CARE est une association de solidarité internationale, non confessionnelle et apolitique, qui regroupe 12 associations nationales travaillant ensemble à la mise en œuvre de plus de 1000 projets d’urgence et de développement dans près de 70 pays dans le monde. CARE prône les valeurs suivantes : Transformation, Intégrité, Diversité, Egalité, Excellence.

CARE est en train de recruter un/e Officier(ère) Gestion Patrimoine et Logistique répondant aux critères ci-dessous:

I. Résumé du poste
L’objectif global du poste est d’assurer que tous les besoins logistiques du bureau, soient répondus de façon rapide, professionnelle, satisfaisante dans le respect des délais et conformément aux procédures en vigueur des bailleurs de fonds et de la mission. Sous la supervision du Coordonnateur des opérations, les responsabilités de l’Officier Gestion Patrimoine et Logistique est d’assurer la supervision des services offerts de manière satisfaisante et dans le respect des délais, que la gestion de patrimoine soit faite d’une manière rapide et professionnelle, la gestion des infrastructures, le stockage et des services fournis par l’équipe de support (maintenance et entretien, supervision du staff de soutien).
Il/Elle doit veiller à la mise en œuvre et l’application des procédures de gestion de la flotte des véhicules et des équipements techniques de technologie similaire ex : Véhicules, Motos et génératrice. Il/elle a la responsabilité de rendre optimale l’usage de ces véhicules/équipements dans le respect des règles standard d’utilisation, tout en appliquant la notion de minimisation de coûts.
Le/la titulaire aura sous sa supervision : les chauffeurs, les techniciens contractuels. Il/Elle assiste dans les suivis auprès des Institutions Publiques, dans les travaux d’entretien et de maintenance de bâtiments, il/elle supporte également les projets selon leurs besoins en rapport à la logistique.

Elle/Il appui et participe au bon fonctionnement et au support logistique des sous-bureaux.

L’Officier Gestion Patrimoine et Logistique assure le lien entre les différentes fonctions du secteur de gestion de la flotte de véhicules et motos (NFIs, pièces détachées, carburant) pour le bureau pays.


II. Responsabilités et tâches

Transport et mouvement :
• Coordonner la planification, le suivi et la gestion des véhicules (Log-book, carburant, entretien et la transmission des informations/rapport) ;
• Organiser et contrôle les mouvements journaliers des véhicules (validation des autorisations de sortie) en lien avec la sécurité ;
• Superviser les manutentionnaires, chargement ou déchargement des camions au besoin ;
• Planifier et assurer le plein de carburant pour les véhicules/motos ;
• Organiser et suivre la maintenance et l’entretien des véhicules, génératrices, motos et toutes autres installations s’il y en a lieu ;
• Assurer la tenue des relevés d’heures supplémentaires des chauffeurs et soumettre les PAR suivant la procédure de CARE ;
• Préparer les demandes d’avance pour les per diem des chauffeurs ;
• Effectuer les suivis de transport nationaux avec les sous-bureaux ;
• Suivre les expéditions des marchandises

Sûreté et Sécurité
• Faire le rapportage des incidents enregistrés au niveau du bureau Pays, ainsi que tout incident sécuritaire impliquant le staff de CARE ou les situations/alertes de sécurité potentiellement dangereuse dans la zone d’affectation.

