Il/Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des équipes Admin. de la mission (Assistant RH PGG, Assistant RH RG et Assistant RH SAM), les autres départements (Wash, logistique, administratif) de la base de PaP.
Fonctions
Responsabilités/tâches
A. Gestion du personnel national:
• Vérification et Centralisation des contrats de travail du personnel de toute la mission et son contenu : date, lieu d´affectation, poste…
• Constitution des dossiers du personnel
- Utilise la check list du staff national afin de connaitre les documents manquants dans les dossiers et le faire savoir aux bases.
- Fait un suivi rigoureux des pièces manquantes en collaboration avec les officers et les assistants bases (Contrat à jour, profiles des postes actualisés, Evaluations, dossier médical, certificat de mariage – naissance….) en comparaison des documents papiers et les bases des données.
• Prépare les annonces de recrutement bases/terrain à leur demande et assurer le suivi du processus de sélection. Informer les terrains sur le suivi.
• Assiste la coordination des Ressources Humaines pour la mise en place des outils de gestion du personnel.
• Recherche et organiser toute information relative à la gestion administrative des questions de santé sur la qualité des structures et services de santé pour le personnel national
• Assure la planification des briefings et débriefings, accueil du personnel nouvellement recruté au niveau de la coordination.
• Aide les différentes bases dans la finalisation des contrats en collaboration avec l´inspection du travail et conseiller les différents départements sur le respect et l´application de la législation du pays et les normes d´Intermon Oxfam.
• S´assure que le briefing du personnel national de PaP est bien fait sur le règlement interne, code de conduite, suivi de procédure, mode de fonctionnement (heure de travail…)
• Prépare les ordres de mission pour le personnel national en cas de besoin.
• Fait le suivi des formations du personnel et conseiller la coordination RH sur les possibilités d´améliorer la qualité du travail de notre organisation, en proposant des formations.
• Assiste la coordination RH sur la rédaction du règlement intérieur sur le plan légale et aider à la traduction du document. Compiler les informations et les questions des différentes bases.
• Assiste la coordination RH à la mise en place des outils, politiques et procédures RH et le suivi de leur implémentation dans la mission.
• Conseille la coordination RH et le personnel sur la législation du pays; règlement intérieur et tout autre document règlementaire relatif à la gestion des ressources humaines.
• Prépare et transmettre les différents dossiers à l’inspection du travail et administrations compétentes
• Fait la vérification mensuel des taxes de la DGI / ONA et OFATMA pour toutes les bases Intermon Oxfam avant la validation de la coordination RH pour le payement.
B. Archivage /classement:
• Archive les contrats du personnel national de toutes les bases IO au niveau de la coordination et de toutes les pièces constitutives des dossiers du personnel
• Fait le suivi d´archivage et de centralisation correcte des bases et de la coordination de tous les dossiers du personnel d´Intermon Oxfam.
• Archive les cotisations sociales :
- Faire un tableau de suivi des paiements des taxes et s´assurer que tout a été payé.
• Archive les demandes des congés
- Classe les demandes de congé et R&R des expatriés par mois dans le classeur prévu à cet effet.
• Archive toutes les communications écrites (courriers, memo, lettre…)
- Classe les courriers communiqués par son responsable/coordination RH pour archivage dans le classeur prévu à cet effet
- Classe les dossiers du personnel de toute la mission pour l´historique.
- Dès réception des pièces du personnel, les classe dans leur dossier, effectue le suivi des documents non remis et s’assure d’actualiser la base des données de la documentation de la mission.
• Fait le suivi d´archivage électronique des dossiers RH et la mise à jour régulière.
C. Liaison avec les Institutions locales
• Assiste aux réunions Admin/RH inter-ONG en cas d´absence de la/le coordinateur (trice).
• Organise des séances d´information entre le personnel national Intermon Oxfam et les institutions nationales (INASSA, OFATMA…).
D. Suivi du personnel expatrié:
• Fait le suivi des permis de séjour des expatriés auprès des administrations adéquates, utilise l´outil mise en place par la coordination RH pour un bon suivi.
- S’assure que les dossiers de permis de séjour des expatriés sont complets avant de les déposer auprès des administrations concernées.
- S’occupe de prendre RDV à l’émigration pour prendre les empreintes de l’expatrié
• Fait le suivi des visas Schengen sous la supervision du HR Manager qui assure la liaison avec l’Ambassade de France et complète le tableau en utilisant l´outil mise en place par la coordination RH.
