Le Poste
L’officier.ière Ressources humaines & administration est responsable de conseiller et de supporter les employés dans les domaines d’apprentissage et de développement, de code de conduite et de conditions de travail, des relations internes, du recrutement et de la rétention, de la paie, de la gestion des avantages sociaux et du fonctionnement des bureaux. On attend du titulaire de ce poste qu’il/elle puisse supporter efficacement les besoins RH et administratifs de Jérémie. Il doit donc avoir une maitrise des lois nationales en matière du travail (code du travail), des procédures et politiques établies par Mercy Corps et aussi maitriser les meilleures pratiques de la gestion des ressources humaines.

Responsabilités essentielles :
Recrutement & sélection :
• Préparer et publier des annonces pour un nouveau poste tel que requis dans le formulaire de demande de personnel ; aider le personnel à élaborer des descriptions de poste exactes et à donner des conseils sur l’attribution des échelons salariaux ;
• Supporter le processus de sélection et la présélection des CV ; préparer les questionnaires d’entrevue avec le gestionnaire du poste respectif ;
• assister la gestionnaire des ressources humaines dans les entrevues, la formation des comités d’entrevue sur la procédure et les attentes, y compris la documentation requise telle que les questionnaires d’entrevue et les feuilles de notation ;
• Faciliter tous les documents des nouveaux employés, y compris l’ouverture de nouveaux dossiers d’employés et les documents requis et faciliter leur inclusion dans la paie ; responsable de tous les autres documents décrits dans la liste de vérification des dossiers des employés. La personne s’assurera que tout le dossier est à jour et mis à jour ;
• Faciliter l’orientation des nouveaux employés à l’aide des outils fournis ;
• Établir un plan d’orientation pour chaque nouvel employé avec le superviseur ; responsable de l’orientation sur les règles et règlements spécifiquement liés aux ressources humaines.

Gestion du logiciel RH (HCM& Databasics) :
• Procéder à la mise à jour des informations des employés dans l’application RH de Mercy Corps (HCM) ;
• Procéder à la désactivation des départs dans l’application RH de Mercy Corps ;
• Faire l’approbation des feuilles de temps via Databasics et/ou soumettre les feuilles de temps des employés de la base de Jérémie n’ayant pas l’accès à l’ordinateur ;
• Ajouter les nouveaux employés dans le système RH.

Gestion de la paie :
• Saisie de données dans le processus de paie mensuel en collaboration avec le gestionnaire des ressources humaines ; et s’assurer que les feuilles de temps et les données sur les congés sont saisies et exactes. Veiller à ce que la paie soit versée en temps opportun pour financer l’allocation et le décaissement en temps opportun des salaires.

Formation et développement :
• Évaluation des besoins en formation et coordination des formations pour les employés de MC ; Fournir un soutien aux personnes qui préparent leur évaluation annuelle pour articuler et identifier les besoins de perfectionnement professionnel ;
• Rechercher et diffuser toutes les possibilités de formation pertinentes aux chefs de département en consultation avec le responsable des ressources humaines ;
• Tenir des dossiers de formation dans les dossiers des employés ;
• Appuyer le bureau de coordination de Port-au-Prince dans le suivi des évaluations de performances des membres de l’équipe suivant les exigences de Mercy Corps (évaluation de fin de période d’essai, évaluations annuelles et mi-parcours) ;
• Appuyer le bureau de coordination de Port-au-Prince dans l’implémentation de toutes les initiatives globales de Mercy Corps.

Administration :
• Aider à la coordination des tâches administratives de Mercy Corps avec Jérémie ;
• Appuyer le département dans la gestion administrative du bureau (suivi des paiements des factures de téléphone, hébergements, fournisseurs, assurances et PSS)
• Faire le dispatch interne et externe des courriers de Mercy Corps aux différents destinataires et gérer la base de données inhérente ;
• En lien avec le programme et la finance, élaborer les demandes de paiement pour les contrats de services ;
• Faire le suivi des consommables bureaux et cuisines ;
• Assurer la réservation des chambres d’hôtels pour les visiteurs à Jérémie (Grand’Anse);
• Assurer le suivi méticuleux des dates de fin de contrat de baux et assurer leur renouvellement le cas échéant.
• Maintenir un archivage papier et électronique à jour des contrats, des correspondances et de tout autre document administratif.
• Initier les demandes d’entretien, de maintenance et de gestion des installations du bureau.
• Initier les commandes d’approvisionnements des consommables, des fournitures de bureau, y compris l’eau, les produits pour la pause-café, de nettoyage, etc.
• Effectuer le suivi de l’utilisation de ces fournitures et consommables tout en s’assurant de leur utilisation raisonnable.
• Participer à la planification des activités du bureau et servir d’appui dans la gestion administrative des différents consultants et employés.
• Relier, corriger et assurer le suivi des dossiers en cours de signature à Jérémie (paiement des bases, des fournisseurs, des hôtels, contrats journaliers et de fournisseurs, demandes d’avances, dossiers de voyages, etc.) et les archiver conformément au standard minimum de Mercy Corps.
• Tenir à jour les tableaux d’annonces administratives.