Gestion patrimoine et stock
• Mettre en application la procédure de gestion de stock et le suivi des inventaires ;
• Effectuer l’inventaire physique mensuel.
• Veiller au bon entreposage et les conditionnements ainsi que le transport des NFIs, des matériels ou kits ;
• Utiliser les documents et formes adaptés à chaque envoi, réquisition de matériel, feuille de route ;
• Faire signer les documents de responsabilité par les utilisateurs en début et fin de contrat.
• Travailler avec le département IT sur la gestion du parc Ordinateurs et équipements informatiques.
• Fournir aux employés les matériels dont ils auraient besoin dans le respect des procédures et politiques en vigueur ;
• Assurer la bonne application des politiques de la mission en matière de Gestion de biens, de stock, d’inventaires et aussi de contribuer à la révision et la mise à jour des politiques ;
• S’assurer que les niveaux des stocks des différentes options des inventaires : carburant, pièces détachées et fournitures de bureau soient toujours optimaux et que les matériels de projet Non Food Item (NFI) soient gérés efficacement, que les Fix Furnitures (meubles) Equipements (FF&E) des projets soient bien entretenus et stockés et s’assurer que l’organisation des stocks physiques soit claire, que les dépôts soient bien sécurisés ;
• S’assurer que toute la documentation de la section soit bien organisée, mise à jour, classée et archivée pour les besoins d’audit ;
• Être responsable de la mise en œuvre d’un système rotatif de réconciliation physique du stock de façon quotidienne ;
• Assurer l’élaboration et la publication des rapports de stock à tout le personnel clé dans le délai imparti des programmes et programme support ;
• Analyser les rapports mensuels de consommation de pièces détachées, carburant ou produits consommables tout en faisant des remarques pertinentes pour une meilleure gestion des ressources mentionnées ;
• Faire une comparaison mensuelle du registre de biens du système et du registre de biens manuels tout en s’assurant que les corrections, mises à jour soient faites ponctuellement ;
• Soumettre le registre mensuel actualisé à la Finance pour réconciliation et que les informations partagées soient conformes aux données réelles ;
• Analyser constamment les mouvements des stocks et faire les recommandations appropriées ;
• Réaliser un spot check mensuel des différents espaces de stockage de la mission ;
• Suivre la planification du programme d’urgence afin d’avoir une idée sur tout stock entrant aux fins de préparations d’espace de stockage approprié ;
• S’assurer que toutes les mesures de sécurité préventives et réactives ont été prises notamment pour la sécurité du personnel à l’entrepôt incluant une procédure claire de communication en cas d’accident et un accès facile aux équipements de premiers soins. Vérifier régulièrement que le contenu des kits de premiers soins et les articles hors d’usage sont remplacés ;
• Utiliser les informations collectées lors des inventaires physiques pour renforcer le service et mettre à jour les données du registre de biens et faire les suivis avec la Direction pour prendre toutes les dispositions appropriées ;
• S’assurer que les politiques, règlements, formes soient bien connus des utilisateurs par des rappels fréquents ;
• Faire toutes suggestions, recommandations pour une bonne gestion des biens de la mission. S’assurer que tous les systèmes/ applications de gestion de biens ou de stock mises en place soient opérationnels et donnent les résultats escomptés ;
• Apporter un appui technique et opérationnel aux responsables de stock des bureaux de terrain ;
Tâches techniques et vis-à-vis du Garage
• Veiller à la mise en application des supports documentaires permettant la traçabilité de tous les mouvements des véhicules (notamment dossiers des véhicules), des interventions techniques de maintenance ou réparation des véhicules et équipements. (Notamment relevée des temps de main d’œuvre et préparation du sommaire d’analyse des coûts d’utilisation des véhicules) et de l’évaluation des consommations ;
• Contrôler et vérifier la facturation faite par les fournisseurs de carburant avant validation par le manager ;
• Contrôler et vérifier les rapports de distribution de carburant avant validation par le manager ;
• Evaluer & analyser le bien fondé des demandes d’achats de pièces détachées pour les interventions et le renouvellement de stock en lien avec son manager ;
• Suivre le stock de pièces détachées et vérifier le respect du seuil de commande ;
• Evaluer et gérer les outils et équipements nécessaires à l’exécution et au maintien en service des véhicules et équipements (maintenance de l’infrastructure du ou des Garage(s), de l’outillage, des équipements ou lieux de stockage …) ;
• Veiller à la bonne gestion de la mise à disposition des véhicules (répartition & affectation des véhicules de CARE loués et préparation du « Cross-charging ») ;
• Contribuer à organiser/optimiser les transports de personnes et/ou de biens pour les opérations de programme support et de tous les programmes ;
• Veiller au suivi du renouvellement des assurances et immatriculation de tous les véhicules ;
• Veiller à la préparation du rapport mensuel d'utilisation des véhicules et autres équipements (motos, générateurs) ;
• S'assurer qu'un archivage correct de tous les documents relatifs à la flotte de véhicules/et équipements. Veiller au bon déroulement des prestations offertes aux partenaires extérieurs (contrat de maintenance). Garantir que le calendrier des checks up et des services pour les motos basées au bureau et sur le terrain est respecté ;
• S’assurer que l’entretien périodique et la réparation des motos, des génératrices et véhicules soient effectués à temps et de manière satisfaisante ;
• Vérifier et signer les réquisitions des pièces détachées soumises par les mécaniciens avant exécution des travaux ;