- S’assure que les dossiers de demande de visas Schengen sont complets
- Prend rendez-vous pour la personne et informe celle-ci de la date convenue avec l´Ambassade. Néanmoins les expatriés sont responsables de déposer en personne leur dossier auprès de l’ambassade
• Fait l´enregistrement et le suivi du personnel expatrié à leurs Ambassades
• Prépare les ordres de mission pour le personnel international en cas de besoin.
• Fait le suivi des réservations d’avion, hôtel et taxis dans le cadre défini par la politique de R&R et dans les situations de transits
- Les mouvements internationaux sont centralisés par la coordination RH qui les envoie régulièrement à l´Assistant Coordination RH.
• Sous la supervision de la coordination RH, l´Assistant coordination RH fait le suivi des billets électroniques internationaux des expatriés et en informer l´administration de Barcelone en cas de besoin.
• Fait le suivi des plannings des briefings de nouveaux employés internationaux.
• Avant ou après les briefings des nouveaux employés, l´Assistant coordination RH fait leur introduction et présentation auprès des autres membres de l´équipe des différents départements du bureau de PaP.
• Informer l´Administration de PaP de nouvelles arrivées pour le suivi des logements.
• Constitue le dossier du nouvel expatrié à son arrivée.
• Fait le suivi des fins de mission et envoie à l´administration de Barcelone la fiche de sortie de l´expatrié en fin de mission.
E. Gestion mission, reporting, communication, représentation
• Remplace la Responsable RH sur certains dossiers pendant son absence, en collaboration avec l´Emergency Manager.
• A l´absence de la Responsable RH, être la personne de référence pour les bases sur les questions liées au règlement intérieur et procédures internes Intermon Oxfam (IO) pour le personnel national.
• Conseille sa responsable et le personnel IO sur la législation du travail du pays; le règlement intérieur et tout autre document règlementaire relatif à la gestion des ressources humaines.
• Assiste la coordination RH à la rédaction et l´actualisation des politiques/procédures expatriés y compris le document de « Bien venu en Haïti » en apportant les éléments relatifs au contexte, à la culture et la vie social dans le pays.
• Assiste la Coordination RH au reporting mensuel et annuel du département des ressources humaines.
• Participe à la stratégie et le plan d´action annuel du département RH.
F. Sécurité des équipes et Code de conduite
• Respecte les procédures et règles de sécurité en vigueur chez IO ;
• S’engage à respecter les principes énoncés dans le code de conduite et dans le règlement intérieur d’Intermón Oxfam ;
• Remonte immédiatement à sa responsable hiérarchique (RH Manager), tout manquement aux règles IO, constaté ou soupçonné au sein des équipes ;
• Remonte immédiatement à L´Emergency Manager tout incident sécuritaire impliquant les équipes IO ou pouvant avoir une incidence sur les activités en cours.
Qualifications Requises
Conditions Indispensables
• Diplôme en gestion Ressources humaines ou au moins 3 ans d’expériences dans un poste similaire
• Une bonne maîtrise des tableurs et des logiciels sous Windows est essentielle
• Excellente maîtrise des langues officielles du pays (maîtrise du français et du créole, écrit et parlé)
Conditions souhaitées
• Maîtrise d’autres langues (ex : anglais) est un plus
Compétences
Bonne disposition pour le travail en équipe, capacité d’analyse, capacité d’initiative
Bonnes capacités organisationnelles, capacité à gérer une grosse équipe, prioriser la charge de travail, la gestion du temps et à respecter les délais.
Très bonnes qualités relationnelles, flexibilité et dynamisme
Esprit d’équipe et sachant s’adapter aux conditions changeantes
Communicatif, capacité d’écoute; diplomatie, calme et patience;
Discrétion, Confidentiel, Responsable et Disponibilité
Garder une confidentialité totale en ce qui concerne les informations de l’organisation.
Les responsabilités mentionnées ci-dessus ne sont pas exhaustives. L’employé pourra être amené, sur demande de son superviseur, à accomplir d’autres tâches que celles mentionnées dans son profil de poste et en accord avec ses capacités, ou à travailler en dehors des horaires mentionnés
Conditions de travail
Conditions d’emploi
• Etre de nationalité Haïtienne (homme ou femme),
• Avoir un casier judiciaire irréprochable,
• Durée de contrat : Quatre mois avec possibilité de renouvellement.
• Horaire : Temps plein à raison d’une moyenne de 48h/semaine,
• La personne doit être libre de tout autre engagement professionnel au moment de son recrutement
Dossier de candidature doit avoir ...
Dossiers à fournir:
Une lettre de motivation manuscrite
Un curriculum vitae détaillé
Copies des diplômes et attestation de travail
Un certificat médical
Date de clôture de cet Avis: 29/06/2011
Remarque contact
NOTE : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour les tests et les entretiens.
