Papyrus S.A. est une société privée détenue majoritairement par des femmes qui est fière de son approche durable basée sur les résultats. Notre mission est de relier les aspirations locales et internationales en gérant des personnes, des fonds et des partenariats. Nous libérerons le pouvoir du partenariat pour plus d’équité, une plus grande unité d'objectif et un changement durable, guidé résolument par ses quatre principes et valeurs fondamentaux entièrement intégrés, décrits en détail ci-dessous.
Papyrus est une entreprise de développement mondial en pleine expansion qui s'engage à libérer le pouvoir du partenariat pour une plus grande justice, une unité d'objectif et un changement durable dans diverses régions.
Le poste d’Administratrice/teur est une position à temps plein, basée à Port-au-Prince, avec de nombreux voyages vers les villes de provinces. L’Administratrice/teur devra maintenir un haut niveau d'adhésion aux valeurs fondamentales de Papyrus.

Les Valeurs de Papyrus
Qui nous sommes : Papyrus est une société de gestion majoritairement détenue par des femmes et dont le siège se trouve en Haïti. Avec environ 80 employés travaillant avec des partenaires dans neuf pays des Caraïbes et d'Afrique, Papyrus S.A. est spécialisée dans l'accompagnement des capacités institutionnelles, la gestion de projets de développement, la gestion de consortiums et de partenariats, et les services de gestion de fonds.
Ce que nous faisons : Nous relions les aspirations locales et internationales en gérant des personnes, des fonds et des partenariats.
Pourquoi nous faisons ce que nous faisons : Libérer le pouvoir du partenariat pour plus d’équité, une plus grande unité d'objectif et un changement durable.
Notre équipe partage ces valeurs fondamentales :
Consultation. Nous mobilisons la force de notre équipe et de nos partenaires en recherchant collectivement des solutions avec courtoisie et honnêteté. Nous sommes détachés de l’opinion personnelle et comprenons que l'unité d'objectif est plus importante que le fait d'avoir raison.
Humilité. Nous exerçons l’autoréflexion, pratiquons l’écoute active et sollicitons activement les réactions de nos pairs. Nous ne pensons pas toujours avoir raison, nous nous gardons de dénigrer, et évitons toute forme de commérage. Nous nous réjouissons de la réussite de nos partenaires et de nos collègues. Nous sommes tous humains et savons qu'aucune nationalité n'est intrinsèquement meilleure qu'une autre.
Optimisme. Nous sommes positifs dans notre attitude et nos paroles, réalistes dans notre planification et déterminés dans la poursuite de nos objectifs. Nous avons confiance en nous-mêmes, en notre équipe et en nos partenaires, et nous transformons les obstacles en opportunités.
Confiance. Nous sommes fiables, ponctuels, disciplinés et respectons nos engagements. Nous disons toujours la vérité et agissons avec éthique dans notre vie, nos relations et nos actions. Nous appliquons les mêmes normes à nous-mêmes, nos collègues et nos partenaires.
Impact. Nous savons que le partenariat est essentiel pour accroître notre impact. Nous investissons du temps et de l'énergie dans des initiatives viables, accueillons le changement et les nouvelles approches. Nous partageons largement les connaissances et les informations afin que chacun puisse progresser.
Papyrus maintient un environnement de travail qui stimule la créativité, l'initiative et la communication ouverte entre le personnel dans un cadre informel et non bureaucratique. Une importance particulière est accordée à ceux qui assument le leadership, surmontent rapidement les problèmes, facilitent les actions, promeuvent les idées novatrices en travaillant en équipe, produisent des résultats, développent des relations positives et constructives avec les bailleurs et facilitent la réalisation des projets.

Sous la supervision directe de la Directrice adjointe du projet, l’Administratrice/teur exécutera les tâches suivantes :
• S’assurer de la bonne gestion de l’Administration du projet ;
• Superviser les activités opérationnelles, fournir des informations sur la mise en œuvre de celles-ci et les fournir des rapports hebdomadaires et périodiques ;
• Ouvrir et fermer le bureau au besoin, selon les procédures en vigueur ;
• Effectuer diverses tâches administratives : correspondances administratives, saisie informatique, préparation de parapheurs, travaux de duplication, classement, préparation de rapports, etc. ;
• Superviser le personnel de soutien, les stagiaires et les chauffeurs et s’assurer de leur performance ;
• Planifier, coordonner et superviser les déplacements des chauffeurs en fonctions des besoins hebdomadaires ;
• Superviser le travail administratif des bureaux décentralisés, gérer et communiquer les obstacles et assurer le bon fonctionnement des petites caisses ;
• Maintenir une bonne coordination entre l'administration et la comptabilité ;
• Maintenir une bonne coordination entre le bureau de PAP, la comptabilité et les bureaux décentralisés ;
• Gérer la petite caisse (achats, réconciliation, réapprovisionnement) ;
• Planifier et coordonner les achats selon les politiques et procédures d’approvisionnement en vigueur ;
• Préparer, publier et suivre les dossiers d’appels d’offres ;
• Assurer le suivi des dépenses récurrentes et la gestion des comptes fournisseurs (contrats, préparation de réquisitions, paiements, etc.) ;
• Veiller à la gestion efficace des fournitures de bureau et autres conformément aux procédures établies ;
• Assurer la mise à jour de l'inventaire des immobilisations annuellement ;
• Gérer les tableaux de bord des véhicules et de l'entretien ;
• Assurer la gestion du matériel roulant, des équipements et des immobilisations (rapports de milléage, entretien, documents d’enregistrement, contrats assurance, etc.) ;
• Tenir à jour les registres des équipements et des assurances ;
• Planifier, coordonner les déplacements/voyage du staff CSSP (billet d’avion, per diem, hébergement, location de véhicule etc.) ;
• Traiter les demandes et les rapports de voyage, assurer le suivi des paiements et remboursements y relatifs ;
• Assurer la planification et la coordination des évènements du projet de concert avec les officiers de Programme Nord et Sud ;
• Tenir à jour les registres des congés et des présences de l’équipe projet à transférer aux ressources humaines ;
• Assurer l’administration des ressources humaines du projet selon les procédures en vigueur (recrutement, timesheet, évaluation, dossiers des employés) ;
• Effectuer d'autres tâches telles que déterminées par la Directrice adjointe du projet.

• Licence en administration des affaires ou autre domaine connexe
• Au moins sept (7) ans d'expérience dans un poste similaire
• Excellentes aptitudes interpersonnelles
• Excellentes compétences en matière de communication
• Excellentes compétences en matière de leadership et de supervision
• Excellentes compétences en gestion organisationnelle
• Bonne connaissance des règlements liés aux bailleurs internationaux, et à USAID de préférence
• Connaissance générale des principes et procédures comptables
• Capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois
• Capacité de travailler de manière autonome dans un environnement en évolution rapide
• Capacite de travailler sous pression
• Maîtrise du logiciel Microsoft Office
• Maîtrise du français et du créole, à l'oral et à l'écrit
• Maîtrise de l'anglais est un atout
• Rigueur et discrétion
• Ponctuel(e), dynamique, courtois(e), proactif(ve), fiable, disponible et dévoué(e) à la mission de Papyrus.

Lundi au vendredi, de 8h à 16h30.

Lettre de motivation et curriculum vitae

Veuillez indiquer le poste pour lequel vous postulez dans l'objet du courriel.