Spécialiste en charge de la gestion des mouvements du personnel ainsi que de toutes les procédures y afférentes (vols, visas, permis de séjour, accréditation MSPP), il agit en conformité avec les normes et procédures MSF ainsi que les législations nationales et internationales, ceci de manière à assurer le bon fonctionnement des activités.

Gérer, de concert avec le siège, les arrivées et les départs du personnel international du pays : visas, billets d’avion et ensemble des démarches nécessaires.
Coordonner avec les Projets et le siège les mouvements du personnel (nationaux et internationaux) et les formalités administratives afférentes (passeport, visas,…).
Garder le contact avec les partenaires extérieurs pour rester informé/e des politiques et procédures concernant les déplacements, formalités d’entrée, permis de travail (immigration, UNHAS, compagnies aériennes...).
Prendre en charge toutes les tâches administratives liées au personnel transitant par la capitale (notamment transports, briefing, questions financières et logement).
Veiller à tenir à jour les outils de pilotage des mouvements et les listes de contact mission et les diffuser régulièrement (notamment les listes des déplacements et des évacuations).
Planifier et superviser, en étroite collaboration avec le département RH, les procédures RH des personnels sous sa responsabilité (personnels de ménage et cuisinières).
Prendre en charge la préparation des per diem, les moyens de télécommunication et l’attribution des hébergements maison/chambre ; veiller à correctement entretenir les maisons d’hôtes (mobilier, ménage, nourriture).
Être responsable du classement des documents administratifs conformément aux normes MSF et à la législation nationale. Envoyer les documents exigés au siège en temps et en heure

RESPONSABILITES SPECIFIQUES A LA SECTION MSF
I. Gestion des logements des IMS et LHS dans la base MSF en coordination, dans les Hôtels à Port au Prince et en transit
• Assurer le suivi et l’organisation de tous les logements des IMS et LHS qui dorment à la base vie de la coordination en étroite collaboration avec l’Assistante RH en coordination;
• Supervision des agents d’entretien et de la cuisinière qui travaillent à la basede la coordination ; commandes et inventaires, pour la résidence du Personnel Mobile International à la coordination ;
• Se coordoner avec l’Admin transit ou Liaison Officer de la République Dominicaine, pour assurer le logement des IMS ou LHS en transit ou en congé en République Dominicaine;
• Organisation et suivi avec le BDD et le bureau Support Training pour tous les IMS ie LHS en fin de mission/training passant par Paris et nécessitant un logement;
• Gestion des IMS en mini-break dans les Hôtels en Haïti ou dans une des bases vie : reservations, conventions avec hotels, recherche de nouvelles possibilités de breaks (destinations) en fonction du contexte.

II. Maintenir un lien étroit de collaboration avec le Bureau de MSF France à Paris qui organise les voyages du Personnel Mobile International, pour venir en mission de service en Haïti ; gérer les arrivées et départs (partage des billets, fiches retour, tickets d’hôtels, etc.)

III. Maintenir une collaboration optimale avec les Responsables de UNHAS , Wagram, Cytric, compagnies aériennes, pour faciliter la gestion des réservations des vols; rechercher des itinéraires et corridors aériens permettant de faciliter le transit vers Port au Prince.

IV. Participation dans la gestion des mouvements par route Port au Prince/Santo Domingo.

V. Gestion des demandes et renouvellements des visas / permis de séjour des IMS et des LHS qui doivent se rendre à l’étranger pour formation ou détachement.

VI. Gestion des démarches pour obtenir les accords d’ accréditations auprès des autorités Haïtiennes pour le Personnel Mobile International médical.

VII. Préparation des perdiems du personnel Mobile International travaillant en coordination, ainsi que les compléments de perdiem lors des mini-breaks ;

VIII. Assurer un rôle d’accueil et d’accompagnement du Personnel Mobile International quand ils arrivent sur la mission, en leur remettant tous les documents d’informations nécessaires pour leur installation. Anticiper le briefing base vie par whattsapp/mail pour les arrivants le week end ou un jour férié, etc.

IX. Participer activement dans la gestion des urgences (vols annulés, personnel mobile international perdu dans les aéroports, etc)

X. Organisation des HIC (high insecurity context) Call pour le Personnel Mobile International avant les mission, organisation des briefings et débriefings du Personnel Mobile International.

XI. Gestion de la base des données et de l’archivage des documents papier et électronique en lien avec la gestion des transits, participation dans l’élaboration et la mise à jour des procédures en rapport avec la gestion des transits à Port au Prince ; analyser et compiler des données liées à la gestion de transit et participation dans la rédaction du rapport du département RH;

XII. Collaborer étroitement et éfficacement avec les Responsables Adminsitration des Projets et les différents Coordinateurs sur tous les sujets qui cadrent avec le transit et en assurer une gestion éfficace. Etre force de proposition au Coordinateur des Ressources Humaines sur tous les sujets liés à la gestion de transit et l’ alerter quand c’est nécessaire pour prise des dispositions ;

Administrateur/ice Transit

Éducation • Diplôme en études liées à la gestion de transit, gestion d’hôtellerie/tourisme, gestion administrative, etc., minimum Bac+3
Expérience • Au moins un an d’expérience en gestion administrative / touristique ou dans un domaine comparable
Langues • Anglais
• Français
• Créole
• Espagnol (est un plus)
Connaissance • Maîtrise de l’informatique indispensable (Word, Excel, internet)
Compétences • Orientation résultats et qualité
• Rigueur et bonne organisation personnelle
• Travail en équipe et coopération
• Souplesse de comportement
• Adhésion aux principes MSF
• Gestion du stress
• Bonne compréhension des règles et principes de base de l’organisation des voyages

Les candidatures des personnes vivant avec un handicap sont vivement encouragées au sein de MSF-France. MSF ne tolère pas les comportements abusifs dans son environnement de travail, ni dans les espaces de soin. Aucune contrepartie ne peut être demandée à un candidat pour obtenir un entretien d'embauche ou un poste (argent, sollicitation sexuelle...).

CDD à temps plein + avantages sociaux MSF.

? Lettre de motivation et curriculum vitae détaillé avec références professionnelles.
? Copie des diplômes et copie de la carte nationale d’identité.
? Tout autre document susceptible de compléter le dossier (attestations de travail, etc.).
? PRIERE DE NE PAS POSTULER EN ABSENCE DES COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

MSF se réserve le droit de ne pas retenir les dossiers incomplets. Seuls les candidats retenus sur dossier seront contactés par téléphone pour passer un test écrit et un entretien. Aucun dossier ne sera restitué. En conséquence, nous vous recommandons de fournir les photocopies des documents demandés et non les originaux