À propos de Mercy Corps
Mercy Corps est animé par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Pour ce faire, nous savons que nos équipes donnent le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles sont diversifiées et que chaque membre de l’équipe se sent à sa place. Nous accueillons des antécédents, des perspectives et des compétences diverses afin que nous puissions être plus forts et avoir un impact à long terme.

Le programme
Mercy Corps aide les communautés à développer leurs propres idées pour résoudre les problèmes les plus redoutables d’Haïti en utilisant des approches innovantes pour apporter aux Haïtiens de nouvelles opportunités sociales et économiques et pour rendre leur pays plus sûr, productif et juste. Créé en janvier 2010, Mercy Corps Haïti a des bureaux à Port-au-Prince, Jérémie et Miragoane et plus de 80 employés mettent en œuvre des programmes de développement économique, d’agriculture, de gestion des ressources naturelles et d’intervention humanitaire. Le travail de développement économique de Mercy Corps est guidé par les principes du développement en faveur des pauvres et des stratégies axées sur la demande. Mercy Corps adopte une approche progressiste du développement qui conduit les communautés et les entrepreneurs de l’aide d’urgence aux moyens de subsistance durables en passant par la résilience.

Département de Finance :

Le Département des Finances de Mercy Corps est responsable de toutes les fonctions financières en Haiti : la comptabilité de toutes les opérations financières, les paiements, la préparation des salaires, la préparation et le suivi des budgets, la préparation des rapports financiers, et l’allocation des couts partagés en conformité avec la politique de Mercy Corps. Le Département des Finances s’assure de la conformité des fonctions financières avec les régulations et règlements des donateurs ainsi que les politiques et procédures internes de Mercy Corps. Dans son rôle de support au Département des Programmes, le Département des Finances soumet à ces derniers des rapports financiers en temps opportun et assiste le Directeur National de Mercy Corps en Haïti et l’équipe des programmes pour s’assurer que les ressources financières sont utilisées d’une manière efficiente.

RESUME DU POSTE :
Sous la supervision du Finance & Compliance Manager, le titulaire du poste appuiera le département de finance dans la gestion du cycle comptable mensuel, le contrôle des comptes, la réconciliation des comptes du Bilan (Balance sheet) , la préparation de la paie, la conformité des transactions comptables aux règlements fiscaux de Haiti, et les contrôles de conformité, notamment concernant le suivi des assets.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :

1. Réconciliation :

? Préparer sur une base mensuelle et trimestrielle l’état de rapprochement des comptes d’Actif et du Passif (BALANCE SHEET) et assurer que le solde de tous ces comptes soit expliqué, documenté et vérifiable par la direction de Mercy Corps, les auditeurs internes et externes ;
? Confronter sur une base trimestrielle les enregistrements comptables aux informations du Registre des équipements ;
? Proposer des corrections éventuelles au Finance and Compliance Manager après l’analyse des opérations comptables mensuelles et/ou des fichiers de réconciliation des comptes de bilan, du fichier d’amortissement ou tout autre outil ;
? Soumettre au Finance and Compliance Manager (ou à toute personne désignée par lui) le rapport de réconciliation des actifs de l’organisation dans les 10 jours qui suivent la clôture du trimestre.

2. Application des règles fiscales et relatives au code du travail :

? S’assurer de la conformité de la comptabilité de Mercy Corps Haïti et du fichier de paie des employé/es avec les textes légaux et réglementaires en rapport avec le travail et de leurs mises à jour par les autorités haïtiennes ;
? Préparer l’état de rapprochement des retenues mensuelles sur les paiements effectués aux employés nationaux ainsi qu’aux fournisseurs pour assurer que toutes les retenues opérées sur ces paiements pendant le mois concerné soient entièrement reversées aux institutions étatiques compétentes dans les délais requis par les lois de Haïti. Préparer à cet effet les fiches de déclaration et les relevés des retenues et des contributions employeur requises par les lois Haïtiennes ;
? Préparer et soumettre à l’institution étatique compétente en la matière et dans le délai légal, l’état récapitulatif annuel des impôts sur les bénéfices des entreprises étrangères, des fiches intercalaires et des attestations d’exemption à l’IPM du personnel national ;
? Assurer un bon classement des déclarations d’impôts, cotisations sociales et contributions patronales, et d’autres documents connexes ;
? Assister le département de l’administration en cas d’audit des autorités fiscales ou des bailleurs de fonds.

