. L'adjoint exécutif supervisera deux personnel ACS et autour de six ETT / STT.
Fonctions
Soutien à l'envoyé spécial, y compris:
• Planification de réunions et de rendez-vous, assurant la gestion du temps efficace et efficiente
• Préparation des dossiers de tous les documents pertinents pour les réunions et les voyages de
l'Envoyé spécial
• Rédaction et finalisation indépendant de la correspondance tel que demandé par l'Envoyé spécial
• Prendre des minutes de réunions clés, tel que demandé par l'Envoyé spécial
• Initier et coordonner les arrangements de voyage et d'hôtel pour l'Envoyé spécial
• Gestion des informations confidentielles et sensibles avec un bon jugement, de tact et de discrétion,
et en redirigeant les demandes aux sources appropriées
• Assurer la livraison dans les délais et le contrôle de la qualité des sorties à la signature du gérant, dans
le respect des directives administratives et opérationnelles
• Répondre aux demandes des responsables gouvernementaux de haut niveau
Bureau de coordination, y compris :
• Assurer la bonne marche des travaux de soutien administratif et des procédures connexes avec les collègues du bureau et du siège
• Planifier, organiser, coordonner et surveiller le flux du programme de travail du bureau
• Assurez et faciliter la communication entre la direction et autres membres du personnel au sein du
bureau
• Participer en tant que membre de l'équipe de gestion du bureau
• Développer et maintenir un réseau efficace de contacts avec des responsables gouvernementaux, les partenaires au développement, la société civile, universités, entreprises, le siège et autres bureaux de la Banque.
• Guider le personnel à travers le CMU sur des questions administratives et autres questions ad hoc
• Coordonner les systèmes TRS et LARS (congé) pour le CMU
Coordination du travail de les ACS, y compris :
• Attribution de travail à l'ACS, en coordination avec les chefs d'équipe, assurant une couverture appropriée, en ajustant les niveaux de dotation à l'évolution des besoins d'affaires
• Superviser le personnel ACS, y compris l'encadrement, la formation et le mentorat
• Organiser régulièrement des discussions avec le personnel ACS
• Fournir une orientation générale et de la rétroaction au personnel ACS, dans le cadre du processus de gestion du rendement (OPE), ainsi que des contributions obligatoires comme « autre critique »
• Coordination des ressources d'apprentissage et orientation sur les besoins en formation pour le personnel ACS dans le bureau, en consultation avec la direction et le Coordonnateur de l’apprentissage de l’ACS RLT
Administration des processus de ressources humaines du bureau, y compris :
• Assurer et soutenir la mise en œuvre en temps opportun des processus Ressources Humaines au niveau du Bureau, sous la direction de l'équipe de RH pertinente au siège
• Coordination du processus d'OPE au bureau
• Coordonner la logistique pour le recrutement et la nomination de tous les agents recrutés localement
• Participer à l'organisation de panels de présélection et d'entrevue
• Orientation de tous les nouveaux employés recrutés localement
• Coordination du déménagement de l'ensemble du personnel recruté au niveau international, en et hors d'Haïti, en collaboration avec le Centre de mobilité globale et la gestion des ressources, GSD et les équipes informatiques
Les responsabilités institutionnelles et régionales, y compris
• Participer activement en tant que membre de l'ACS RLT à la mise en œuvre des initiatives régionales ACS
• Organiser et coordonner des événements majeurs et des programmes d'apprentissage, notamment des conférences, des ateliers, des réunions de bailleurs de fonds, etc
• Participer aux initiatives interrégionales du LCR ACS
• Participer à des activités organisée par d'autres entreprises en dehors du bureau
Qualifications Requises
Éducation Minimum: Diplôme d'études secondaires.
- Minimum d'expérience pertinente: 5 ans (interne); 7 ans (externe).
- Connaissance et expérience des politiques de la Banque et des procédures à la fois administrative et opérationnelle, ou démontré la capacité de saisir rapidement et à comprendre les procédures et les processus de travail. La connaissance de la préparation et supervision des projets de la Banque est un plus.
- Excellentes aptitudes interpersonnelles et en communication, avec capacité d'interagir avec tact avec les clients et le personnel à tous les niveaux; capacité reconnue à exercer un bon jugement dans les relations interpersonnelles à tous les niveaux, à l'intérieur et l'extérieur de la Banque, et dans la manipulation d'informations confidentielles et sensibles.
- Excellente compétence d’organisation, administration et gestion du temps, avec une capacité prouvée à travailler rapidement et efficacement sous pression.
- Capacité à prendre des initiatives et contribuer à un environnement axé sur l'équipe au sein du Département, la CMU et à travers la région.
- Maîtrise des colis logiciels standards de la Banque (Microsoft Word, Excel, Lotus Notes, PowerPoint, SAP, TRS et LARS).
- Excellente compétences verbale et de rédaction / révision en anglais et en français.
- Flexibilité pour effectuer une variété de tâches et d'élargir la portée du travail et des responsabilités, avec la volonté de travailler des heures supplémentaires à court préavis.
- Si nouvelle recrue, la capacité de passer des tests pertinents en place au moment du recrutement (par exemple, la langue anglaise, les applications informatiques, etc.)
