C’est la responsabilité du superviseur de la Flotte d’assurer qu’un service de transport professionnel, fiable, sur et conforme aux standards et procédures GOAL est fourni à Goal Haiti ; et de superviser son équipe à cette fin.
Fonctions
Obligations générales • Gérer les réservations et l’allocation des véhicules de Goal Haiti.
• Assurer que tous les véhicules loués par Goal Haiti sont en bon état général et équipés de matériel de communication en état de marche, et que les véhicules sont aptes à prendre la route.
• Liaison avec les gestionnaires de transport et de sécurité sur tous les aspects de sécurité ; assurer que les chauffeurs aient les informations pertinentes, et qu’ils sont entrainés et qu’ils agissent conformément aux procédures et protocoles de sécurité.
• Effectuer des tests de conduite lors des recrutements de nouveaux chauffeurs
• Assurer que les chauffeurs sont adéquatement qualifiés et entrainés.
Gestion de la flotte “fleet” • Assurer que l’enregistrement et l’assurance des véhicules sont à jour, et notifier le Responsable Transport de tout problème.
• Assurer l’implémentation de la vérification journalière des véhicules conformément aux standards et procédures de Goal Haiti.
• Assurer que les feuilles de mouvements journaliers des véhicules sont remplies correctement, et les vérifier régulièrement.
• Former les nouveaux chauffeurs aux procédures, exigences de conduite GOAL et règles de Sécurité ainsi qu’au remplissage de tous les documents administratifs incluant les formes d’accident/d’incident.
• Assurer que le service de tous les véhicules est effectué selon l’horaire de service, et en temps réguliers.
• Valider les demandes de service selon les recommandations du mécanicien et les notifier au Responsable Transport.
• Vérifier que le réservoir de carburant des véhicules est toujours au moins à moitié plein.
• Valider les demandes de carburant des chauffeurs
• Notifier le Responsable Transport de tout accident ou incident et appliquer les procédures nécessaires.
Supervision • Participer au processus de recrutement en testant les candidats pré-sélectionnés, et assurer que tout chauffeur nouvellement embauché reçoive la formation nécessaire
• Préparer le planning de travail des chauffeurs et Radio Opérateurs et assurer que les rotations des chauffeurs et des opérateurs Radio et leurs horaires soient conformes aux procédures des Ressources Humaines de GOAL ; adresser les anomalies au Responsable transport.
• Superviser le mécanicien dans l’exécution de son travail.
• Evaluer régulièrement l’aptitude de tous les chauffeurs de GOAL, faire des recommandations d’entrainement, de formation ou toute autre action nécessaire pour garantir un minimum de standard de conduite.
Documentation & rapports • Contrôler quotidiennement les documents remplis par les chauffeurs, particulièrement les Handovers, les Logbooks Véhicules et les vérifications journalières et hebdomadaires
• Collecter les documents une fois approuvés et les soumettre au Data Entry pour la préparation des rapports mensuels.
• Soumettre le Rapport d’utilisation des Véhicules au Responsable Transport de manière hebdomadaire.
• S’assurer que les rapports d’accident de véhicules sont complétés et soumis au service administratif pour suivi.
• Obtenir des rapports d’accidents auprès de la police et des institutions d’assurance nationale de véhicules et les transmettre au service administratif.
• Assurer que le rapport de tout dommage et défaut constaté sur un véhicule GOAL soit soumis de manière urgente et en utilisant les formulaires appropriés i.e accident, incident, le rapport de l’entretien etc.
Horaires de temps • Fournir régulièrement une équipe adéquate pour les besoins de transport.
• De concert avec le Data Entry Clerk, préparer l’horaire hebdomadaire/mensuel des chauffeurs au moins une semaine à l’avance et assurer que les chauffeurs sont au travail à l’heure qu’il faut
Sureté et sécurité • Maintenir et supporter les standards stricts de Goal en termes de sureté, sécurité et intégrité
• Assurer que les chauffeurs sont entrainés et qu’ils adhèrent aux standards et procédures de sécurité de Goal
• Gérer l’utilisation des équipements de radio, et viser à ce que la base radio ait toujours une information à jour concernant les chauffeurs de service, l’allocation des véhicules et équipements de radio, la localisation et les trajets des véhicules.
• Assurer que tous les chauffeurs utilisent correctement l’équipement de radio VHF
• Assurer que les véhicules sont pourvus de documents à jour conformément aux procédures (la liste des contacts, les cartes de la région, les feuilles des appels radio, logbooks des véhicules) etc.
• Assurer que le Responsable Transport de Goal est tenu informé de tout incident/accident impliquant les véhicules et chauffeurs de Goal Haiti.
• Assurer que tous les véhicules sont garés en sécurité au sein du Compound GOAL en dehors des heures de travail, sauf autorisation donnée par avance par le Responsable Transport.
Autres • Le superviseur peut être amené à tenir les clefs des bureaux de GOAL
• Entreprendre toute autre tâche demandée par le Responsable Transport.
Qualifications Requises
Permis de conduire Catégorie A
Education Universitaire
Langues Français , Créole , Anglais
Expérience Expérience de conduite essentielle
Expérience de travail en ONG préférable
Expérience de gestion de Flotte de Véhicules
Gestion et coordination d’équipe
Connaissance du terrain de Port au Prince et du pays
Connaissances informatiques (Microsoft Excel et Word)
Des connaissances en mécanique sont un avantage clair
Conditions particulières
Caractéristiques personnelles • Discipliné, responsable, fiable et souple.
• Discret et avec un sens aigu de l’intégrité personnelle
• Sens de l’organisation et de la planification
• Conscient des risques sécuritaires liés au contexte local
• Sens de communication aigu, qui le permet de communiquer de façon effective avec le personnel, local et international au sujet de l’allocation des véhicules, et au sujets de securite, surete etc.
• Capacité d’improvisation pour faire face aux imprévus
• Capacité de leadership afin de mener, motiver et superviser l’équipe
• Orientation du service à la clientele
• Volonté de travailler à des horaires variés•
