Objectifs du poste
Le /la Comptable de Base du Nord-Ouest, assurer la bonne gestion administrative et financière sur la Base, et l’application des politiques, procédures et conventions de Médecins du Monde Canada.
Positionnement dans l’équipe
Le/la Comptable de Base est sous la supervision directe du Coordinateur de Base NO et sous la supervision technique du Coordonnateur de l’Administration et des Finances. En cas d’absence, le Chef de mission ou par délégation l’un des coordinateurs reprend cette autorité. Il/Elle est amené à communiquer avec toute l’équipe de MDM-C.

Tâches et responsabilités
Sous la supervision directe du Coordinateur de Base, et en conformité avec les politiques, procédures et les règlements en vigueur au sein de MDM-C ainsi que dans le respect des bonnes pratiques administratives et financières, Il /Elle assume les responsabilités suivantes dont il/Elle est redevable:
? Réceptionne toutes les réquisitions d’achat, vérifie les codes projets, lignes budgétaires, les calculs, fait ses annotations et transmet à qui de droit suivant la matrice de validation,
? Participe aux comités d’analyses des offres des biens et services,
? Vérifie la conformité avec les procédures et réglementations locales, des dossiers de paiement, et vise le dossier;
? Prépare et vérifie les demandes de paiements : Cheque, virement et Cash
? Encode toutes les transactions dans tous les journaux de la base et dresse une fiche des anomalies qu’il partage mensuellement avec le Cofina et le Coordinateur de base
? Assure toutes les réconciliations bancaires et inventaires de caisses mensuellement.,
? Renseigne les codes d’affectations sur les fichiers informatiques et les en-têtes comptables conformément aux informations mises à jour sur le tableau d’affectation
? Effectue le suivi de l’ensemble des documents
comptables (avances de fonctionnement, factures, complétude des signatures…),
? Effectue le suivi des fonds disponibles en banque sur les comptes bancaires à travers les chéquiers,
? Effectue les ventes de devise en temps réel, en vue d’assurer la disponibilité efficace de ressources financières sur les comptes de la Base du NO pour supporter la mise en œuvre des activités des projets;
? Assure les activités de clôtures mensuelles et annuelles,
? Vérifie le check-List conformité avant l’archivage électronique
? Prépare les pièces comptables de la base pour l’envoi à la coordination
? Prépare les états de salaires, des taxes et impôts et envoi pour validation a la coordination
? Participe à la préparation du sitrep mensuel
? Forme les stagiaires comptables sur le système d’information ainsi que les procédures et politiques internes…
? Suggère des possibilités d’amélioration de la qualité des documents comptables...
ADMINISTRATION
? Met en place un système d’archivage des documents administratifs et financiers et s’assure qu’il est appliqué
? Fait le paiement des factures auprès des services publics et des administrations
? A la charge du suivi des dossiers administratifs à sa base et effectue des déplacements nécessaires à ce suivi auprès de la banque, des autorités, des administrations
? Si nécessaire, rappelle les mesures, règles et procédures mises en place, pour un meilleur fonctionnement et respect de la part de tous les employés
? S’assure avec la logistique de la tenue à jour d’un inventaire permanent du matériel de bureau et des autres actifs du projet
? Supervise l’entretien de la base
? En collaboration avec la Responsable de L’Administration & des Ressources Humaines et le Coordo. Base, supporte la gestion de toutes les questions d’assurance santé du personnel de la Base du NO.
? En collaboration avec le Coordonnateur de Base, supporte le fonctionnement quotidien de la Base NO;
Ressources Humaines
? Il/ Elle est la personne contact de la Base du NO en ce qui a trait aux suivis administratifs des ressources humaines, sous l’égide du Responsable RH
? Fait le lien avec le Responsable RH à Port-au-Prince pour toutes demandes ou réclamations venant des employés de sa base
? Prépare le fichier de paie (heures supplémentaires/ férié, ajout/ retrait employés et autres paiements/déductions) et l’envoie au Responsable RH sur une base mensuelle
? Compile et envoie les feuilles de paies, feuilles de temps, formes de demandes de congés à la Responsable des Ressources Humaines pour enregistrement sur une base mensuelle.
? Compile et envoie les formes de demandes de congés à la Responsable des Ressources Humaines pour validation et enregistrement sur une base hebdomadaire
? En collaboration avec la Responsable de l’Administration et des Ressources Humaines, aide à la résolution des conflits sur la Base;
? Supporte l’Administration/RH en recueillant les feuilles de temps mensuelles et les souches de paie afin de les transmettre.

? License en Sciences Comptable
? Expérience d’au moins cinq (5) ans dans un poste similaire,
? Expérience de travail pertinente dans le milieu des ONG
? Maitrise de Microsoft Word et Excel, SAGA et Internet;
? Maitrise du français et du créole, l’anglais est un atout
? Bonne capacité de communication écrite et orale
? Bonne capacité d’organisation, d’analyse, synthèse et jugement
? Capable de travailler en équipe et d’établir de bonne relation interpersonnelle
? Sens de la confidentialité
? Capacite à établir les priorités
SAVOIRS:
? Bonne connaissance du secteur des ONG œuvrant dans le domaine de la santé;
? Bonne connaissance des programmes de la suite Microsoft Office;
? Bonne connaissance de la gestion budgétaire.
SAVOIR-FAIRE:
? Excellente capacité de développer des outils de gestion;
? Avoir de l’aisance à suivre les budgets des divers projets;
? Bon planificateur ;
SAVOIR-ÊTRE:
? Autonomie, proactivité et dynamisme ;
? Sens des responsabilités et de l’intégrité morale;
? Honnêteté, discrétion, disponibilité;
? Respect des règles et des procédures;
? Capacité de travailler avec des échéanciers serrés;
? Sens de l’organisation: sait prioriser et gérer plusieurs dossiers en simultané;
? Bonne capacité à travailler sous pression et bonne gestion du stress;
? Polyvalence, adaptabilité, sens pratique;
? Esprit d’analyse, de synthèse et bon jugement;
? Esprit d’équipe et engagement;
? Excellentes compétences relationnelles et interculturelles;
? Sens de la diplomatie;
? Sens du leadership et excellentes aptitudes pour la communication

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