Active dans 50 pays en développement en Afrique, Asie et dans les Amériques, Plan vise à atteindre le plus d’enfants possible, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalisés, grâce à des programmes de haute qualité offrant des avantages à long terme par l’augmentation de ses revenus, des partenariats avec d’autres organisations et un fonctionnement efficace.
Plan Haïti est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale et travaille en Haïti depuis plus de 39 ans avec des enfants, des jeunes et des communautés pauvres.

Plan Haiti a un plan stratégique approuvé depuis Septembre 2012. Il est le résultat d’un processus de planification participative qui a inclus l’analyse de la situation des droits de l’enfant à travers la consultation des communautés, familles et des enfants. Ce document stratégique décrit la réponse les programmes de Plan Haiti pour les cinq prochaines années.

OBJECTIFS DU POSTE :
- Administrer le bureau et les employés
- Soutenir le Responsable dans ses fonctions
- Assurer le suivi administratif auprès du bureau central

RESPONSABILITES
• Gestion de la flotte de véhicule
• Faire en sorte que le parc de véhicule est bien géré ;
• Mettre en place des outils pour faciliter les mouvements du staff sans difficulté.
• Gestion de stock et du carburant/Immobilisation
• Maintenir une coordination rapprochée avec le responsable de stock pour une bonne organisation du stock, la sécurité du stock, la sortie des matériels/produits avariés ou en mauvais état et des inventaires à temps ;
• Supporter la commission d’inventaire dans le processus d’inventaire et de destruction et suivre ses recommandations dans son plan d’action au cours de l’année.
• Gestion des petites caisses, de la cafeteria et des voyages Locaux
• Gérer de façon professionnelle les petites caisses et la cafétéria du bureau ;
• Assurer la gestion de déplacements du staff national (réservations d’avions et hôtels) et en faire un rapport régulier ;
• Gérer les relations avec les hôtels pour le staff.
• Assurer le paiement des hôtels et lignes aériennes dans les délais.
• Rédiger tous les contrats et les correspondances pour les différentes sections de la programmation et l’administration.
• Transmettre les contrats rédigés auprès des différents secteurs et partenaire externes après vérification et approbation du superviseur et assurer de placer les copies dans les dossiers ;
• Suivre des contrats de service avec les autres secteurs et les employés sous votre supervision.
• Services généraux/Services publics
• S’assurer du suivi à temps pour l’Entretien des bâtiments et des équipements du bureau de Plan International Haiti (climatiseurs, inverter, batterie, génératrice, plomberie) ;
• Vérifier les factures et faire le suivi pour la sortie des bordereaux tous les mois ;
• S’assurer que les factures des services publics soient payées à temps et de façon continue.
• Supervision du personnel
• Gestion de leur performance ;
• Assurer le coaching, la supervision et le développement de rapports directs.
• Support aux activités des Projets /Autres
• Supporter les activités de programmes et coordonner toutes les activités quotidiennes ;
• Superviser et faciliter les conférences/ateliers/visites ;
• Être disponible à participer dans les activités de réponse à l’urgence au sein de l’organisation ;
• Assurer que le bureau soit fonctionnel et agréable et encadrer l’équipe qui se trouve sur sa supervision de façon attentive, professionnelle.
• S’assurer que les contrats et protocoles avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
• Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.
• Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de Protection de l’Enfant.
• S’assurer de monter des comportements dignes des valeurs de Plan International en matière de sauvegarde des enfants 7/7 et 24/24.
• Faciliter les suivis de contrôle d’audit en matière de sauvegarde en mettant le staff sous sa supervision à la disposition de points focaux internes et externes pour compléter les processus y relatifs.
• S’assurer que chacun-e de ses employé-e-s comprenne la nécessité de considérer les 18-24 ans parmi les catégories d’individus avec qui ils/elles ne peuvent entretenir des relations d’ordre amoureux et autres violant les normes minimales de la Politique de sauvegarde.
• Appuyer dans la mesure du possible les actions visant la participation des communautés (familles, enfants parrainés ou non impliqués dans nos activités) dans le cadre des processus de révision ou de mise en place de politique de sauvegarde des enfants et des jeunes.

Divers

• S’assurer de toutes les autres tâches connexes qui lui sont assignées par son superviseur.

Gérer les problèmes :
L’Officier travaille sous la supervision directe du Emergency Response Manager. Il prend des initiatives pour la résolution de problèmes spécifiques relevant de son ressort. Il soumet à l’appréciation du Manager les problèmes qui le dépassent

Communication et relations de travail :
• Interne
• Contact elevé avec le personnel de l’Administration (CO & PU)
• Tout le Staff de Plan

• Externe
• Les fournisseurs (agences de voyages, shipping company etc.)
• Les visiteurs

• Diplôme universitaire en Administration
• Deux (2) années d’expérience dans un poste similaire
• Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point
• Capacité de gérer et de coordonner multiples tâches

Compétences

• Excellente capacité organisationnelle, interpersonnelle et communication.
• Flexible, honnête et sensibilité culturelle
• Sens de l’initiative et capable de travailler avec un minimum de supervision
• Capable de travailler en équipe et sous pression
• Bonne compétence en informatique
• Excellente capacité de communication orale et écrite Français et Anglais

Comportements

• Bonnes relations interpersonnelles
• Capacité à établir et à maintenir les partenariats et les bonnes relations de travail.

Leadership and Gestion:
• Excellente capacite organisationnelle
• Capacité de travailler dans une équipe multidisciplinaire et un environnement multiculturel
• Respect des délais
• Intègre et transparent dans toutes ses actions

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