L’Administrateur est au service de la Mission en vue de l’aider à organiser et à supporter stratégiquement ses opérations au niveau du sous bureau de Leogane avec l’assistance de ses collaborateurs immédiats les manager de projets en vue d’assister l’ACD/PS à faciliter l’atteinte de ses objectif à court, moyen et long terme. L’Administrateur supervise toutes les fonctions de l’Appui aux Programmes du sous bureau de Jérémie. Il a la responsabilité de créer et d’entretenir un climat dans lequel les équipes de Leogane peuvent devenir motivés et donc productifs pour des programmes de qualité et durables. Il remplit des fonctions de représentation dans les différentes foires de la région. Il a également pour rôle le suivi des affaires légales de la région.

R1. Superviser le PS au niveau de la Région (Clé) notamment :



 S’assurer que des systèmes et des méthodes de travail existent et soient modifiés au besoin et en temps opportun en conformité aux objectifs de la Mission pour la Région...

 Etre responsable de la mise en place des objectifs pour le Département et s’assurer qu’ils soient suivis en élaborant des structures et des méthodes de travail appropriées.

 S’assurer que les tâches assignées ou les requêtes formulées au département soient prises en charge rapidement et professionnellement.

 S’assurer que tous les rapports émis par le département soient corrects et sortent à temps (ex. : Embauche, Evaluation dues, Congés…)

 Etre responsable de la diffusion de l’information au niveau du Département et vers/des autres Départements au besoin

 Propositions de modification des politiques et pratiques pour obtenir au meilleur résultat possible dans tous les domaines d’interventions par une revue régulière des processus et viser à l’amélioration avec l’arme de la valeur Excellence.



R2. Superviser le Personnel du PS (Clé), notamment



 S’assurer que les besoins en personnel du département sont identifiés et remplis de la façon la plus adéquate possible.

 S’assurer que les descriptions de poste sont à jour, bien rédigées, bien comprises et suivies.

 S’assurer que les employés reçoivent la formation dont ils ont besoin, de façon formelle ou informelle



 S’assurer que les demandes des employés sont prises en considération

 S’assurer que les évaluations soient faites correctement (méthode, contenu) et à temps.

 S’assurer que le degré de motivation reste bon.

 Tenir au moins une réunion hebdomadaire avec le staff pour information, discussion et motivation et une réunion mensuelle pour des discussions plus approfondies et de la formation.



R3. Proposer, modifier et communiquer les politiques, procédures et outils de gestion de façon continue et soutenue (Clé), notamment:



 S’assurer que les principes, politiques, procédures et outils nécessaires existent dans chaque domaine que le département gère.

 S’assurer qu’ils sont revus de façon proactive continuellement pour refléter l’expérience propre de la région Artibonite et Nord Ouest et ses besoins.

 S’assurer qu’un BSQ (enquête sur le fonctionnement des fonctions attachées au PS) soit effectué chaque semestre sur les politiques et pratiques en vigueur dans la région.

 S’assurer que toutes les politiques et pratiques sont conformes à la loi, notamment en travaillant avec le cabinet d’avocats de CARE



R4. Assister la Mission à définir les besoins en support des opérations dans la Région (Clé), notamment :

 Alimenter à travers l’ACD/PS les discussions sur les plans stratégiques de la Mission et dégager les conséquences ou les contraintes en matière de gestion et de support stratégique de la région.

 Proposer des plans et des approches qui permettent de remplir les besoins de la Région de façon optimale (Opérationnalisation dans R5, R7 et R8).



R5. Supporter les programmes de la Région, les managers, les partenaires et s’assurer que toutes les procédures administratives soient effectuées de façon, Fiable (TI), notamment:

 S’assurer que les ressources humaines, matérielles et financières de la région soient bien gérées en y intégrant les valeurs clés de CARE: Respect, Intégrité, Engagement, Excellence. Promouvoir la région dans tous les domaines:

A. En gestion de Ressources Humaines

 S’assurer que les dossiers des employés sont complets et tenus à jour à la base de l’employé (e) et à PAP.

 S’assurer que les lettres aux employés sont émises rapidement, disséminées aux concernés et à leurs superviseurs ainsi qu’au bureau d’affectation de l’employé.

 S’assurer que les évaluations de performance de la région soient préparées à temps et soumises aux employés pour éviter toute baisse de motivation ou de performance et encadrer le superviseur sur les efforts possibles pour motiver l’employé. Faciliter des rencontres entre superviseurs et supervisés au besoin.

 S’assurer que les payrolls soient effectués à temps et déposés sur les comptes des employés de la région

 S’assurer que l’environnement de travail est sain et promeut l’efficacité et ouvre des portes vers le dialogue, la motivation.

