This position is essential for assisting and coordinating the process for effective and cost-effective management of resources and material in support of the programmatic and operational activities of HFH Haiti on the field.

ADMIN
Ensure the office space is well maintained
Assign working space to the staff
Ensure all the equipments are in good state of working
Manage the Guest-House and the visitors
Ensure lodging and transportation for the visitors.
Supervise the clerical staff working in the south
Track team annual leave in coordination with HR Manager based in PaP
Follow insurance claim for the team
Track and report staff attendance (presence in office or field activities)
Greeting and directing daily visitors, answering phone inquiries and handling complaints in a courteous, professional manner
Ensuring office supplies are maintained, including checking inventory and working with vendors to ensure adequate levels of necessary supplies at all times
Ensuring the confidentiality and security of files and filing systems
Coordinating schedules, arranging meetings, distributing memos and reports and ensuring that everyone is kept current of necessary company news and information.
Operating copy equipment, printers or other equipment necessary

TRANSPORT
The field Admin and Finance Officer has the overall responsibility of the fleet management in the South.
Ensure the dispatching of the vehicles according to the needs.
Ensure the vehicles are well used by the drivers.
Ensure the logbooks are properly filled out
Put the data in the report template.
Do proper analysis of the report and alert the Logistics Coordinator.
Manage the fuel dispatching and control the fuel consumption of each vehicle.
Ensure the regular maintenance of the vehicles and request support of the main office for important repairs
Keep 80% of availability as a standard indicator of performance

FINANCE
Manage the Petty Cash box according to the Procedures.
Fill out the finance required documentation.
Reporting transaction in accordance.
Hold the accounting book and perform the inputs according to the principles and procedures
Manage the checks book.
Produce the reports required by Office in PaP
Proceed on a weekly basis to the transmission of Accounting documents to National Office for verification and recording.
Verify that the supporting documents submitted for cash advance are complete.
Ensure that all office assets are identified and inventoried.
Follow the approved requests and the disbursment orders until delivery of the checks.

* Bachelor Degree in Finance or Admistration , Logistic
*Fluency in English; French and Creole preferred
*1-3 years of related experience in the finance, administration logistic field
*Experience working in an international organization, preferably in an NGO

Haiti office. Travel up to 20%. Some work locations may involve challenging or unusual conditions for traveling and/or accommodations.

Nous sommes ravis d'annoncer l'ouverture de nouvelles opportunités de carrière au sein de notre organisation. Nous recherchons des personnes qualifiées, motivées et prêtes à contribuer activement à notre mission. Les postes sont ouverts à toutes les candidatures, avec une attention particulière aux candidats des différentes régions.

Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature en respectant les modalités précisées dans chaque annonce. Nous encourageons les postulants à consulter attentivement les qualifications requises pour chaque poste et à s'assurer que leur dossier est complet avant l'envoi.

Cv, cover letter, diplomas

Engagement en matière de Sauvegarde et de Protection

Dans le cadre de notre politique de sauvegarde, notre organisation s'engage à promouvoir un environnement de travail sûr et respectueux pour tous. Nous nous attachons à protéger les enfants, les jeunes et les adultes vulnérables, ainsi qu'à assurer la sécurité et le bien-être de notre personnel et des communautés avec lesquelles nous travaillons.

Tous les candidats retenus devront adhérer à nos principes de sauvegarde, et des vérifications préalables (telles que des références et, le cas échéant, des contrôles de casier judiciaire) seront effectuées pour garantir un environnement de travail sécurisé.

Nous encourageons toutes les candidatures qualifiées à postuler, tout en soulignant notre engagement ferme envers l’éthique et la protection de toutes les parties prenantes.

"Les candidatures provenant des Cayes sont vivement encouragées et seront traitées avec une attention particulière. Nous valorisons la diversité géographique et encourageons les talents locaux à postuler pour contribuer à notre mission."