• Vérifier l’installation des pièces détachées conformément aux procédures et garantir que les pièces usagées remplacées soient retournées au responsable des inventaires ;
• Exploiter et analyser les données fournies par le système GPS de traçage des véhicules ;
• Elaborer le rapport pour l’usage personnel des véhicules ;
• Produire le rapport de performance des véhicules ;
• Etablir les calendriers de check-up hebdomadaires et de services périodiques des véhicules ;
• Faire la programmation des déplacements des mécaniciens pour les interventions aux bureaux de terrain. Assurer la gestion du parc de stationnement ;
• Valider les autorisations de sortie des véhicules ;
• Réceptionner, analyser les demandes d’entretien pour les transmettre au garage ;
• Mettre à jour des données concernant les véhicules dans le fichier sommaire des véhicules ;
Responsabilités et tâches administratives :
• Préparer des demandes d’achat pour la location de véhicules à l’externe ou pour l’achat de pièces détachées ;
• Compiler des Good Receive Notes (GRNs) pour le calcul des frais de location ;
• Mettre à jour des données concernant les véhicules dans le fichier sommaire des véhicules (entrées des Fonds de Code (FC) utilisateur, date de renouvellement d’assurance, enregistrement des données des nouveaux véhicules) ;
• Préparer le cross-charging pour la facturation des véhicules de CARE loués à l’interne ;
• Préparer le rapport mensuel d’utilisation personnelle des véhicules, des factures et suivi de paiement appropriés aves les personnes concernées ;
• Vérifier et archiver les dossiers des véhicules, des feuillets, des logbook (Carnet de véhicule) et autres fiches d’information sur l’usage des véhicules ;
• Préparer les demandes de renouvellement de stock de carburant ;
• Valider les autorisations de sortie des véhicules pour PAP ;
• Préparer les dossiers administratifs relatifs aux ventes aux enchères de véhicules et assurer l’archivage et le classement de ces dossiers ;
• Assurer la livraison des véhicules vendus, de concert avec l’Officier Logistique ;
• Vérifier les réquisitions de pièces détachées nécessaires au bon fonctionnement du garage ; Etablir des calendriers de check-up hebdomadaires et de services périodiques des véhicules ;
• Recevoir les demandes d’entretien pour les transmettre au garage ;
• Faire la programmation des déplacements des mécaniciens pour les interventions aux bureaux de terrain. Programmer les mouvements vers l’aéroport en fonction des mises à jour envoyées par les Opérations ;
• Faire une bonne gestion du parc de stationnement ;
• Supporter et suivre les demandes de franchise jusqu’à son obtention : copies des documents, soumission, suivi avec MPCE, MEF, etc…
• Assister le Coordonnateur Support aux opérations dans le processus de dédouanement : support au broker pour faciliter le processus, vérification des matériels au terminal jusqu’à la réception ;
• Assurer le suivi de correspondance avec les Institutions Publiques pour l’obtention d’une réponse aux requêtes soumises ;
• Mandaté pour représenter le Directeur-Pays auprès de l’OAVCT et de la Direction Centrale de la Circulation Routière (DCPR) pour les transferts de titres des véhicules vendus aux enchères ou transférés définitivement à d’autres Institutions ;
• Être responsable du renouvellement des assurances et des plaques des véhicules de la mission ;
• Assurer le renouvellement trimestriel du quitus fiscal de manière proactive et dans le délai imparti. Assister son superviseur dans l’organisation, la vérification, du travail des techniciens responsables de la maintenance et de l’entretien préventifs des installations et espace cour (hydrauliques, sanitaires, électriques, émondage, fumigation, nettoyage) ;
• S’assurer que toutes les installations hydrauliques, sanitaires, climatisation et électriques soient fonctionnelles. Mettre en place un calendrier de maintenance et d’entretien selon les activités propres à la mission. Effectuer tous les suivis de dédouanement, de vente aux enchères, de la demande de franchise globale et de l’expédition des affaires personnelles des expatriés du démarrage jusqu’à l’achèvement de ces activités ;
• Procéder au renouvellement des permis de séjour des expatriés avec le support de l’officier logistique. Organiser et classer les documents et rapports liés à la logistique ;
• S’assurer que l’entretien des batteries alimentant les onduleurs soient bien entretenus et que tout problème constaté soit résolu rapidement et de manière satisfaisante ;
• Vérifier périodiquement le stock de produits d’entretien et de consommation et faire les suivis de renflouement dans le délai imparti afin d’éviter toute rupture de stock ;
• Informer le Coordinateur Administratif et logistique des besoins constatés en termes de renflouement de stock de produits d’entretien et de consommation et des travaux d’entretien et lui faire part de toute suggestion pour l’amélioration de la qualité du service fourni ;
• Soumettre le rapport mensuel et d’analyse des produits de consommation ;
• Mettre en place des fiches de contrôle et de suivi de qualité des différentes activités sous sa responsabilité. Exécuter toute autre tâche sur demande du superviseur.
Coordination et reporting
• Participer aux réunions journalières d’équipe, hebdomadaire et planification des projets ;
• Participer à la réunion de cluster logistique
• Préparer et soumettre à temps les rapports mensuels des véhicules, carburant, rapport performance des véhicules, rapport de stock et biens/Assets ;
• Assurer la gestion et archivage des données et dossiers relatifs aux stockages et transport/chauffeurs : tenue du fichier de présence et congés ;
• Assurer la préparation et la soumission des PAR pour les chauffeurs et gardiens.
• Transmettre tous les mois la liste des biens à jour