Autres fonctions :
• Aider le responsable des ressources humaines à identifier les lacunes du système / politique des ressources humaines et à définir des politiques appropriées en tenant compte de la loi du travail.

Qualifications minimales requises :

• Diplôme en ressources humaines, en administration des affaires ou une certification en ressources humaines reconnue à l'échelle internationale (au moins trois années d'expérience à ce niveau dans le domaine des ressources humaines seront considérées au lieu d'un diplôme).
• Au moins 3 ans d'expérience dans les fonctions de ressources humaines et d'administration de bureau.
• Expérience confirmée de la gestion des processus de ressources humaines ; expérience dans la conception de processus RH préférée.
• Connaissance approfondie des lois fondamentales du travail relatives au recrutement, aux contrats, à la documentation et aux licenciements.
• Expérience préalable de la gestion de bases de données de nature RH ou administrative.
• Expérience confirmée dans la formation et la facilitation.
• Être de nationalité haïtienne.
Facteurs clés de succès
• Excellent sens de l'organisation et souci du détail.
• Fortes compétences interpersonnelles et en communication ; capable d'adapter les styles de communication à différents publics et situations.
• Curiosité et intérêt de nouer des liens avec des groupes de pairs et d’élargir les connaissances et l’expertise sur les tendances actuelles en matière de ressources humaines et d’administration, de meilleures pratiques, de leçons apprises et de nouveaux développements.
• Capable de préserver la confidentialité et de renforcer la confiance de ses collègues.
• Aime identifier et résoudre des problèmes pour améliorer le fonctionnement de l’équipe et assurer un environnement de travail sain.

Apprentissage Continu
Conformément à notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous donnons à tous les membres de l'équipe la possibilité de consacrer 5 % de leur temps à des activités d'apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et/ou professionnels.

Diversité, Equité et Inclusion
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous constituons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation de personnes d'origines, de croyances, de milieux et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d'instaurer une culture de la confiance et du respect, où chacun apporte son point de vue et son authenticité, réalise son potentiel en tant qu'individu et en tant qu'équipe, et collabore pour accomplir le meilleur travail de sa vie.
Nous reconnaissons que la diversité et l'inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd'hui.

Égalité des Chances en Matière d'Emploi
Mercy Corps est un employeur qui respecte l'égalité des chances et ne tolère aucune discrimination, quelle qu'elle soit. Nous recherchons activement des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d'être collectivement plus forts et d'avoir un impact mondial durable.
Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l'égalité des chances en matière d'emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l'identité de genre, l'expression de genre, la religion, l'âge, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/SIDA), l'état civil, le statut de vétéran militaire ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

Sauvegarde et Ethiques
Mercy Corps s'engage à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu'il s'agisse de membres de l'équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux relatifs à la prévention de l'exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le CPIA (Comité Permanent Inter-Agences) ; et nous avons adhéré au Système de Divulgation des Fautes Professionnelles entre Institutions.
En postulant pour ce poste, un candidat confirme qu'il n'a pas déjà enfreint la politique d'un employeur en matière d'inconduite sexuelle, d'exploitation et d'abus sexuels, de protection de l'enfance ou de traite des personnes.
Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l'exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d'un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l'équipe doivent se comporter de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l'équipe sont tenus de suivre des cours d'apprentissage en ligne obligatoires sur le code de conduite à l'embauche et sur une base annuelle.
En tant que candidat, si vous êtes témoin ou victime d'une forme quelconque d'inconduite sexuelle au cours du processus de recrutement, veuillez le signaler à la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org).

CV, lettre de motivation, diplôme ou certification.
Attestation de travail, certificats de bonne vie et de mœurs.
Pièce identitée.