3. Gestion du cycle comptable mensuel :

En collaboration avec le reste de l’équipe finance, l’Adjoint Manager Financier & Compliance devra :

? Dans la limite de l’autorité qui lui est conférée, se concentrer sur la revue finance des demandes d’achats, des bons de commande, des contrats de service, des contrats de consultance locale, des contrats de journaliers et des dépenses générales ; Priorité doit être faite aux revues finances des achats d’assets, de paiements d’avance fournisseur/bailleur et rapports de dépenses ;
? Tenir les fiches d’amortissement et enregistrer à chaque fin du mois les écritures d’amortissement des coûts ; Utiliser ce document pour faire un suivi avec les départements concernés des paiements en retard ou à venir ;
? Point focal finance pour les questions d’assurance des actifs de Mercy Corps Haiti ;
? En collaboration avec l’Officier Senior Finance, assurer le suivi des avances opérationnelles et de voyage pour s’assurer de leur fermeture dans le délai. Faire des rappels écrits aux personnes ne clôturant pas leurs avances dans les délais. Être en lien avec les RH pour que les avances injustifiées soient déduites des salaires, conformément aux dispositions du code du travail.

4. Calcul des salaires et avantages :

? Effectuer la première revue de la feuille de paie sur base des éléments fournis par le bureau des ressources humaines ; collaborer avec les responsables financiers en cas de corrections nécessaires ou de précisions à apporter ;
? En collaboration avec les Ressources humaines, préparer les listes de paie des salaires mensuels ;
? En collaboration avec le département des ressources humaines, mettre à disposition des auditeurs les récapitulatifs de paies, preuves de paiement et fiche de présences pour justification des charges salariales du personnel national sur les différents projets.

5. Management, reporting, Budgeting and partner:

? Faire les intérims du Finance & Compliance Manager en cas d’absence,
? Participer dans l’élaboration des nouvelles propositions budgétaires à soumettre aux bailleurs de fonds ;
? Être impliqué activement dans la préparation des rapports financiers et la préparation des BVAs et des projections opérationnelles et programmatiques avec l’appui des équipes programmes ;
? Superviser techniquement les officiers Finances terrain ;
? Superviser l’Officier Senior Finance ;
? Exécuter d’autres taches pertinentes au sein du département des finances sur demande motivée du responsable hiérarchique.

CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS:

? Quatre (4) années ou plus d’expérience en finance ou comptabilité de préférence dans une ONGI ;
? Avoir occupé un poste de responsabilité et des supervisions des équipes pendant au moins deux (2) ans ;
? Connaissance des règles des bailleurs de fonds en l’occurrence USAID ;
? Un diplôme universitaire en finance ou comptabilité ou d’une spécialité dans ces domaines ;
? Excellentes compétences d’utilisation de MS Office programmes et en particulier du tableau Excel ;
? Excellentes compétences d’utilisation de l’Internet et du courrier électronique ;
? Exactitude dans le traitement des transactions en espèces ; excellentes aptitudes en mathématiques, et excellente attention aux détails ;
? Expérience significative dans la coordination, communication et la conformité avec la législation de Haïti relatif au travail ;
? Capacité à planifier, prioriser, accomplir et être capable de suivre plusieurs tâches à la fois.
? Maîtrise du français, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit ;
? Maitrise de l’anglais peut être considérée comme un avantage ;
? Être de nationalité haïtienne.

CV avec au moins 3 personnes de références, Lettre de Motivation, Pièce d'identité, Certificats ou Attestations prouvant les qualifications et expériences contenues dans le CV.