Exécuter toutes autres taches à la demande du Coordonnateur des Opérations.

III. Autorité/Autonomie
Il est supervisé par le Coordonnateur des Opérations
L’Officier Gestion Patrimoine et Logistique supervise les mécaniciens, l‘assistante Administrative, le personnel de soutien, le magasiner et chauffeurs. Il/elle n’autorise pas de dépenses.

IV. Contacts/Relations clés
Il/elle collabore étroitement avec le Coordonnateur des Opérations, les chefs de bureau, de projet, la finance, l’Officier achat, l’équipe logistique des sous-bureaux.
Il/ elle doit avoir de bons rapports avec le personnel des projets, les partenaires et les différents prestataires de service.
Le/la titulaire du poste doit maintenir et renforcer l’image de CARE auprès des partenaires locaux, spécifiquement lors de l’exécution des tâches relevant de ses fonctions.

I. Qualifications (Savoir-faire)
? Avoir un diplôme universitaire en ou une expérience équivalente en administration générale et/ou en gestion, en logistique ou un domaine similaire
? Avoir (2) années d’expérience dans la gestion administrative générale ; en logistique, ou un poste similaire
? Connaissance des procédures de CARE est un plus
? Avoir des compétences en informatique (maîtrise des logiciels Word, Excel…) ;
? Avoir une connaissance des règles de la gestion et l’administration des contrats de prestation de service ;
? Maîtrise du français et du créole ;
? Connaissance Minimum de l’Anglais (un plus).
? Capacité de travailler sous pression et dans les délais impartis
? Capacité à présenter des rapports narratifs et chiffrés
? Solide capacité à résoudre les problèmes / prendre des décisions difficiles et les mettre en application
? Capacité à proposer des politiques et procédures face à un environnement changeant, à les divulguer et à les faire respecter
? Faciliter le changement et dynamiser les équipes
? Sens de l’initiative très poussé / sens du suivi / talents de formateur
? Connaissance professionnelle en maintenance sur véhicules légers et lourds et sur équipements industriels
II. Compétences
? Pouvoir planifier et organiser le travail ;
? Avoir la capacité de développer et d’entretenir un environnement de travail basé sur le respect de la diversité ;
? Prioriser en toute circonstance, le respect des procédures et processus relatifs à la logistique et l’approvisionnement ;
? Respecter la déontologie et l’éthique des métiers de la logistique ;
? Pouvoir encourager le personnel à fournir le maximum de sa capacité ;
? Avoir la capacité de travailler en équipe et pouvoir agir en cohérence avec la mission de CARE, avec honnêteté et transparence. Assumer la responsabilité de ses actions individuelles ;
? Être capable d’établir de bons rapports de travail avec les collègues ;
? Pouvoir se remettre constamment en cause afin d’atteindre le plus haut niveau de performance et de valeur ajoutée ;
? Avoir des aptitudes en planification opérationnelle ;
? Être discret (e), courtois (e), organisé (e) ;
? Avoir une bonne capacité de communication.

Le/la titulaire du poste est basé(e) à Pétion-Ville.

CV, lettre de motivation, copies de diplômes, certificat d'emploi

Seuls/les les candidats/tes qualifié/es seront contacté/es.

« CARE adopte une tolérance zéro contre tout acte d’exploitation, d’abus sexuels ou de maltraitance sous quelque forme que ce soit ! En accord avec nos valeurs fondamentales, nous luttons contre la fraude, la discrimination, les appropriations illicites et toute autre action répréhensible ».