 S’assurer que tout employé soit utilisé efficacement et porte un badge qui permette à tout un chacun de l’identifier.





B. En gestion de Ressources Financières

 S’assurer que les besoins en trésorerie des projets soient adressés par des planifications promptes au début de chaque mois et acheminés à la Section Finance à travers le Responsable de la Finance.

 S’assurer du respect de l’argent des bailleurs au niveau des projets de la région par une bonne gestion des sommes réclamées et dépensées sur le terrain

 S’assurer que les révisions budgétaires de la région soient soumises à temps au Responsable de Budget en accord au Team Leader

 S’assurer que des rapports de dépenses de la région soient disponibles à tout manager et ou responsable de budget avec le support du comptable de la Region

C. En gestion des Opérations

 Rester attentif aux besoins des projets de façon intégrée et facilitant une excellente mise en place de nos projets dans la région.

 S’assurer que des plans d’achats trimestriels existent pour chaque projet dans la région et soient acheminés à la Section d’Achat du bureau principal au début de chaque trimestre ;

 S’assurer que les managers reçoivent tous les rapports dont ils ont besoin (ex : flux du personnel, statistiques collectives, tableaux de bord divers, statut des embauches, de congés, des dépenses, des achats) dans les délais impartis.

 S’assurer que le Garage fonctionne efficacement avec des indicateurs de performance clairement établis avec les clients et qu’il réponde aux besoins des projets

 S’assurer que le dispatch et le pool des chauffeurs réponde efficacement aux besoins des opérations des projets dans les zones de desserte

 S’assurer que les mesures de sécurité en vigueur de la mission soient suivies au niveau de la région, que des réunions hebdomadaires continuent et que des rapports en découlent et communiqués àu Team leader et aux autre sections correspondantes a PAP

D. Gestion du Système d’Informations

 S’assurer que les programmes informatiques et les logiciels utilisés dans la région répondent aux besoins en gestion de système d’information de la région

 S’assurer que le parc informatique soit bien géré et exempt de toute négligence

 S’assurer que les archives soit bien organisé et facilite la gestion des documents officiels de la mission en version électronique.

E. Gestion des Représentations

 S’assurer que CARE soit bien représenté au niveau de la région sur tous les domaines d’intervention clés avec l’assistance des Chefs de Projets dans leur domaine respectif

 S’assurer que les communautés, les partenaires, les participants aux projets comprennent les principes programmatiques de CARE et ses domaines d’interventions

 S’assurer que les intérêts de la CARE soient protégés au niveau de la région et que CARE au niveau de la région jouisse d’une bonne réputation

F. Gestion des cas légaux

 S’assurer que le cabinet représente CARE valablement dans tous ses domaines d’intervention et que ses intérêts et ceux de ses employés soient protégés.

 S’assurer que la région bénéficie d’une bonne couverture légale

 S’assurer que le statut des cas légaux soit rapporté le plus rapidement au Team Leader, l’ACD-PS et le Manager de Développement de Staff et des Ressources Humaines le 1er lundi ouvrable de Janvier et le 1er lundi ouvrable de Juillet.



R6. Conseiller l’ACD/PS (Clé), notamment:

 Savoir diagnostiquer les problèmes importants de moral, de motivation et de productivité pouvant avoir des sources dans nos politiques et pratiques ou dans la gestion d’un projet/section/secteur en particulier dans la région et recommander des actions appropriées.

 Aider et détecter les besoins de changement dans la culture de l’organisation au niveau régional.

 Coordonner de concert avec les superviseur les enquêtes en cas de plaintes d’employés, notamment pour discrimination ou harassement, abus d’autorité



R7. Selon sa capacité, l’Administrateur exécutera toutes autres tâches sous la demande de son superviseur

 Etre détenteur d’un diplôme universitaire en Comptabilité, en Finance ou en Gestion
 5 années d’expérience dans le domaine.
 Expérience de supervision de divers départements et/ou d’une équipe variée en termes de compétences et tâches
 Capacité de travailler sous pression et dans les délais impartis;
 Connaissances en informatique courante;
 Connaissance des politiques et des procédures liées à tous les systèmes de CARE;
 Bonne connaissance de la législation haïtienne
 Très bonne organisation et professionnalisme;
 Qualités interpersonnelles et bonne capacité de supervision
 Aptitudes à jongler avec les chiffres et à résoudre les problèmes.
 Capacité pour présenter les informations convenablement.
 Intérêt pour le développement
 Avoir la capacité à représenter CARE à l’extérieur et à maintenir des relations actives avec d’autres organisations

Lettre de diplome + CV + Copie de diplome + Certificat de travail...

Recrutement: ASAP