Plan Haïti est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale. Le parrainage des enfants est le fondement de l’organisation.
La vision de Plan est celle d’un monde où tous les enfants réalisent leur plein potentiel dans des sociétés qui respectent les droits et la dignité des personnes.
La mission de Plan est d’apporter des améliorations durables dans la qualité de vie des enfants défavorisés des pays en développement, à travers un processus qui unit des personnes de cultures différentes et donne un sens et une valeur à leur vie.

OBJECTIF

 Coordonner les activités d’achats pour les PUs et le CO avec efficacité tout en respectant les procédures de PLAN International
Aider l’Office Manager à s’assurer que tous les principes de base, règlements et normes de PLAN sur les marches, y compris des procédures d’achats (seuils de passation des marches, les documents requis, les niveaux d’autorisation) sont appliques de manière cohérente

Responsabilités

1-Assurer les achats

• S’assurer que les opérations d’achats de la réquisition a la passation de la de la commande soient effectuées de la façon la plus efficience possible et selon les politiques de PLAN international, notamment en ce qui a trait aux autorisations et aux consultations avec les services techniques.
• Recevoir toutes les demandes d’achats
• Entrer la commande dans le suivi de commande ‘’Réquisition’’
• Approuver les réquisitions, les demandes de cotations selon la politique d’autorisation en vigueur.
• Effectuer la selection des offers
• Coordonner avec le dispatching les déplacements lies a la section
• S’assurer que la réception des biens est conforme et satisfaisante
• S’assurer que l’expédition des marchandises se fasse dans les PUs dans de bonnes conditions
• Envoyer par mail ou imprimer le suivi de commandes pour informer les PUs et les départements de l’état de leurs commandes
• Elaborer en collaboration avec l’Office Manager des outils nécessaires pour la bonne marche du département.
• Aider a faire évoluer les politiques et pratiques d’achat (plan d’achat)
• Assurer que les procédures sont connues de tous.

2-Suivre la performance des fournisseurs

• Mesurer la performance des fournisseurs
• Communiquer avec les fournisseurs et prendre les mesures qui s’imposent en cas de détérioration du service fourni
• Identifier d’autres fournisseurs
• Tenir une réunion annuelle avec les fournisseurs, pour la bonne marche de la section
• Actualiser de manière progressive la liste des fournisseurs et la liste de prix de PLAN international. Prendre connaissance de leurs projets d’expansion ou de diversification notamment et aussi des évolutions de produits.
• Etre à la recherche éventuels changements sur le marche haïtien.
• Proposer des changements sur la liste des fournisseurs en cas de besoin.

3-Maintenir un système de classement de tous les dossiers relatifs aux achats.

• Classer tous les documents d’achats allant de la réquisition jusqu’a la livraison
• Documenter tous les achats.

4-Assurer le paiement des fournisseurs/créditeurs

• Assurer le suivi des factures et préparer les demandes de paiement
• Vérifier mensuellement les comptes des fournisseurs a crédit et assurer que les paiements soient faits de manières systématiques et spontanées.

5-Douane

• Assurer le suivi douanier et législatif des dossiers


Assurer toutes autres tâches connexes qui lui sont assignées par son superviseur.

- Diplôme universitaire en Gestion ou comptabilité
- Deux années d’expérience dans un poste similaire
- Expérience dans le domaine des achats et du dédouanement
- Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point
- Excellente capacité de communication orale et écrite (français, créole. Anglais un atout)
- Capable de travailler en équipe et sous pression

Compétences :

- Savoir déterminer et communiquer les priorités.
- Démontrer et prôner l’esprit d’équipe.
- Communiquer avec les clients.
- Savoir et pouvoir travailler sous pressions.
- Démontrer un sens de l’initiative.
- Savoir entretenir de bonnes relations avec des personnes internes et externes.
- Connaissances approfondies de l’approvisionnement.
- Faire preuve d’intégrité.
- Montrer du dynamisme.
- Capacité de prendre des décisions.
- Forte capacité d’analyse.
- Avoir un sens pratique.
- Etre bien organisé et méthodique.

lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations de travail