SAVE THE CHILDREN HAITI RECHERCHE UNE RECEPTIONNISTE
Fonctions
RESUME DU POSTE:
La Réceptionniste sert de soutien à l’Administration pour assurer la gestion quotidienne du bureau, de la réception du courrier et des appels téléphoniques entrant et sortant.
RESPONSABILITES ET TACHES SPECIFIQUES:
• En collaboration avec l’adminstrative officer, assurer la propreté et l’entretien du bureau.
• En collaboration avec l’adminstrative officer, faire le suivi des travaux de maintenance et d’entretien des locaux.
• En collaboration avec l’adminstrative officer, faire le suivi du stock de papeterie du bureau.
• Assurer la gestion et le respect du calendrier d’utilisation de salle de réunion.
• En collaboration avec l’adminstrative officer, faire le suivi des services de restaurations organisés pour les réunions ou les formations au bureau de Save the Children.
• Placer, recevoir les appels téléphoniques et les diriger vers les personnes respectives. Prendre et transmettre les messages.
• Accueillir les visiteurs et les guider.
• Recevoir les fax et e-mail et les distribuer aux destinataires.
• Recevoir les courriers externes, les dépouiller et les acheminer aux destinataires.
• Placer les appels internationaux du bureau.
• S’assurer du bon fonctionnement des lignes téléphoniques et du fax et avertir l’administration en cas de panne.
• S’occuper avec efficacité de la réception et de la transmission du courrier.
• Assurer de l’expédition des courriers via DHL ou UPS.
• Assister dans les tâches de secrétariat au besoin (Traitement de Textes).
• Rédiger la correspondance et faire le traitement des textes, documents/rapports administratifs pour les différentes sections de la programmation et l’administration.
• Effectuer toutes les autres tâches liées au poste sollicitées par le Superviseur.
Qualifications Requises
QUALIFICATIONS AND EXPERIENCES:
- Diplôme en secrétariat bilingue d’une école reconnue
- Bonnes connaissances des procédures administratives de gestion de bureau, système de classement.
- Facilité de rédaction et de communication en français, créole et anglais
- Être accueillant et prévenant
- Être méthodique et très ordonnée
- Au moins 2 ans d'expérience dans la mise en œuvre des projets communautaires et une bonne connaissance
- Bonnes aptitudes de communication, à la fois par écrit et verbalement: en anglais et en français.
Conditions de travail
POSITION BASEE A PORT-AU-PRINCE FIELD OFFICE
DUREE : SEPT (7) MOIS
Remarque contact
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
