Helvetas Swiss Intercooperation en Haiti cherche a recruter pour son bureau de Belle-Anse, une Assistante en Administration & Ressources Humaines qui sera chargee d’assurer la gestion administrative du bureau.

L’Assistante Administration & Ressources Humaines est responsable de:
• Assurer la gestion des tâches administratives et logistiques nécessaires au bon fonctionnement du bureau
• Superviser et encadrer le personnel de soutien dans la réalisation de leurs taches
• Contribuer activement à une bonne perception/image de Helvetas auprès de la communauté et ses partenaires
• Être le point focal administratif et logistique du bureau

Responsabilités spécifiques :

Exécuter les activités régulières de secrétariat :
• Accueil, information et orientation des visiteurs ;
• Gestion des appels téléphoniques de la réception ;
• Suivi des signatures de documents auprès de la direction et des partenaires ;
• Enregistrement, transmission interne et archivage des correspondances ;
• Travaux de dactylographie et de mise en page de documents ;
• Responsable du classement et de l’archivage de tous les documents internes du bureau de Belle-Anse
• Rédaction de procès-verbaux et soutien administratif lors des réunions et formations.

Exécuter des tâches administratives et rh
• Supervision et coordination du travail du personnel de soutien (suivi des contrats, évaluation de performance etc.)
• Veiller à l’entretien du bureau
• Gestion du contrat de bail du bureau et du suivi des paiements
• Traitement du fichier de congé et des timesheets du personnel du bureau de Belle-Anse)
• Assurer le suivi et la transmission de tous les documents administratifs et RH en collaboration et sur demande de la Responsable Admin-RH

Exécuter certaines tâches de logistique
• Fournir un certain appui aux tâches de logistique du bureau de Belle-Anse (participer à l’inventaire périodique, gestion des actifs et du stock)
• Gestion de la planification des véhicules et des déplacements et coordination avec le Responsable Logistique

Exécuter certaines tâches de comptabilité
• Gestion et préparation du rapport interne de petite caisse
• Suppléance du comptable en cas d’absence

Exécuter toutes autres tâches confiées par la hiérarchie

• Diplome en Administration d’une école reconnue
• Au moins deux (2) ans d’expérience de travail dans l’Administration
• Expérience de travail pertinente en logistique et comptabilite
• Bonnes connaissances des logiciels bureautiques (Word, Excel etc)
• Parler et écrire aisément le français et le créole
• Connaissance de l'anglais, un atout
• Aptitude à être autonome et à trouver des solutions
• Aptitude à travailler au sein d’une organisation multiculturelle dont les membres viennent de cultures et d’horizons divers
• Connaissance du contexte en Haiti
• Capacité et volonté de travailler et de vivre dans des circonstances difficiles
• Gérer les ressources pour optimiser les résultats
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Gérer les performances et le développement
• Planifier et obtenir des résultats

Un CV, une lettre de motivation, une copie des diplomes et certificats de travail.

« Helvetas s’engage pour un monde juste dans lequel les êtres humains déterminent le cours de leurs vies dans la dignité et la sécurité, en utilisant les ressources naturelles de manière durable et préservant l’environnement ». Ces comportements et ces convictions guideront nos actions et nos relations.

Helvetas s’engage à respecter l’égalité des chances et la non-discrimination et invite toutes les personnes quelque soit leur genre à postuler. Les personnes ayant des handicaps sont également invitées à postuler, conformément aux exigences du poste.

Helvetas s’efforce de créer un environnement et des conditions de travail sûres, inclusives, attrayantes, flexibles et favorables à la famille.